毎日の日報、毎週の週報作成。
これらの報告書作成に、どれくらいの時間を費やしていますか？
「たった15分程度」と思っていても、年間で計算すると膨大な時間になります。
もしこの時間を本来の業務に充てられたら、どれだけ生産性が向上するでしょうか。
日報・週報作成の「あるある」な悩み
多くのビジネスパーソンが抱える報告書作成の悩みは、実は共通しています。
1. 毎回同じフォーマットへの入力作業
決まったテンプレートに、タスクの進捗や成果を記入する作業。単純作業なのに意外と時間がかかります。特に複数のプロジェクトを並行している場合、それぞれの進捗を思い出しながら書くのは大変です。
2. 複数のツールからの情報収集
タスク管理ツール、カレンダー、メール、チャットツール。報告書を書くために、これらのツールを行き来して情報を集める必要があります。「あの会議の内容は何だったっけ？」「このタスクの完了日はいつだったかな？」と探す時間も積み重なります。
3. 提出期限のプレッシャー
「金曜日の17時までに週報提出」というルールがあっても、業務に追われて忘れがち。締切直前に慌てて作成することも少なくありません。
4. 形式的な作業への疑問
そもそも「この報告書、本当に読まれているの？」という疑問を持つ人も多いでしょう。形式的な作業に時間を取られることへのストレスは、モチベーション低下にもつながります。
なぜ報告書の自動化が必要なのか
これらの悩みは、実は「自動化」という解決策で一気に解消できます。自動化のメリットを具体的に見ていきましょう。
時間の大幅削減
日報作成に15分、週報作成に30分かかっているとします。年間で計算すると：
- 日報：15分 × 240日（営業日）= 60時間
- 週報：30分 × 50週 = 25時間
- 合計：85時間（約10営業日分！）
この時間を本来の業務に使えたら、どれだけの成果が生まれるでしょうか。
正確性の向上
人間が手作業で行うと、どうしてもミスが発生します。日付の間違い、タスクの記載漏れ、数字の転記ミス。自動化することで、これらのヒューマンエラーを防げます。
リアルタイムな情報共有
自動化により、常に最新の情報が報告書に反映されます。マネージャーは部下の進捗をリアルタイムで把握でき、適切なタイミングでサポートできるようになります。
自動化ツールの選択肢
報告書の自動化を実現するツールはいくつかありますが、特に注目すべきは「ノーコードツール」です。プログラミングの知識がなくても、誰でも簡単に自動化の仕組みを作れます。
Make（旧Integromat）という選択
数あるノーコードツールの中でも、Makeは特に使いやすく、機能も充実しています。視覚的なインターフェースで、まるでフローチャートを描くように自動化の流れを設計できます。
Makeを使えば、例えば以下のような自動化が可能です：
- Googleカレンダーから今日の予定を取得
- タスク管理ツールから完了したタスクを抽出
- これらの情報を自動で整形して日報テンプレートに記入
- 指定時刻に自動でメール送信やSlack投稿
より詳しいMakeの機能や使い方については、Make完全ガイド記事で徹底解説していますので、ぜひ参考にしてください。
実際の自動化事例：日報作成の流れ
では、実際にMakeを使って日報を自動化する流れを見てみましょう。
ステップ1：情報源の連携
まず、日報に必要な情報が入っているツールをMakeに接続します。一般的には：
- Googleカレンダー（会議やアポイントメント）
- Trello、Asana、Notionなどのタスク管理ツール
- GitHubやGitLabなどの開発ツール（エンジニアの場合）
- Slackなどのコミュニケーションツール
ステップ2：データの収集と整形
Makeのシナリオ（自動化の流れ）で、各ツールから必要な情報を取得します。例えば：
- 今日完了したタスクのリスト
- 参加した会議の件名と時間
- コミットしたコードの概要
- 重要なやり取りのサマリー
ステップ3：テンプレートへの自動記入
収集したデータを、あらかじめ用意した日報テンプレートに自動で挿入します。Makeなら、条件分岐も簡単に設定できるので、「金曜日だけ週報も作成」といった複雑な処理も可能です。
ステップ4：自動送信
作成された日報を、指定の時刻にメールで送信したり、Slackの特定チャンネルに投稿したりできます。「提出忘れ」の心配から解放されます。
週報作成の自動化はさらに効果的
週報の自動化は、日報以上に効果を発揮します。なぜなら、週報は通常、以下のような集計作業を伴うからです：
- 今週完了したタスクの総数
- プロジェクトごとの進捗率
- 来週の予定と優先順位
- 課題や懸念事項のまとめ
これらの集計作業こそ、自動化の真価が発揮される領域です。Makeを使えば、複数のツールからデータを収集し、自動で集計・分析して、見やすいレポートを生成できます。
自動化を始める前に知っておくべきこと
報告書の自動化は魅力的ですが、いくつか注意点もあります。
1. 最初の設定には時間がかかる
自動化の仕組みを作るには、初期設定が必要です。しかし、一度設定してしまえば、その後は自動で動き続けます。初期投資と考えましょう。
2. 定期的なメンテナンスが必要
ツールのアップデートや、報告書フォーマットの変更に対応するため、定期的な見直しが必要です。ただし、これも手作業に比べれば圧倒的に少ない労力で済みます。
3. 人間の判断が必要な部分は残す
全てを自動化するのではなく、「今週の振り返り」や「改善提案」など、人間の洞察が必要な部分は残すことが大切です。自動化は、機械的な作業から解放してくれるツールです。
他の自動化ツールの選択肢
Makeが最も使いやすいと私は考えていますが、他にも選択肢があります。
n8n
n8nは、オープンソースの自動化ツールです。セルフホスティングが可能で、データのプライバシーを重視する企業に人気があります。技術的な知識がある程度必要ですが、カスタマイズ性は非常に高いです。
Zapier
老舗の自動化ツールで、連携できるアプリの数は最多クラス。ただし、料金が高めなのがネックです。
Power Automate
Microsoft製品との親和性が高く、Office 365を使っている企業には良い選択肢です。
まとめ：今すぐ始められる第一歩
日報や週報の作成に追われる日々から解放されるために、まずは小さな一歩から始めてみませんか？
最初は、「カレンダーから今日の予定を自動で取得する」といった簡単な自動化から始めてOKです。徐々に機能を追加していけば、いつの間にか立派な自動化システムが完成しています。
Makeなら無料プランでも基本的な自動化は十分に実現できます。まずは無料アカウントを作成して、どんなことができるか触ってみてください。
より詳しい使い方や、実践的な自動化のテクニックについては、Make完全ガイド記事で詳しく解説しています。この記事では、初心者でも迷わずに自動化を始められるよう、画面キャプチャ付きで丁寧に説明していますので、ぜひチェックしてみてください。
報告書作成という「作業」から解放されて、本来のクリエイティブな仕事に集中できる。そんな働き方を、今日から始めてみませんか？