採用シーズンになると、求職者からの電話が鳴り止まない。
面接の調整、応募書類の確認、質問への対応と、電話応対だけで1日の大半が過ぎてしまう。
本来なら面接準備や選考基準の見直しに時間を使いたいのに、電話対応に追われて肝心の採用業務が進まない。
そんな悩みを抱える採用担当者の方に、電話代行サービス「fondesk」を活用した採用業務効率化の方法をご紹介します。
採用活動における電話対応の課題と現状
採用活動が本格化すると、企業には様々な電話が殺到します。新卒採用では3月から6月、中途採用では通年で応募者からの問い合わせが続きます。人事部門の調査によると、採用担当者の業務時間の約40%が電話対応に費やされているという報告もあります。
採用電話対応で直面する具体的な問題
採用担当者が日々直面している電話対応の問題は深刻です。まず、面接日程の調整電話が最も多く、1件あたり平均15分の時間を要します。20名の応募者がいれば、それだけで5時間が電話対応に消えてしまいます。
次に、応募に関する基本的な質問への対応があります。「エントリーシートの提出方法は？」「面接の持ち物は？」といった定型的な質問でも、丁寧に答える必要があるため、1件10分程度かかります。これらの対応中は、他の重要な採用業務が完全にストップしてしまうのです。
さらに深刻なのは、優秀な候補者からの電話を取り逃すリスクです。会議中や面接中に着信があった場合、折り返しが遅れることで候補者の印象を損ね、他社に流れてしまうケースも少なくありません。実際、ある調査では応募者の65%が「電話がつながらない企業には不信感を抱く」と回答しています。
採用成功を阻む電話対応の負のスパイラル
電話対応に追われることで、本来の採用業務の質が低下するという負のスパイラルが生まれています。面接官との事前打ち合わせが不十分になり、選考基準があいまいになる。応募者データの分析や採用戦略の見直しに時間が取れず、採用の精度が下がる。結果として、ミスマッチが増え、早期離職につながるという悪循環に陥ってしまいます。
このような状況を打開するには、電話対応業務を効率化し、採用担当者が本来の業務に集中できる環境を整える必要があります。
fondeskを活用した採用電話対応の効率化戦略
電話代行サービス「fondesk」は、採用活動における電話対応の課題を解決する強力なツールです。月額基本料金10,000円から利用でき、プロのオペレーターが企業の電話を代行して受け、内容をテキスト化してSlackやメールで即座に共有してくれます。
fondeskで実現する採用業務の変革
fondeskを導入することで、採用担当者の働き方は劇的に変わります。まず、すべての着信がテキスト化されるため、会議中でも応募者からの連絡内容を把握できます。「〇〇大学の田中太郎様から、明日の面接時間を15時から16時に変更可能かとのお問い合わせです」といった具合に、要点が整理された形で通知が届きます。
重要度の判断も容易になります。「内定承諾の連絡」「面接辞退」「日程変更希望」など、対応の優先順位が一目でわかるため、緊急性の高い案件から効率的に処理できます。実際にfondeskを導入した企業では、電話対応時間が70%削減され、その分を面接準備や選考プロセスの改善に充てることができたという事例があります。
採用シーンでの具体的な活用方法
fondeskを採用活動で最大限活用するには、いくつかのポイントがあります。まず、応募者向けの電話番号をfondesk専用にすることで、すべての問い合わせを一元管理できます。社内の固定電話とは別に、採用専用のfondesk番号を用意することで、採用関連の電話だけを効率的に処理できるようになります。
次に、よくある質問への対応方法をあらかじめ設定しておくことが重要です。fondeskでは、「面接の持ち物についてのお問い合わせには、採用ページのURLをご案内ください」といった対応指示を登録できます。これにより、定型的な質問には自動的に適切な回答が提供され、採用担当者の負担が大幅に軽減されます。
さらに効果的なのは、SlackやChatworkなどのビジネスチャットツールとの連携です。電話の内容が即座にチャットに流れることで、チーム全体で情報共有が可能になります。「A社の山田様から内定承諾の連絡」という通知を見た瞬間に、チーム全体で喜びを共有し、次のアクションにつなげることができます。
fondeskの詳しい機能や料金プランについては、fondesk完全ガイド記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
成功事例から学ぶ導入のポイント
実際にfondeskを採用活動に活用している企業の事例を見てみましょう。IT企業のB社では、エンジニア採用で月間100件以上の電話対応に追われていました。fondeskを導入後、電話対応時間が1日3時間から30分に短縮。空いた時間で技術面接の準備や、エンジニアコミュニティでの採用イベント企画に注力できるようになりました。
