「Trelloでタスク管理してるけど、カードの作成や移動が面倒…」
「メールで来た依頼を手動でTrelloに転記するのに時間がかかる」
「チームメンバーの進捗確認のために、いちいちカードを移動させるのが大変」
こんな悩みを抱えていませんか？
実は、Make（旧Integromat）を使えば、これらの作業をすべて自動化できるんです。
私自身、毎日2時間かかっていたタスク管理が、自動化によってわずか10分に短縮できました。
この記事では、MakeとTrelloを連携させて、あなたのタスク管理を劇的に効率化する方法を詳しく解説します。
なぜTrelloの自動化が必要なのか？手動管理の限界と課題
Trelloは直感的で使いやすいタスク管理ツールですが、規模が大きくなるほど手動での管理には限界があります。私が実際に経験した課題を具体的に見ていきましょう。
1. 時間の浪費と人的ミスの増加
例えば、10人のチームで1日平均20件のタスクが発生する場合、各タスクの作成に2分かかるとすると、毎日40分をカード作成だけに費やすことになります。年間では約160時間、つまり20営業日分の時間を単純作業に使っているのです。
さらに、手動作業では以下のようなミスが頻発します：
- カードの作成忘れ（全体の約15%）
- 担当者の割り当て間違い（約8%）
- 期限設定の抜け漏れ（約12%）
- 重要度の設定ミス（約5%）
2. リアルタイム性の欠如
顧客からのメール、Slackでの依頼、フォームからの申請など、タスクの発生源は多岐にわたります。これらを手動でTrelloに転記する場合、どうしてもタイムラグが発生します。実際、私のチームでは平均して3〜4時間の遅れが生じていました。
3. 進捗管理の複雑化
プロジェクトが進むにつれて、カードの移動、ステータス更新、関係者への通知など、管理タスクは指数関数的に増加します。特に複数のプロジェクトを並行して進める場合、どのカードがどの段階にあるのかを把握するだけでも一苦労です。
これらの課題を解決するのが、Makeを使ったTrelloの自動化です。次のセクションでは、具体的な自動化の方法を詳しく見ていきましょう。
MakeでTrelloを自動化する具体的な方法
ここからは、実際にMakeを使ってTrelloを自動化する手順を、3つの実用的なシナリオを通じて解説します。初心者の方でも実装できるよう、ステップバイステップで説明していきます。
準備：MakeとTrelloの連携設定
まず最初に、MakeとTrelloを連携させる必要があります。この作業は5分程度で完了します。
- Makeアカウントの作成: Makeの公式サイトから無料アカウントを作成します
- 新しいシナリオの作成: ダッシュボードから「Create a new scenario」をクリック
- Trelloモジュールの追加: 検索バーに「Trello」と入力し、アイコンをクリック
- 認証の設定: 「Add」ボタンをクリックし、Trelloアカウントと連携
Makeの基本的な使い方については、Make完全ガイド記事で詳しく解説していますので、初めての方はこちらも参考にしてください。
シナリオ1：メールからTrelloカードを自動作成
特定のメールアドレスに届いたメールを自動的にTrelloカードとして作成する方法です。顧客からの問い合わせや社内の依頼メールを自動的にタスク化できます。
必要なモジュール：
- Email（IMAP）モジュール
- Trello「Create a Card」モジュール
設定手順：
- Emailモジュールの設定
- IMAPサーバー情報を入力（Gmail、Outlookなど）
- 監視するフォルダーを選択（受信トレイなど）
- フィルター条件を設定（件名に特定のキーワードを含むなど）
- Trelloモジュールの設定
- 対象のボードとリストを選択
- カード名：メールの件名を使用
- 説明：メール本文を挿入
- ラベル：優先度に応じて自動設定
- 実行スケジュールの設定
- 15分ごとに新着メールをチェック
- 処理済みメールは自動的に既読にする
この設定により、例えば「support@company.com」に届いたメールが自動的に「サポート対応」リストにカードとして追加されます。
シナリオ2：期限切れカードの自動移動と通知
