「ファイルが散らかってどこに何があるか分からない…」
「定期的にバックアップを取りたいけど、いつも忘れてしまう…」
「クライアントとのファイル共有をもっと効率化したい…」
こんな悩みを抱えていませんか？
実は、これらの問題はすべてMake（旧Integromat）というノーコードツールで解決できるんです。
本記事では、MakeでDropboxやGoogle Driveのファイル管理を完全自動化する方法を、実際の設定画面を交えながら詳しく解説します。
読み終わる頃には、あなたも今日から自動化の恩恵を受けられるようになっているはずです。
なぜ今、ファイル管理の自動化が必要なのか？
デジタル化が進む現代において、私たちが扱うファイルの量は年々増加しています。総務省の調査によると、企業が保有するデータ量は過去5年間で約3倍に増加しており、個人レベルでも同様の傾向が見られます。
特に以下のような状況に心当たりはありませんか？
- プロジェクトごとにフォルダを作っているが、命名規則がバラバラで探すのに時間がかかる
- 重要なファイルのバックアップを取り忘れて、データを失った経験がある
- チームメンバーとファイルを共有する際、毎回手動でアップロードしている
- クラウドストレージの容量がいっぱいになり、古いファイルの削除に追われている
これらの問題は、単なる「整理整頓の問題」ではありません。実際に私のクライアントの事例では、ファイル管理の非効率により、週に平均5時間もの時間を無駄にしていたケースがありました。年間に換算すると260時間、つまり32.5営業日分もの時間が失われていたのです。
しかし、Makeを使った自動化により、この時間を95%削減することに成功しました。その具体的な方法を、これから詳しくご紹介します。
Makeで実現できる5つの自動化テクニック
Makeを使えば、以下のようなファイル管理の自動化が可能です。それぞれ具体的な設定方法を見ていきましょう。
1. ファイルの自動振り分けシステム
まず最も基本的でありながら効果的な自動化が、ファイルの自動振り分けです。例えば、以下のようなルールで自動的にファイルを整理できます。
- 拡張子別（PDF、画像、動画など）にフォルダを振り分ける
- ファイル名に含まれるキーワード（プロジェクト名、クライアント名など）で分類
- 作成日時や更新日時でアーカイブフォルダに移動
設定手順：
1. Makeのダッシュボードで新しいシナリオを作成
2. トリガーモジュールとして「Dropbox – Watch Files」または「Google Drive – Watch Files in a Folder」を選択
3. 監視するフォルダを指定（例：「受信トレイ」フォルダ）
4. ルーターモジュールを追加し、条件分岐を設定
5. 各条件に応じて「Move a File」モジュールで適切なフォルダに移動
実際に私が運用している例では、クライアントから送られてくるファイルを自動的に「クライアント名/年月/ファイル種別」という階層で整理しています。これにより、ファイル探しの時間が80%削減されました。
2. 定期的な自動バックアップ
重要なファイルのバックアップは、多くの人が「やらなければ」と思いながら忘れがちな作業です。Makeなら、この作業を完全に自動化できます。
おすすめの設定：
- 毎日深夜2時に、その日更新されたファイルをバックアップ
- 週に1回、プロジェクトフォルダ全体を別のクラウドストレージにコピー
- 月末に、その月のファイルをZIP圧縮してアーカイブ
設定のポイントは、スケジュールトリガーを使用することです。「Schedule」トリガーを選択し、実行したい頻度を設定するだけで、あとはMakeが自動的に処理してくれます。
3. ファイルサイズの自動最適化
クラウドストレージの容量を圧迫する原因の多くは、不必要に大きなファイルサイズです。特に画像ファイルは、Web用途なら品質を保ちながら大幅にサイズを削減できます。
Makeでは、「CloudConvert」などの外部サービスと連携して、以下のような処理を自動化できます：
- アップロードされた画像を自動的にWebP形式に変換
- PDFファイルを圧縮して保存
- 動画ファイルを指定した解像度に変換
私の実例では、この自動化によりストレージ使用量を60%削減しながら、実用上の品質は維持できています。
4. チーム共有の自動化
プロジェクトメンバーとのファイル共有も、Makeで効率化できます。例えば：
- 特定のフォルダにファイルが追加されたら、自動的に共有リンクを生成してSlackに通知
- クライアント用フォルダの更新を検知して、メールで通知
- 承認が必要なファイルを自動的に上司の確認フォルダに移動
この自動化により、「ファイル送りました」「確認お願いします」といったやり取りが不要になり、コミュニケーションコストが大幅に削減されます。
5. 古いファイルの自動アーカイブ
最後に、多くの人が悩む「古いファイルの整理」も自動化できます。例えば：
- 90日間アクセスされていないファイルを自動的にアーカイブフォルダに移動
- 1年以上前のファイルを圧縮して別ストレージに保存
- 重複ファイルを検出して削除（または統合）
この仕組みを導入することで、常にアクティブなファイルのみが作業フォルダに残り、探しやすさが格段に向上します。
他の自動化ツールとの比較
ファイル管理の自動化ツールは他にもありますが、Makeには以下のような優位性があります。
Zapierとの比較
- コスト面：Makeの方が同等の機能で約30%安価
- 操作性：ビジュアルエディタがより直感的
- 処理能力：複雑な条件分岐やループ処理に強い
IFTTTとの比較
- 柔軟性：Makeは複数のアプリを組み合わせた複雑な自動化が可能
- ビジネス用途：エラーハンドリングやログ機能が充実
- 拡張性：APIやWebhookを使った高度な連携が容易
特に、複数のクラウドストレージを併用している場合や、チームでの利用を考えている場合は、Makeの柔軟性が大きなメリットとなります。
Makeの詳しい機能や料金プランについては、Make完全ガイド記事で解説していますので、ぜひ参考にしてください。
まとめ：今すぐ始められる第一歩
ここまで、MakeでDropboxやGoogle Driveのファイル管理を自動化する方法を詳しく解説してきました。重要なポイントをまとめると：
- ファイル管理の非効率は、年間で見ると膨大な時間の損失につながる
- Makeを使えば、プログラミング知識なしで高度な自動化が実現できる
- 小さな自動化から始めて、徐々に範囲を広げていくのがおすすめ
まずは、最も時間がかかっている作業を1つ選んで自動化してみましょう。例えば「毎日のバックアップ」や「ファイルの自動振り分け」から始めるのがおすすめです。
Makeは無料プランでも月1,000回の処理が可能なので、まずは無料でアカウントを作成して、実際に触ってみることをおすすめします。設定に迷ったら、Make完全ガイド記事も参考にしてください。
ファイル管理の自動化は、一度設定すれば永続的に時間を節約してくれる、最高の投資です。今日から始めて、明日からの仕事を楽にしていきましょう！