「経理担当者が増えてきたけど、マネーフォワードクラウド会計のユーザー管理ってどうすればいいの？」
「権限設定を間違えて、重要なデータを誤って削除されたらどうしよう…」
このような悩みを抱えている経営者や経理責任者の方は多いのではないでしょうか。
実は、マネーフォワードクラウド会計には、複数ユーザーを効率的に管理できる充実した機能が備わっています。
本記事では、実際に5名以上の経理チームでマネーフォワードクラウド会計を運用してきた経験から、複数ユーザー管理の最適な方法を具体的に解説します。
この記事を読めば、セキュリティを保ちながら業務効率を最大化する運用体制を構築できるようになります。
なぜマネーフォワードクラウド会計の複数ユーザー管理が重要なのか
企業の成長とともに、経理業務に関わる人員は増加していきます。従来の会計ソフトでは、1台のパソコンに複数人がアクセスする形が一般的でしたが、この方法には多くの問題がありました。
例えば、ある中小企業では、経理担当者3名が1台のパソコンを交代で使用していました。その結果、月末の繁忙期には順番待ちが発生し、残業時間が月平均20時間も増加していたのです。
さらに深刻なのは、内部統制の問題です。全員が同じ権限でアクセスできる環境では、誰がどの操作を行ったか追跡できません。実際に、ある企業では新人スタッフが誤って前年度の決算データを上書きしてしまい、復旧に3日間を要した事例もあります。
複数ユーザー管理が必要な3つの理由：
- 業務効率の向上：同時アクセスにより待ち時間ゼロ、在宅勤務にも対応
- 内部統制の強化：操作履歴の記録、不正防止、ミスの早期発見
- 専門性の活用：担当業務に応じた権限設定で、各自の専門性を最大限発揮
特にマネーフォワードクラウド会計の導入を検討している企業にとって、この複数ユーザー管理機能は、他社製品と比較した際の大きな優位点となります。
マネーフォワードクラウド会計のユーザー管理機能を徹底解説
1. ユーザー追加の基本手順
マネーフォワードクラウド会計でユーザーを追加する手順は、驚くほどシンプルです。管理画面から「設定」→「ユーザー管理」を選択し、「ユーザーを追加」ボタンをクリックするだけで始められます。
ユーザー追加に必要な情報：
- メールアドレス（ログインIDとして使用）
- 氏名（表示名）
- 権限レベル（管理者/一般/閲覧のみ）
- アクセス可能な機能の選択
実際の設定例として、経理部門5名体制の企業では以下のような権限設定を行いました：
- 経理責任者（1名）：管理者権限ですべての機能にアクセス可能
- 主任クラス（2名）：一般権限で仕訳入力から月次決算まで担当
- 一般スタッフ（2名）：一般権限だが削除機能は制限、日常の仕訳入力のみ
2. 権限レベルの詳細設定
マネーフォワードクラウド会計では、3つの基本権限レベルに加えて、機能ごとの細かい権限設定が可能です。これにより、各ユーザーの業務範囲に応じた最適なアクセス権限を設定できます。
管理者権限で可能な操作：
- ユーザーの追加・削除・権限変更
- 会計データのエクスポート・インポート
- 決算書の作成・修正
- システム設定の変更
一般権限で可能な操作：
- 仕訳の入力・修正
- 請求書・領収書の作成
- 各種帳票の閲覧・出力
- 自分が入力したデータの削除（設定により制限可能）
閲覧権限で可能な操作：
- 各種帳票の閲覧のみ
- データのダウンロード（設定により制限可能）
特に注目すべきは、「機能別権限設定」です。例えば、売掛金管理は営業事務スタッフに、買掛金管理は購買担当者に、それぞれ限定的な権限を付与することで、業務の分担と内部統制を両立できます。
3. 運用ルールの策定と実装
複数ユーザーでの運用を成功させるには、明確な運用ルールが不可欠です。以下は、実際に効果を上げている運用ルールの例です。
基本的な運用ルール：
- 命名規則の統一：摘要欄の記載方法、勘定科目の使い分けなどを文書化
- 承認フローの確立：金額に応じた承認権限者の設定（例：10万円以上は主任承認）
- 定期的な権限見直し：四半期ごとに各ユーザーの権限が適切か確認
- パスワード管理：3ヶ月ごとの変更義務化、使い回し禁止
ある製造業の企業では、これらのルールを導入した結果、月次決算の作業時間が40％短縮され、ミスによる修正作業もほぼゼロになりました。
4. セキュリティ対策の強化
複数ユーザーでの運用では、セキュリティ対策が特に重要になります。マネーフォワードクラウド会計には、以下のようなセキュリティ機能が標準装備されています。
- 二段階認証：不正アクセスを防ぐ最も効果的な方法
- IPアドレス制限：オフィスからのアクセスのみに限定可能
- 操作履歴の自動記録：誰がいつ何を操作したか完全に追跡可能
- 自動ログアウト：一定時間操作がない場合の自動ログアウト
これらの機能を適切に設定することで、情報漏洩やデータの改ざんリスクを大幅に軽減できます。
他社サービスとの比較で見えてくる優位性
マネーフォワードクラウド会計の複数ユーザー管理機能を、主要な競合サービスと比較してみましょう。
料金面での比較：
- マネーフォワードクラウド会計：ビジネスプランで5名まで追加料金なし
- A社：3名以降は1名あたり月額500円の追加料金
- B社：ユーザー数に応じた従量課金制
機能面での比較：
- 権限設定の柔軟性：マネーフォワードは機能単位での細かい設定が可能
- 操作履歴の保存期間：マネーフォワードは過去3年分を無料で保存
- 同時アクセス数：制限なし（他社は同時アクセス数に制限がある場合も）
特に中小企業にとって、追加料金なしで5名まで利用できる点は大きなメリットです。年間で見ると、他社と比較して6万円以上のコスト削減になるケースもあります。
また、マネーフォワードクラウド会計は、給与計算や経費精算など他のマネーフォワードシリーズとの連携も考慮されており、将来的な業務拡張にも対応しやすい設計となっています。
まとめ：今すぐ始められる複数ユーザー管理
マネーフォワードクラウド会計の複数ユーザー管理機能を活用することで、経理業務の効率化と内部統制の強化を同時に実現できます。
成功のポイント：
- 明確な権限設定と運用ルールの策定
- 定期的な見直しと改善
- セキュリティ機能の適切な活用
まずはマネーフォワードクラウド会計の1ヶ月無料トライアルを利用して、実際の操作感を確認してみることをおすすめします。無料期間中でも、複数ユーザーでの運用テストが可能です。
経理業務の効率化は、企業の成長に直結する重要な課題です。適切なツールと運用方法を選択することで、限られた人員でも質の高い経理業務を実現できます。ぜひこの機会に、マネーフォワードクラウド会計での複数ユーザー管理を検討してみてはいかがでしょうか。