「あの件、今どうなってるんだっけ？」
「誰が担当してたっけ？」
「前回の議事録どこにあるの？」
こんな質問が飛び交う職場で働いていませんか？
私も以前は、プロジェクトの進捗確認に毎日30分以上かけていました。
メールを探し、チャットの履歴を遡り、共有フォルダを漁る日々。
しかし、Backlogを導入してから、これらの無駄な時間が劇的に減少しました。
この記事では、チームの情報共有を根本から改善する方法を、実体験を交えてお伝えします。
なぜ「あの件どうなった？」が生まれるのか
情報共有の問題は、単なるコミュニケーション不足だけが原因ではありません。実は、組織の構造的な問題が潜んでいることが多いのです。
情報の分散化という根本問題
多くの組織では、情報が以下のように分散しています：
- メール：個人のメールボックスに重要な決定事項が埋もれている
- チャットツール：瞬時のやり取りは便利だが、過去の情報が流れてしまう
- 共有フォルダ：フォルダ構造が複雑化し、誰も正確な場所を把握できない
- ホワイトボード：会議室の議論が記録に残らない
ある調査によると、ビジネスパーソンは1日の業務時間の約20％を「情報を探す時間」に費やしているそうです。5日間のうち丸1日は、探し物をしているということになります。
透明性の欠如がもたらす悪循環
情報共有がうまくいかない組織では、以下のような悪循環が生まれます：
1. 情報の属人化
特定の人しか知らない情報が増え、その人が休むとプロジェクトが停滞します。私の前職では、プロジェクトマネージャーが1週間の休暇を取った際、誰も進捗状況を把握できず、クライアントへの報告が遅れたことがありました。
2. 重複作業の発生
他のメンバーが既に着手している作業に気づかず、同じ作業を複数人が行ってしまいます。実際に、私のチームでも同じ資料を3人が別々に作成していたことがありました。
3. 意思決定の遅延
必要な情報が揃わないため、会議で決定できずに持ち越しになることが増えます。「前回の議論の結果がわからない」という理由で、同じ議題を何度も話し合うことになります。
Backlogで実現する透明性の高い情報共有
これらの問題を解決するために、私たちのチームはBacklogを導入しました。その結果、情報共有に関する問い合わせが約70％減少し、プロジェクトの進行速度が1.5倍になりました。
課題管理で「誰が何をしているか」を可視化
Backlogの課題管理機能を使うことで、チーム全員の作業状況が一目でわかるようになります。具体的な活用方法を説明します。
ステップ1：課題の登録ルールを決める
まず、どんな作業を課題として登録するかのルールを決めます。私たちのチームでは以下の基準を設けました：
- 30分以上かかる作業はすべて課題として登録
- 他部署への依頼事項も必ず課題化
- 会議で決まったアクションアイテムは即座に課題登録
ステップ2：詳細な情報を記載する
課題には以下の情報を必ず含めます：
- 背景：なぜこの作業が必要なのか
- ゴール：完了の定義を明確に
- 期限：いつまでに完了すべきか
- 担当者：誰が責任を持つか
- 関連資料：参考となるファイルやリンク
この習慣により、「なぜこの作業をしているのか」という質問がほぼなくなりました。
Wiki機能で知識を蓄積・共有
Backlogのwiki機能は、チームの知識ベースとして活用できます。私たちは以下のような情報をwikiに集約しています：
プロジェクト概要ページ
各プロジェクトの目的、スケジュール、体制、予算などの基本情報を1ページにまとめています。新しくプロジェクトに参加するメンバーは、このページを読むだけで全体像を把握できます。
議事録テンプレート
会議の議事録をwikiで管理することで、過去の決定事項を簡単に検索できるようになりました。テンプレートを用意することで、記載漏れも防げます。
よくある質問（FAQ）
プロジェクトでよく聞かれる質問と回答をまとめています。新メンバーの立ち上がりが早くなり、同じ質問を何度も受けることがなくなりました。
Git連携で開発状況も一元管理
開発チームの場合、BacklogのGit連携機能が非常に便利です。コミットメッセージに課題キーを含めるだけで、課題とソースコードの変更が自動的に紐づきます。
例えば、「#BLG-123 ログイン機能のバグ修正」というコミットメッセージを書くと、BLG-123の課題に自動的にコミット情報が追加されます。これにより、「このバグ修正のコードはどれ？」という質問に即座に答えられるようになりました。
他のツールとの比較：なぜBacklogなのか
プロジェクト管理ツールは多数存在しますが、情報共有の観点からBacklogを選んだ理由を説明します。
SlackやTeamsとの違い
チャットツールは即時性に優れていますが、情報がフロー型で流れてしまいます。一方、Backlogは情報をストック型で管理できるため、後から必要な情報を探しやすいという利点があります。
実際、私たちのチームでは、Slackでの議論の結論は必ずBacklogの課題やwikiに転記するルールにしています。これにより、重要な決定事項が埋もれることがなくなりました。
TrelloやAsanaとの違い
カンバン型のツールは視覚的にわかりやすいですが、詳細な情報を管理するには限界があります。Backlogは課題管理だけでなく、wiki、Git、ファイル共有などの機能が統合されているため、プロジェクトに関するすべての情報を一元管理できます。
特に、日本語での使いやすさは他のツールと比較して圧倒的です。インターフェースが直感的で、ITに詳しくないメンバーでもすぐに使いこなせるようになりました。
費用対効果の観点から
Backlogは機能の豊富さに対して、価格が非常にリーズナブルです。私たちのチーム（10名）の場合、月額約2万円で利用できています。情報共有の効率化により削減できた時間を考えると、投資回収期間は2ヶ月程度でした。
さらに詳しい機能や料金プランについては、Backlog完全ガイド記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
まとめ：今すぐ始められる情報共有改革
「あの件どうなった？」という質問をなくすためには、情報を一元管理し、誰もがアクセスできる環境を作ることが重要です。Backlogを使えば、課題管理、ドキュメント管理、コード管理のすべてを統合的に行えます。
まずは以下のステップから始めてみてください：
- 現在抱えているプロジェクトを1つ選び、Backlogに登録する
- チームメンバー全員を招待し、基本的な使い方を共有する
- 1週間、すべての作業を課題として登録してみる
- 週次ミーティングで振り返りを行い、改善点を話し合う
Backlogは30日間の無料トライアルが可能です。リスクなく始められるので、まずは試してみることをおすすめします。情報共有の課題を解決し、チームの生産性を向上させる第一歩を踏み出しましょう。