仕事が早い人が実践するTODOリスト作成のテクニック

「今日も残業になってしまった」「重要なタスクを忘れてしまった」「仕事の優先順位がわからない」。

こんな悩みを抱えていませんか？

実は、仕事が早い人と遅い人の違いは、能力の差ではありません。

最も大きな違いは「TODOリストの作り方」にあります。

私も以前は、付箋やメモ帳に思いついたタスクを書き留めるだけで満足していました。しかし、ある優秀な先輩のTODOリスト管理術を学んでから、残業時間が月20時間も減り、重要なタスクの抜け漏れもゼロになりました。

この記事では、仕事が早い人が実践している「本当に効果的なTODOリスト作成のテクニック」を7つご紹介します。明日から実践できる具体的な方法ばかりなので、ぜひ最後までお読みください。

1. タスクを「動詞」で書く – 曖昧さを排除する書き方

仕事が早い人のTODOリストには、ある共通点があります。それは、すべてのタスクが「動詞」で始まっていることです。

悪い例：

• 会議資料
• メール
• 報告書

良い例：

• 会議資料を作成する（30分）
• 田中さんにプロジェクトの進捗メールを送る（10分）
• 月次報告書の数値部分を更新する（20分）

動詞で書くことで、「何をすべきか」が明確になり、タスクに取りかかる際の心理的ハードルが下がります。また、所要時間の目安を記載することで、スケジュール管理も容易になります。

2. 優先度マトリクスで仕分ける – 緊急度と重要度の見極め方

すべてのタスクが同じ重要度ではありません。仕事が早い人は、タスクを以下の4つのカテゴリーに分類しています。

特に重要なのは、「緊急でないが重要」なタスクに時間を確保することです。これらは将来の成果につながる投資的なタスクであり、仕事が早い人ほど意識的に時間を割いています。

3. 1日の始まりに「3つの最重要タスク」を決める

TODOリストが長すぎると、かえって生産性が下がることをご存知でしょうか？心理学の研究によると、選択肢が多すぎると決断疲れを起こし、行動が遅くなることが分かっています。

そこで効果的なのが「MIT（Most Important Tasks）法」です。毎朝、その日に必ず終わらせる3つの最重要タスクを選び、それらを最優先で処理します。

MITの選び方：

1. 成果に直結するタスクを選ぶ
2. 午前中に完了できるものを含める
3. 1つは「未来への投資」タスクを入れる

この方法を実践すると、1日の終わりに「今日は何も進まなかった」という後悔がなくなります。

4. タスクを細分化する – 大きな仕事を小さく砕く技術

「新商品の企画書を作成する」というタスクがあったとき、あなたならどうしますか？仕事が早い人は、このような大きなタスクを必ず細分化します。

細分化の例：

大きなタスク：新商品の企画書を作成する

細分化後：

1. 競合商品の調査データを収集する（30分）
2. ターゲット顧客のペルソナを作成する（20分）
3. 商品コンセプトを3案考える（40分）
4. 企画書のアウトラインを作成する（20分）
5. 各セクションの内容を執筆する（60分）
6. デザインとレイアウトを整える（30分）

タスクを15〜60分程度の単位に分解することで、着手しやすくなり、進捗も把握しやすくなります。

5. デジタルツールを活用する – 効率を10倍にする方法

紙のTODOリストも悪くありませんが、現代のビジネス環境では限界があります。仕事が早い人の多くは、デジタルツールを活用してタスク管理を効率化しています。

デジタルツールのメリット：

• スマートフォンからいつでもアクセス可能
• チームメンバーとタスクを共有できる
• 期限のリマインダー機能がある
• 進捗状況を可視化できる
• 繰り返しタスクを自動化できる

特にチームで仕事をする場合、タスクの共有と進捗管理は必須です。私が実際に使ってみて効果的だったのは、プロジェクト管理に特化したツールです。例えば、Backlogというツールは、TODOリスト機能はもちろん、ガントチャートやカンバンボードなど、様々な形式でタスクを管理できます。

無料プランもあるので、まずは個人のタスク管理から始めて、徐々にチーム全体に展開していくのがおすすめです。詳しい機能や使い方については、Backlog完全ガイド記事で詳しく解説していますので、興味がある方はぜひご覧ください。

6. レビューと振り返りの習慣 – PDCAサイクルを回す

TODOリストを作って満足していませんか？仕事が早い人は、必ず1日の終わりに振り返りを行います。

効果的な振り返りの3つのポイント：

1. 完了率をチェックする

計画したタスクの何％を完了できたかを記録します。理想は80％以上ですが、50％以下が続く場合は、タスクの見積もりが甘い可能性があります。

2. 未完了タスクの原因を分析する

• 時間の見積もりが甘かった
• 予期せぬ割り込みが多かった
• タスクの優先順位が間違っていた

3. 明日の改善点を決める

同じ失敗を繰り返さないために、具体的な改善策を1つ決めて実行します。

7. バッファタイムを設ける – 予期せぬ事態への対処法

完璧なTODOリストを作っても、現実は計画通りにいきません。電話対応、急な会議、システムトラブルなど、予期せぬ出来事は必ず発生します。

仕事が早い人は、1日のスケジュールに必ず「バッファタイム」を設けています。具体的には、8時間の勤務時間のうち、6時間分のタスクしか計画しません。残りの2時間は、以下のような用途に使います。

• 予期せぬ割り込み対応
• タスクの遅延をカバー
• 次の日の準備
• 創造的な思考時間

この余裕があることで、ストレスなく柔軟に対応でき、結果的に生産性が向上します。

まとめ：今すぐ始められる第一歩

仕事が早い人が実践するTODOリスト作成のテクニックを7つご紹介しました。

1. タスクを「動詞」で書く
2. 優先度マトリクスで仕分ける
3. 1日3つの最重要タスクを決める
4. タスクを細分化する
5. デジタルツールを活用する
6. レビューと振り返りを習慣化する
7. バッファタイムを設ける

これらすべてを一度に実践する必要はありません。まずは「動詞で書く」ことから始めてみてください。小さな変化が、大きな成果につながります。

また、チームでのタスク管理を効率化したい方は、プロジェクト管理ツールの導入を検討してみてください。私が使用しているBacklogは、30日間無料で全機能を試せるので、リスクなく始められます。使い方や活用事例については、こちらの記事で詳しく解説していますので、参考にしてください。

TODOリストは単なる「やることリスト」ではありません。適切に活用すれば、あなたの仕事人生を大きく変える強力なツールになります。今日から、新しいTODOリスト作成法を実践して、仕事の効率を劇的に向上させましょう。