オフィス、家の断捨離を始めるならまずはスキャナー(富士通ScanSnapiX500)を買って、書類の断捨離から始めるのがおすすめ!

断捨離したいけどどこから始めていいのか迷っている方へ!おすすめの書類の断捨離!

 

空前の断捨離ブーム。

本屋さんへ行けば、断捨離の関連書籍だけでたくさんの本が出ていますね。

有名どころではベストセラーにもなってる、こんまりさんの本。

 

断捨離といっても、

物を捨てるといった物理的な行為から、そもそも無駄な買い物はしない、シンプルを心がける、といった気持ちの部分まで、

その範囲は多岐にわたります。

 

断捨離をしたいと思ってるけど、

 

なかなか効果がでない、どこから手をつけていいのかわからない、

 

そんな方にオススメの方法が、

 

スキャナーを使った書類の断捨離

です!

 

自宅の部屋の中、オフィスの机の上、が片付いていない方はぜひ見渡してみてください。

書類、本や雑誌なども含んでとにかく紙がどれだけ、部屋の中、机の上を埋め尽くしているのかを。

 

まったく見当たらない、常日頃から片付けてます、

みたいな方がいたら、すでに断捨離が実践できているので今回の内容は不要かと。笑

 

気をつけて探してみたらかなりの紙、書類が散らかってる!

という方は多いのでは?

 

本や雑誌はもちろん、レシート、チラシ、パンフレット、商品の説明書、仕事で使ってる書類や資料、名刺、等々。

部屋の中、机の上から、書類がすべてなくなるだけで、見違えるほどに部屋、机の上が片付けることが可能になります。

 

スキャナーで書類を断捨離して変わったこと(メリット)

 

それでは、私が実際にスキャナーを使って書類の断捨離をして変わったこと、メリットと感じてることを紹介したいと思います。

 

①部屋、机の上にスペースができてスッキリ快適

気持ち的な内容ですが、部屋の中、机の上がスッキリしていると気持ちがいいです。

誰もがごちゃごちゃと散らかった環境で過ごしたり、仕事をするよりも、綺麗で整理された環境の方がいいですよね。

 

②見つけたいものが見つけれないストレスにさよなら

「あれ、こないだここら辺に説明書置いておいたはずなんだけどな〜」と言いながら15分探し物をして結局見つからず諦めて、後日見つかる。なんて思いを多くの人はしたことがあるかと思います。

書類をスキャナーでスキャンするということは、データ化するということですので、基本的にはPCやハードディスクにスキャンしたデータを保存することになりますので、ファイル名やフォルダ名など、後々検索しやすいようにしておけば、PCで「説明書」と検索してお目当ての説明書をすぐに見つけるということも可能になります。

はたまた、書類が散らかっていない部屋、机のため、お目当てのスキャンしていない書類や探し物があれば、見つけるのも散らかってる部屋に比べれば極々簡単に。

 

③思考や考えが整理されて目の前の物事に集中ができる

よくオフィスの机の上の散らかり具合は、頭の中を表している、

なんて表現されることがありますが、

まさに、自分の視界に入ってくる世界がシンプルで整理されていると、頭の中もシンプルに整理されて、目の前の仕事や課題に集中して取り組むことが可能になります。

 

④いつ、どこにいてもスキャンしたデータにアクセスができる

②のPCで探し物のデータを「検索」できると書きましたが、PCに保存したデータをオンラインストレージなどの、インターネットに接続できれば、いつどこにいてもアクセスできるクラウド上にデータを保存しておけば、

外出先でも、旅行先でも、

必要なときに、書類データを見ることが可能になります。

 

「会社にお客様の情報が載ったファイルが置いてあるから、一度会社に戻らないと。」、

「自宅にある契約書の載ってるお客様番号がわからないと、問い合わせが先に進まない!」、

などなど、手元に書類がないために、必要な情報がないために、時間を無駄にしていることは多々あります。

いつ、どこにいてもスキャンしたデータにアクセス可能であれば、そういったストレスからは解放されます。

 

⑤もしかしたら家賃を安くすることだって可能かもしれません

仮に、賃貸の自宅で1部屋分、

雑誌や書籍、捨てれない大量のパンフレットなどの紙、が埋め尽くされていたとしたら、書類の保管だけに家賃の一部を払っているようなものです。

それらの書類をすべてスキャンしてデータ化して、処分できたら、もしかしたら、1部屋分不要でもっと狭い家でも快適に過ごせて、家賃も下げれた、なんてことも現実的になってきます。

 

書類の断捨離に必要なものは2つ。スキャナーとスキャンするかしないかの判断力!

 

これまで書類の断捨離のメリットについて書いてきましたが、

 

じゃあ実際に書類の断捨離をしたい!

