なぜ今、工数管理が重要なのか？プロジェクトの利益を左右する真実
「納期は守れたけど、結局赤字になってしまった…」
「見積もりと実際の作業時間が大幅にずれてしまう…」
「チームメンバーの稼働状況が把握できない…」
このような悩みを抱えているプロジェクトマネージャーや経営者の方は多いのではないでしょうか。
実は、これらの問題の根本原因は「工数管理の不徹底」にあることがほとんどです。
本記事では、Backlogの工数管理機能を使って、予定工数と実績工数を正確に記録し、プロジェクトの利益を見える化する具体的な方法をお伝えします。
この記事を読めば、工数管理の基本から応用まで体系的に理解でき、明日からすぐに実践できる知識が身につきます。
工数管理ができないとどうなる？3つの深刻な問題
1. 見積もり精度の低下による信頼性の損失
工数管理を適切に行っていない企業では、過去のプロジェクトデータが蓄積されません。その結果、新規案件の見積もりが「勘」や「経験則」に頼ることになり、実際の作業時間と大きく乖離してしまいます。
例えば、ある Web 制作会社では、100時間で完了すると見積もったプロジェクトが、実際には180時間かかってしまいました。この80時間の差は、そのまま利益の減少につながります。時給5,000円で計算すると、40万円の損失です。
2. リソース配分の最適化ができない
チームメンバーの稼働状況が見えないと、適切なタスク配分ができません。結果として、特定のメンバーに作業が集中し、残業や休日出勤が常態化してしまいます。
実際に、IT企業A社では工数管理を導入する前、エンジニアの月間残業時間が平均60時間を超えていました。しかし、工数管理を徹底したところ、タスクの偏りが可視化され、適切な再配分により平均残業時間を30時間まで削減できました。
3. プロジェクトの収益性が把握できない
売上は上がっているのに、なぜか利益が出ない。このような状況に陥る企業は少なくありません。原因は、プロジェクトごとの実際の工数コストを把握していないからです。
工数管理を行わないと、どのプロジェクトが利益を生み出し、どのプロジェクトが赤字なのかが分かりません。結果として、赤字プロジェクトを繰り返し受注してしまい、会社全体の収益性が悪化してしまいます。
Backlogの工数管理機能で解決！5つのステップで利益を見える化
Backlogの工数管理機能を使えば、これらの問題を体系的に解決できます。以下、具体的な設定方法と活用手順を詳しく解説します。
ステップ1：プロジェクト設定で工数管理を有効化
まず、Backlogのプロジェクト設定画面で工数管理機能を有効にします。
- プロジェクト設定画面を開く
- 「基本設定」タブをクリック
- 「予定時間と実績時間を使用する」にチェックを入れる
- 「保存」ボタンをクリック
この設定により、各課題（タスク）に予定時間と実績時間を入力できるようになります。
ステップ2：課題作成時に予定工数を設定
新しい課題を作成する際、必ず「予定時間」を入力します。ここでのポイントは、できるだけ細かくタスクを分割することです。
例えば、「ホームページ制作」という大きなタスクではなく、以下のように細分化します：
- デザインカンプ作成（8時間）
- HTML/CSSコーディング（16時間）
- JavaScriptプログラミング（12時間）
- レスポンシブ対応（8時間）
- ブラウザテスト（4時間）
このように細分化することで、より正確な見積もりが可能になり、進捗管理も容易になります。
ステップ3：作業開始・終了時に実績時間を記録
実際の作業を行う際は、必ず実績時間を記録します。Backlogでは以下の2つの方法で記録できます。
方法1：課題の詳細画面から入力
- 課題を開く
- 「実績時間」欄に作業時間を入力
- コメントと共に保存
方法2：一括登録機能を使用
- プロジェクトの「実績時間」タブを開く
- 日付を選択
- 複数の課題の実績時間をまとめて入力
重要なのは、作業した日のうちに記録することです。後日まとめて入力しようとすると、正確な時間を思い出せなくなります。