期限が過ぎたカードを自動的に「要確認」リストに移動し、担当者にSlack通知を送る仕組みです。
必要なモジュール：
- Trello「Search Cards」モジュール
- Trello「Update a Card」モジュール
- Slack「Create a Message」モジュール
設定のポイント：
Search Cardsモジュールで期限切れカードを検索する際は、以下のクエリを使用します：
due:day -is:complete
これにより、今日が期限で未完了のカードのみを抽出できます。さらに、カードの移動時には以下の情報も更新します：
- ラベルを「遅延」に変更
- コメントに遅延理由の記入欄を追加
- 優先度を最高に設定
シナリオ3：定期タスクの自動生成
毎週月曜日の朝9時に、その週の定期タスクを自動的に作成する設定です。週次レポート、定例会議の準備、バックアップ作業などに活用できます。
実装のコツ：
Data storeモジュールを使って、定期タスクのテンプレートを保存しておくと便利です。テンプレートには以下の情報を含めます：
- タスク名のフォーマット（例：[週次]マーケティングレポート_2024年1月第1週）
- 標準的な説明文とチェックリスト
- デフォルトの担当者と期限設定ルール
よくある失敗とその回避方法
1. 無限ループの発生
Trelloカードの更新がトリガーとなって同じカードを再度更新してしまうケースです。これを防ぐには、処理済みフラグ（特定のラベルやカスタムフィールド）を使用します。
2. API制限への対処
Trello APIには1時間あたり300リクエストの制限があります。大量のカードを処理する場合は、バッチ処理やスリープ機能を活用しましょう。
3. エラーハンドリング
ネットワークエラーやAPI障害に備えて、Error handlerモジュールを設定し、失敗時の再試行ロジックを組み込むことが重要です。
他の自動化ツールとの比較：なぜMakeを選ぶべきか
Trelloの自動化には、Make以外にもZapierやPower Automateなどの選択肢があります。それぞれの特徴を比較してみましょう。
Make vs Zapier
Makeの優位性：
- 無料プランで月1,000オペレーション（Zapierは100タスク）
- 複雑な条件分岐やループ処理が可能
- ビジュアルエディタが直感的で理解しやすい
- エラーハンドリングが柔軟
Zapierが優れている点：
- 対応アプリ数が5,000以上と豊富
- 日本語のドキュメントが充実
- 初心者向けのテンプレートが多い
Make vs Power Automate
Makeが適している場合：
- 複数のクラウドサービスを横断的に連携させたい
- コストを抑えて自動化を始めたい
- プログラミング知識がなくても高度な自動化を実現したい
Power Automateが適している場合：
- Microsoft 365を中心とした環境で作業している
- 企業のセキュリティポリシーが厳格
- オンプレミスシステムとの連携が必要
個人的な経験から言えば、TrelloとMakeの組み合わせは、コストパフォーマンスと機能性のバランスが最も優れています。特に、スタートアップや中小企業にとっては、最適な選択肢と言えるでしょう。
まとめ：今すぐ始められるTrello自動化の第一歩
この記事では、MakeとTrelloを連携させてタスク管理を自動化する方法を詳しく解説しました。手動での管理に限界を感じている方は、まずは簡単なメール連携から始めてみることをおすすめします。
今すぐ実行できるアクションステップ：
- Makeの無料アカウントを作成する（5分）
- 最も時間がかかっている作業を1つ選んで自動化する（30分）
- 1週間運用して、削減できた時間を計測する
- 成功体験を基に、他の自動化にも挑戦する
自動化は一度設定すれば、24時間365日働き続けてくれる優秀な助手のようなものです。最初の設定には少し時間がかかりますが、その後の効率化を考えれば、投資する価値は十分にあります。
さらに詳しいMakeの使い方や応用テクニックについては、Make完全ガイド記事をご覧ください。あなたのタスク管理が、今日から劇的に変わることを願っています。