Google仕事術を自分の仕事に活用する方法を学ぶ『世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか』

こんにちは、小松由和(@komaty)です。

 

何かを学び勉強することは、人生の選択肢を増やしてくれます。

「読書」はその手段の1つ。

というわけで、社会人になってから約10年、それなりの量の本をビジネス書中心に読んできましたが、今年に入ってからは、より時間を使って読書をすること、良質な本を読むこと(今までは内容が薄い本もたくさん読んでたなと・・)、を意識しています。

その結果、2017年4月中旬時点で、30冊ほど読めています。

 

今回読んだのはこちらの本。

世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか』著:ピョートル・フェリークス・グジバチ

 

著者のピョートル氏は元Googleの人材育成を担当していた方。

Googleを知り尽くす著者が、世界一速く仕事をするGoogleの仕事術を紹介し、

「なぜ、仕事が終わらないのか。」

「そして、なぜ、その終わらない状態が続くのか。」

本書は、そんなあなたの仕事の悩みを根本的に解決する本です。

 

ぜひ本書を読んで、Googleの仕事術のヒントを得て自分の仕事へ活用してみてください。

 

では、少し本の内容で気になったところをピックアップして紹介していきます。

『世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか』の紹介

日本企業はなぜ生産性が低いのか。なぜ仕事が終わらないのか。

本書では、日本企業の生産性が低い原因を3点にまとめています。

 

①持ち帰って検討しすぎる
取引先との商談で具体的な数字の話になったとしても、決裁権がないため、「持ち帰って上司と検討します」と時間がかかってしまうパターン。

常に決断を早くすることによって、スピーディーに仕事が進められます。時間をかけて検討した方がよいケースも稀にありますが、ビジネスのほとんどのケースにおいて、早く進むに越したことはありません。メリットだらけです。

 

②分析、検討しすぎる
何のための分析、検討なのか、を取り掛かる前に明確に定義せずに、とりあえず、参考になりそうな資料を検索したり、データの分析をしたり、といったパターン。

取り組む前に目的を明確に持つこと。

目の前の課題をしっかり分析して、何のためにその問題に取り組むのか、いつまでに答えを出すのか、目的とゴールを設定してから全力で取り組むことが重要です。

 

③打ち合わせ、会議など多くのコミュニケーションがコスト、ムダにしかならない
「とりあえず会って打ち合わせをしましょう。」

「特に必要性はないけど定例で決められている会議」

は、本当に多いです。

 

私も普段から無駄な打ち合わせや会議は避けるように気をつけています。

具体的には、「時間と場所だけ決めてとりあえず会って打ち合わせがしたいです。」と言われることが多いですが、その際は、事前に打ち合わせの内容を具体的に提示してもらうようにしています。

その方が、事前に準備しておくこと、考えておくこともできるし、効率良く打ち合わせを進めることができます。

 

<無駄な打ち合わせ、会議にしないために必要な準備>
・何のために集まるのか
・何を決めるのか
・どんなアウトプットをしなければならないのか
・そこから何を持ち帰るか


 

ただ、一方で、直接会うことの重要性も説明されています。

メールに時間を奪われてはいけない。直接会う方が何倍も速いことが多い。実はGoogleは小さなミーティングが意外と多い会社。

ITの世界最先端の企業Googleはすべてメールやチャットなどでやりとりしていそうなイメージがありましたが、「効率性」を第一に考えていて、直接会った方がメールよりも速ければ小さなミーティングをすると。

手段に捉われずに、「効率性」を重視すること。重要です。

 

そもそも効率化する本来の目的を見失わない

キーボードのショートカットをたくさん覚えて1分1秒短縮したからといって、劇的な変化は起きません。そもそもなぜ効率化するかといえば、仕事を1時間早く終わらせることがゴールではありません。時間を効率的に使うことで、より大きな仕事をし、より多くの人の役に立ち、その分利益も上げること。これが本来の目的です。

PCを使った事務作業での効率化といえば、Excelに毎日1時間手入力していたデータ入力作業をExcelマクロを使って自動化して1分で終わらす、といったケースがありますが、

そもそも、なぜ効率化するのかを見失わないことが重要です。

 

仕事を1時間早く終わらせることではなく、時間を効率的に使って、より重要な仕事に時間を使い、より利益を上げること、が本来の目的。

 

そう考えると、目的に近づくのであれば、Excelマクロの自動化による効率化も問題ないですが、もしかしたら、本来の目的を考えたら、「そもそもこのデータ入力作業は不要で、これをやる時間を、もっと違うこの仕事に費やした方がいいよね。」といったケースもありえます。

先ほどの「分析、検討しすぎる」に通じる内容でもありますが、本来の目的を見失わないことは、仕事の生産性を高める上では必須の考え方と言えます。

 

その他にも、「本来の目的を見失わない」に関連するフレーズは本の中で頻出します。

仕事というものは、9時から17時までここに座っていてください、というものではありません。優れたアウトプットを出すことが目的です。

結論のない分析は意味がない。何のために調べているか、目的がはっきりしていないから。

ロジカルシンキングなどの分析が必要なのは、誰かに説明するため。誰かに説明する際はロジカルな説明やプレゼン能力は不可欠ですが、そのことと、新しく何かを生み出すこととはまったく別次元の話です。