 

という時に必要なものを2つ紹介します。

 

1つめはなんといっても、スキャナーです。

 

これがないとなかなか書類の断捨離は進みません。

むしろ、これを手に入れたらほぼ断捨離完了したと言っても過言ではありません。

 

私も実際に使っていて、ダントツでオススメのスキャナーがこちら。

富士通 FUJITSU ScanSnap iX500 (A4/両面/Wi-Fi対応)

 

以前は、持ち運びが可能な小型のスキャナー(以下リンクの前の機種)

を使っていたんですが、使い勝手からたまにしかスキャンしなくて、結局大きな断捨離の効果が得られませんでした。(小型なので、外出先でスキャンするといった持ち運び可能な場面で力を発揮する小型スキャナーですので、使い分けが必要!今は外出時に必要な時に活躍してます!)

 

しかし、

このスキャナー(富士通 FUJITSU ScanSnap iX500)にしてからは、

 

スキャンするときのストレスがほぼない

 

おかげで、スキャンし放題。

 

数枚の紙、書類なら、スキャナーの電源を入れてから30秒以内にスキャン完了。

50枚の名刺でもあっという間に。

スキャンしたデータは、PCやiPhoneなどに関連アプリを入れたり、wifiの設定を事前にしておけば、自動ですぐに同期されます。

その他、詳細な機能や、実際にスキャンしてる動画など詳細情報は、富士通の公式ページでご確認ください。

富士通scansnap公式ページ

 

そして、書類をスキャンして書類をゴミ箱に捨てて部屋がスッキリするのがけっこう快感wということも手伝って、書類の断捨離が一気に進みました。

このスキャナーのおかげで、私のオフィス兼用の自宅は書類として残しておかないといけない書類以外はほとんどスキャンしてデータ化して、部屋を見渡しても紙はほとんど見当たりません。

 

書類の断捨離に必要なもの、

 

2つめは、スキャンするかしないかを決める判断力です。

 

この書類はスキャンしていいものか、書類のまま残しておかないといけないのか、

 

そういった判断力があれば、

あとは、スキャナーでどんどんスキャンしていくだけです。

 

私の場合は、個人事業主として事業を展開しているので、確定申告や経理関連の書類で7年間保管義務が国に決められている書類(レシートや関係書類)があるので、そういったものは原本のまま整理して物置に保管してあります。(レシートももうすぐ電子保存がOKになりそうらしい!そうなったら嬉しい!)

 

はっきりいって、それ以外の紙は私の場合、ほぼすべてスキャンしています。

 

仕事で言えば、

名刺、取引先とやりとりした資料、お客様とやりとりした資料、契約書、パンフレット、などなど。

書類で自宅やオフィスに置いておくよりも、スキャンしてオンラインストレージにデータを置いておいたほうが、外出先でも書類データをチェックできるので、仕事が断然スムーズ。

 

オフィスに戻らないと情報にアクセスできない、確認できないなんて非効率すぎます。

 

打ち合わせなどで印刷したほうが都合いいときは、スキャンした書類データをプリンターで印刷すればいいだけ。

この書類はそのうちこのまま使うかも、みたいな書類は大抵使わないでそのままで1年経ってようやくもう使わないことに気づいてゴミ箱行きなんてオチです。

 

プライベートだったら、

そもそも最近は興味ないチラシやパンフレットなどは極力もらわないし、本や雑誌も買いたい本が電子書籍を出していたら電子書籍で買うようにしています。書籍も電子書籍のほうが読みたい時に読めるので気に入っています。(過去に買った書籍も、さすがに自分で自炊してスキャンするのは書籍は大変なので、専門業者に本を送って100冊単位とかでまとめて電子データにしたりして整理しています。)

携帯、銀行や証券などの契約書や関連書類、などはすぐにスキャンして処分しますし(こういう類の書類は、今後誰かに提出する必要がないケースが多くて情報がわかればOKな書類なのですぐスキャンします)、

説明書やパンフレットも、最近だったらネット上で説明書データも公開している企業も多いですし、パンフレットも同様。必要あればスキャンしますし、ネットで見れるならすぐに捨てます。

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スキャナーってやつは・・・最強です。

 

今回紹介したスキャナーは数万円で決して安い買い物ではないですが、

費用対効果としては、抜群のコストパフォーマンスです。

 

仕事で使うなら、速攻で元はとれると思うので即買いをオススメします。

 

ご家庭でも、数万円で部屋が綺麗に(継続的に)片付いて、断捨離が一気に進むことを考えれば、買って損はないと思います。

同じくらいの金額の高級な掃除機を買うよりも個人的には断然スキャナーを買ったほうが部屋は綺麗になると思います。笑

 

ぜひスキャナーで書類の断捨離で、よい断捨離ライフをスタートしてみてください。

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