結果として、採用したエンジニアの定着率が前年比20%向上。「電話対応のストレスから解放されて、候補者一人ひとりとじっくり向き合えるようになった」と採用担当者は語っています。このような成功を収めるためには、導入初期に社内ルールを明確化し、fondesk活用のガイドラインを作成することが重要です。
fondesk導入による採用活動の具体的な改善効果
fondeskを採用活動に導入することで得られる効果は、単なる時間削減だけではありません。採用プロセス全体の質が向上し、結果として優秀な人材の確保につながります。
数値で見る改善効果
fondesk導入企業の実績データを分析すると、興味深い数字が浮かび上がってきます。電話対応時間の削減率は平均65%、応募者への折り返し対応時間は従来の3時間から30分に短縮されています。さらに重要なのは、応募者満足度の向上です。「電話がつながりやすい」「対応が迅速」という評価が増え、企業イメージの向上にもつながっています。
採用コストの観点でも大きな効果があります。人事担当者の時間単価を3,000円と仮定すると、1日3時間の電話対応で月間約20万円のコストがかかっています。fondeskの月額料金と比較すると、コスト削減効果は明らかです。さらに、対応品質の均一化により、応募者からのクレームも減少し、採用ブランディングにも好影響を与えています。
採用チームの生産性向上
電話対応から解放された採用チームは、より戦略的な業務に集中できるようになります。候補者の書類選考に十分な時間をかけられるようになり、見落としていた優秀な人材を発見できるケースが増えています。また、面接官トレーニングや採用基準のブラッシュアップなど、採用力を根本から向上させる取り組みにも時間を割けるようになります。
チームワークの面でも改善が見られます。電話対応で中断されることなく、集中してミーティングができるため、採用戦略の議論が深まります。「以前は電話に振り回されて、チームで話し合う時間すら取れなかった」という声から、「じっくり戦略を練れるようになった」という前向きな変化が生まれています。
他の電話対応ソリューションとの比較検証
採用活動の電話対応を改善する方法は、fondesk以外にもいくつか存在します。それぞれのメリット・デメリットを理解し、自社に最適な選択をすることが重要です。
主要な選択肢の比較分析
まず、採用アシスタントの雇用という選択肢があります。時給1,500円で1日4時間勤務の場合、月間約12万円のコストがかかります。専任で対応してもらえる反面、教育コストや欠勤時の対応など、管理負担が発生します。また、対応品質にばらつきが出やすいという課題もあります。
次に、IVR（自動音声応答システム）の導入です。初期費用30万円、月額3万円程度で導入できますが、応募者にとっては機械的な対応となり、企業イメージを損なう可能性があります。特に新卒採用では、人間味のある対応を求める傾向が強く、IVRだけでは不十分なケースが多いです。
コールセンターへの完全外注という選択肢もあります。月額20万円以上かかることが多く、採用に関する専門知識を持ったオペレーターの確保が難しいという問題があります。また、企業文化や採用方針の共有に時間がかかり、適切な対応ができるまでに数か月を要することもあります。
fondeskが選ばれる理由
これらの選択肢と比較して、fondeskが多くの企業に選ばれる理由は明確です。月額10,000円からという手頃な価格設定でありながら、プロのオペレーターによる丁寧な対応が保証されています。導入も簡単で、申し込みから最短即日で利用開始できます。
特に採用活動においては、「人の温かみがある対応」と「効率性」の両立が求められますが、fondeskはこの2つを高いレベルで実現しています。オペレーターは応募者に対して丁寧に対応し、その内容を的確にテキスト化して伝えてくれるため、応募者満足度と業務効率の両方が向上します。
まとめ：採用成功への第一歩を踏み出そう
採用活動における電話対応の課題は、多くの企業が抱える共通の悩みです。しかし、fondeskのような適切なツールを活用することで、この課題は解決可能です。電話対応に追われる日々から解放され、本来の採用業務に集中できる環境を整えることで、優秀な人材の確保という本来の目標に近づくことができます。
まずは14日間の無料トライアルから始めてみることをおすすめします。実際に使ってみることで、自社の採用活動にどのような変化が生まれるかを体感できます。導入は簡単で、特別な機器も不要。今使っている電話番号をそのまま利用できるため、応募者に混乱を与えることもありません。
採用活動の成功は、企業の未来を左右する重要な要素です。電話対応という日常的な業務を効率化することで、より戦略的で質の高い採用活動を実現しましょう。fondeskの無料トライアルを今すぐ始めて、採用活動の新しい形を体験してください。優秀な人材との出会いが、きっと待っています。