ステップ4：ガントチャートで進捗と工数を可視化
Backlogのガントチャート機能を使えば、予定工数と実績工数の差異を視覚的に把握できます。
- プロジェクトの「ガントチャート」タブを開く
- 各タスクの進捗率が色分けで表示される
- 予定を超過しているタスクは赤色で警告表示
この機能により、問題のあるタスクを早期に発見し、対策を打つことができます。
ステップ5：レポート機能で収益性を分析
蓄積された工数データは、Backlogのレポート機能で分析できます。
バーンダウンチャート
残作業量の推移を可視化し、プロジェクトの完了予測を立てられます。
実績時間の集計レポート
メンバーごと、期間ごとの実績時間を集計し、稼働率を把握できます。
これらのデータを基に、プロジェクトの収益性を計算します。例えば：
- プロジェクト売上：500万円
- 実績工数：800時間
- 平均時給コスト：4,000円
- 工数コスト：320万円
- 粗利益：180万円（利益率36%）
このように具体的な数値で収益性を把握できるようになります。
実践例：Web制作会社が工数管理で利益率を20%改善した事例
実際にBacklogの工数管理機能を導入したWeb制作会社B社の事例を紹介します。
導入前の課題：
- 見積もりと実績の乖離率が平均40%
- プロジェクトの半数が赤字
- 残業時間が慢性的に多い
導入後3ヶ月の成果：
- 見積もり精度が向上し、乖離率が15%まで改善
- 赤字プロジェクトが20%まで減少
- 適切なリソース配分により残業時間が30%削減
特に効果的だったのは、過去のプロジェクトデータを活用した見積もり精度の向上です。類似プロジェクトの実績工数を参考にすることで、より現実的な見積もりが可能になりました。
よくある失敗と回避方法
失敗1：細かすぎる時間管理で本末転倒
1分単位で時間を記録しようとすると、記録作業自体に時間がかかってしまいます。15分または30分単位での記録をおすすめします。
失敗2：実績時間の後付け入力
週末にまとめて入力しようとすると、正確性が失われます。1日の終わりに5分だけ時間を取って記録する習慣をつけましょう。
失敗3：予定時間の過度な楽観視
最初は予定時間を少し多めに設定することをおすすめします。実績データが蓄積されてから、徐々に精度を上げていきましょう。
他のツールとの比較：なぜBacklogがおすすめなのか
工数管理ツールは数多く存在しますが、Backlogには以下の優位性があります。
統合的なプロジェクト管理
課題管理、Wiki、ファイル共有、Git連携など、プロジェクトに必要な機能が一つのツールに統合されています。工数管理だけのために別ツールを導入する必要がありません。
日本語対応とサポート体制
完全日本語対応で、日本のビジネス慣習に合った機能設計になっています。サポートも日本語で受けられるため、導入・運用がスムーズです。
コストパフォーマンス
月額2,970円から利用でき、30日間の無料トライアルもあります。まずは無料で試してから導入を検討できるのは大きなメリットです。
Backlogの詳しい機能や料金プランについては、Backlog完全ガイド記事で網羅的に解説していますので、ぜひ参考にしてください。
まとめ：今すぐ始める工数管理の第一歩
工数管理は、プロジェクトの収益性を改善し、チームの生産性を向上させる重要な取り組みです。Backlogの工数管理機能を使えば、特別な知識やスキルがなくても、すぐに始められます。
まずは以下の3つから始めてみましょう：
- 1つのプロジェクトで試験導入：全社展開の前に、小規模なプロジェクトで効果を検証
- シンプルな運用ルールの設定：最初は予定時間と実績時間の記録だけに絞る
- 週次でのデータ確認：毎週金曜日に工数データを確認し、改善点を見つける
工数管理は継続が重要です。最初は手間に感じるかもしれませんが、3ヶ月続ければ必ず成果が見えてきます。
今ならBacklogの30日間無料トライアルで、リスクなく工数管理を始められます。この機会に、プロジェクトの利益を見える化する第一歩を踏み出してみませんか。