「今日やるべきタスクが複数のプロジェクトに散らばっていて、把握しきれない…」
「プロジェクトを一つずつ開いて確認するのは時間がかかりすぎる」
「自分に割り当てられたタスクの全体像が見えない」
Backlogを使っていると、このような悩みを抱えることがあります。
特に複数のプロジェクトに関わっている場合、タスクの管理は想像以上に複雑になりがちです。
この記事では、Backlogで複数プロジェクトを横断して自分のタスクを効率的に確認する方法を、実践的なテクニックと共に詳しく解説します。
読み終わる頃には、あなたのタスク管理が劇的に改善されているはずです。
複数プロジェクトでのタスク管理が難しい理由
現代の職場では、一人が複数のプロジェクトに同時に関わることが当たり前になっています。私自身、現在5つのプロジェクトに参加しており、それぞれで異なる役割を担っています。このような状況では、以下のような課題が発生します。
情報の分散による非効率性
各プロジェクトが独立したスペースで管理されているため、自分のタスクを確認するためには、それぞれのプロジェクトページを個別に開く必要があります。例えば、5つのプロジェクトに参加している場合、毎朝の確認作業だけで15分以上かかることも珍しくありません。
優先順位付けの困難さ
異なるプロジェクトのタスクを比較検討することが難しく、どのタスクから着手すべきか判断に迷います。プロジェクトAの通常タスクとプロジェクトBの緊急タスク、どちらを優先すべきでしょうか？このような判断を、限られた情報で下さなければなりません。
見落としのリスク
プロジェクトごとに確認していると、どうしても見落としが発生します。特に、普段あまり動きのないプロジェクトや、自分の関与度が低いプロジェクトのタスクは、確認を忘れがちです。実際、私も過去に重要な締切を見逃し、チームに迷惑をかけた経験があります。
これらの課題は、単に個人の生産性を下げるだけでなく、チーム全体の進行にも影響を与えます。そのため、効率的なタスク管理方法を確立することは、プロジェクト成功の重要な要素となります。
Backlogで複数プロジェクトのタスクを確認する実践的な方法
それでは、具体的な解決策を見ていきましょう。Backlogには、複数プロジェクトのタスクを効率的に管理するための機能が豊富に用意されています。
1. ダッシュボードの活用
Backlogのダッシュボードは、複数プロジェクトのタスクを一覧で確認できる最も基本的な機能です。ログイン直後に表示されるこの画面を、効果的に活用しましょう。
設定手順：
- ホーム画面右上の歯車アイコンから「個人設定」を選択
- 「ダッシュボード」タブを開く
- 「自分の課題」にチェックを入れる
- 表示件数を「50件」または「100件」に設定
この設定により、すべてのプロジェクトから自分に割り当てられたタスクが一覧表示されます。期限順、優先度順など、好みに応じて並び替えも可能です。
2. 検索機能の高度な使い方
Backlogの検索機能は、単純なキーワード検索以上の機能を持っています。検索クエリを工夫することで、必要な情報を素早く抽出できます。
効果的な検索クエリの例：
- 担当者:自分 状態:未対応,処理中 – 自分が担当している未完了タスクをすべて表示
- 担当者:自分 期限:今週 – 今週中に期限を迎える自分のタスク
- 担当者:自分 優先度:高 – 優先度が高い自分のタスクのみ表示
これらの検索条件は保存することもでき、毎回入力する手間を省けます。私は「今日のタスク」「今週の締切」「レビュー待ち」など、用途別に5つの検索条件を保存して使い分けています。
3. カスタムフィールドを使った横断管理
プロジェクトをまたいだ統一的な管理を行うには、カスタムフィールドの活用が欠かせません。例えば、すべてのプロジェクトに「重要度」というカスタムフィールドを追加し、1〜5の数値で管理することで、プロジェクト間での優先順位付けが容易になります。
実装例：
- フィールド名：クロスプロジェクト優先度
- タイプ：数値
- 値：1（低）〜5（最高）
この方法により、「クロスプロジェクト優先度が4以上の自分のタスク」といった検索が可能になり、本当に重要なタスクに集中できます。
4. APIを活用した自動化
より高度な管理を求める場合は、Backlog APIを活用することをおすすめします。簡単なスクリプトを作成することで、複数プロジェクトのタスクを自動的に収集し、お好みの形式で表示できます。
例えば、Google Apps Scriptを使用すれば、毎朝自動的にGoogleスプレッドシートに今日のタスク一覧を出力することも可能です。プログラミングの知識が必要ですが、一度設定すれば大幅な時間短縮につながります。
5. サードパーティツールとの連携
BacklogはSlackやChatworkなどのコミュニケーションツールと連携できます。これらの連携を活用することで、タスクの通知を一元化し、見落としを防げます。
特にSlackとの連携では、自分に新しいタスクが割り当てられた際に即座に通知を受け取れるため、複数プロジェクトを管理していても重要な情報を見逃しません。
他のプロジェクト管理ツールとの比較
Backlogの複数プロジェクト管理機能を、他の主要なツールと比較してみましょう。
Backlog vs Jira
Jiraは高度なフィルター機能（JQL）を持ち、複雑な条件での検索が可能です。しかし、学習コストが高く、中小規模のチームには過剰な機能となることがあります。Backlogは、必要十分な機能を直感的に使える点で優れています。
Backlog vs Trello
Trelloのボード形式は視覚的で分かりやすいものの、複数プロジェクトの横断管理には向いていません。Backlogの検索・フィルター機能は、大量のタスクを効率的に管理する上で圧倒的に有利です。
Backlog vs Asana
Asanaの「マイタスク」機能は優秀ですが、日本語対応やサポート面でBacklogに軍配が上がります。また、Backlogのガントチャート機能は、プロジェクト全体の進捗を俯瞰する上で非常に有用です。
総合的に見て、Backlogは日本の業務スタイルに最適化されており、複数プロジェクトの管理においてもバランスの取れた機能を提供しています。詳しい機能比較については、Backlog完全ガイド記事でも解説していますので、ぜひ参考にしてください。
まとめ：効率的なタスク管理で生産性を向上させよう
複数プロジェクトのタスク管理は、現代のビジネスパーソンにとって避けては通れない課題です。Backlogの機能を最大限に活用することで、この課題を効率的に解決できます。
今回紹介した方法の中から、まずは以下の3つから始めることをおすすめします：
- ダッシュボードの設定を見直し、自分のタスクが一覧で見えるようにする
- よく使う検索条件を保存し、ワンクリックでアクセスできるようにする
- Slackなどとの連携を設定し、重要な通知を見逃さないようにする
これらの設定は30分もあれば完了し、その効果は計り知れません。まだBacklogを使っていない方は、30日間の無料トライアルで、その使いやすさを体験してみてください。
効率的なタスク管理は、個人の生産性向上だけでなく、チーム全体のパフォーマンス向上にもつながります。今日から実践して、より充実した仕事環境を手に入れましょう。