 

仕事は、誰かの役に立って喜んでもらうこと。

 

手間暇かけて時間をかけることが付加価値になる場合もありますが、

・3日丸々時間をつかって手間暇かけてつくった料理

・1時間でつくった料理

を両方お客様に食べてもらって、1時間でつくった料理を美味しい、価値があると感じるケースが多いのもビジネスではよくあります。

 

私も仕事では、常に、

・無駄な手間

・(付加価値につながる)かける必要がある手間

を見極めて、無駄な手間は効率化のために省くように気をつけています。

 

最短で仕事を進めれて、速く結果を出す方法「プロトタイプシンキング」

言葉ではなく、試作品でやりとりする方法を「プロトタイプシンキング」と言う。これはやり直しが減り、無駄な仕事が減り、最短で仕事が進められる。

この「プロトタイプシンキング」は、ほとんどの仕事のシチュエーションで有効な考え方だと思います。

 

自分1人で何かを生み出す時も有効ですし、誰かと一緒に何かを生み出す時、誰かに確認や承認を得る必要がある仕事の時、等々。

 

10日後までに料理の新メニューを開発しないといけない時も、

・最初の7日間で資料や情報を集めて頭の中でずっと新メニューを考えて、残りの3日間で考えたメニューを試作して完成にもっていく

よりも、

・初日に新メニューを頭の中で考えて、2日目にはまず試作を作ってみてしまう。試作→検証→改善のプロセスを残りの9日間繰り返す。

といった「プロトタイプ」ベースで進める方が、完成度が高いアウトプットを出せることが多いです。

 

上司からプレゼン資料のOKをもらわないといけない時も、全部完成してから上司に確認してもらって、ほとんどダメ出しくらってイチから作り直し(あるあるパターン)よりも、目次や骨子の概要だけ作った段階で早めに確認をして、そもそも方向性が間違っていないかを確認してから、各項目の詳細をつくっていく、といった進め方が望ましいですよね。

 

未来が予測できない現代で必要なこと

なぜ、学ぶのか。今、なぜ学ぶことが大事なのかというと、「選択肢」をたくさん持っていたほうが生き残れる可能性が高くなるから。未来が予測できない今、どのように柔軟性を身につけるかというと、学んで選択肢を増やすことが大事。

冒頭で、読書をすることによって学び、人生の選択肢を増やしたい、といったことを書きましたが、まさにこれです。

選択肢をたくさん持っていた方が、変化に対応しやすく、柔軟に対応ができるから。

自分の人生に選択肢が1つしかなくて、その1つの選択肢がダメになってしまったら危うい状況に陥ってしまいます。

そうならないためには、人生の選択肢をできるかぎり増やしておく必要があり、そのためには「新しい学び」が不可欠。

「できなかったら、次はどうしたらいいか」「うまくいったら、なぜうまくいったのか」を研究して、常に自分の課題を持ち、いつも「自分はまだまだだから、学んでいこう。今はそのプロセスである」と考える。失敗を「学び」に変えるか、失敗を「認めないか」という選択で、その後の成長がまったく変わってきてしまう。

常に自分の課題を持つこと。

あらゆる場合において、失敗の原因の多くは「傲慢」によるものです。

うまくいったときも、そのままにしておくのではなく、「なぜうまくいったのか」を研究して再現性を高める。

うまくできかったときは、失敗してへこむのではなく、「学び」に変えて、「次はどうしたらうまくいくのか」を考えて改善する。

常に謙虚に、常に自分の課題を持つことが、成長を促すことにつながります。

変化は突然やってきます。僕たちはそうした変化を止めることも避けることもできません。だからこそら変化を受け入れ、変化を乗りこなし、変化を楽しむ必要があります。変わること。変わり続けること。そのためには、常に次の可能性に備えておくことです。変わる前提で動いている人は、何か想定外のことが起きた時も柔軟に対応できます。

変化することにはリスクが伴います。でも、変わらないこともリスクなのです。今の環境が永遠に続くというのは幻想でしかありません。

・変化を受け入れる

・変化を楽しむ

・常に変化に備えておくこと

・変わらないこともリスクと認識する

・今の環境が永遠に続くことはない

変化は止めることができないなら、これらのポイントをおさえて、変化に対応するしかありません。

 

おわりに

いかがでしたでしょうか。

 

仕事術の本でありながら、未来予測の要素も入った本で良い読後感のある内容でした。

 

本を読んで終わり、だと結局インプットだけになってしまい意味がないので、ぜひ本書を読んだら小さくてもOKなのでアウトプット(行動)をしてほしいと思います。

 

私の場合は、

「メールが多いけど、メールよりも会って話したほうが早い内容は判断して必要に応じてミーティングをする」

「打ち合わせや会議の前に必要な準備は徹底する」

といった具体的な仕事術から、

「プロトタイプシンキングを意識して仕事をする」

「そもそも本来の目的を見失わない」

といった心がけを意識して、普段の仕事に取り入れたいと思っています。

 

今回ご紹介した本、とてもおすすめなのでぜひ一読ください。

 

以上、「Google仕事術を自分の仕事に活用する方法を学ぶ『世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか』」でした!

それではまた!

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