事業が軌道に乗り、個人事業主として初めて従業員を雇う。
それは事業の成長を実感する、喜ばしい瞬間です。
しかし同時に、「給与計算ってどうやるの？」「社会保険の手続きは？」「立て替えてもらった経費の精算が面倒…」といった、これまで無かった新しい悩みの壁に直面しませんか。
本業が忙しい中で、慣れない経理業務に時間を取られ、頭を抱えている方も少なくないでしょう。
もし、その煩雑な経費精算と給与計算が、驚くほどスムーズに、しかも自動で連携するとしたらどうでしょうか。
この記事では、個人事業主が従業員を雇った際に直面する経理の課題を、クラウドツールを使って解決し、事業をさらに加速させるための具体的な方法を、分かりやすくガイドします。
従業員を雇うと発生する経理業務の「壁」とは？
一人で事業をしていた頃とは比べ物にならないほど、従業員を一人雇うだけで経理業務は複雑化します。これまで自分のためだけに行っていたお金の管理が、従業員の生活にも関わる重要な業務へと変わるのです。具体的にどのような「壁」が立ちはだかるのか、見ていきましょう。
壁その1：複雑怪奇な「給与計算」
従業員に給与を支払うという行為は、「時給×時間」のような単純な計算では終わりません。そこには、法律で定められた様々なルールが付随します。
- 社会保険料の計算: 健康保険や厚生年金保険など、従業員の給与から天引きする社会保険料を正確に計算する必要があります。保険料率は改定されることもあり、常に最新の情報を追わなければなりません。
- 税金の計算（源泉徴収）: 所得税や住民税を給与から天引きし、国や自治体に納付する「源泉徴D収」も事業主の義務です。扶養家族の有無など、従業員一人ひとりの状況によって控除額が変動するため、個別管理が求められます。
- 勤怠管理との連携: 残業代や休日出勤手当など、日々の勤怠記録に基づいて変動する手当も正確に計算し、給与に反映させる必要があります。タイムカードの集計を手作業で行うのは、ミスの温床になりがちです。
これらの計算を一つでも間違えると、従業員との信頼関係を損なうだけでなく、延滞税などのペナルティが発生するリスクも。事業主にとって、給与計算は非常に神経を使う業務なのです。
壁その2：地味に時間を奪う「経費精算」
従業員が事業のために立て替えた経費（交通費、消耗品費、出張費など）の精算も、地味ながら大きな負担となります。
- 申請・承認の手間: 従業員は領収書を保管し、経費精算書を作成。事業主はそれを受け取り、内容を確認して承認するというフローが発生します。領収書の糊付けやExcelへの手入力など、アナログな作業は双方にとって時間の無駄遣いです。
- 振り込み作業: 承認した経費を、給与とは別に振り込む作業も手間がかかります。月に何度も精算業務が発生すると、その都度、銀行サイトにログインして手続きをしなければなりません。
- 仕訳・記帳の負担: 精算した経費は、会計帳簿に「旅費交通費」「消耗品費」など、適切な勘定科目に仕訳して記帳する必要があります。この作業を怠ると、年末の確定申告で大変な思いをすることになります。
手作業での経費精算は、単純な作業の繰り返しに見えて、事業全体の生産性を確実に低下させる要因となるのです。
なぜ経費精算と給与計算の「連動」が重要なのか？
「給与計算と経費精算、それぞれ大変なのは分かった。でも、別々に処理すればいいのでは？」と思うかもしれません。しかし、実はこの二つの業務を「連動」させることこそが、バックオフィス業務を劇的に効率化する鍵となります。なぜ連動が重要なのでしょうか。
データ入力の手間とミスを劇的に削減
最大のメリットは、データの二重入力をなくせることです。例えば、従業員が立て替えた交通費を経費精算システムで申請したとします。このデータが給与計算システムに自動で連携されれば、給与明細に「立替経費精算」といった項目で自動的に反映させることができます。事業主は、経費精算の承認作業とは別に、給与支払いのためだけにもう一度金額を入力する必要がありません。これにより、入力ミスというヒューマンエラーを根本から防ぎ、経費の支払い漏れや二重払いのリスクもなくなります。
会計処理（仕訳）までを自動化
クラウドツールによる連携の真価は、会計処理の自動化にあります。従業員への給与支払い（社会保険料や源泉徴収税を含む）や、立て替え経費の支払いは、すべて会計上の「取引」です。優れたクラウド会計ソフトは、給与計算システムや経費精算システムと連携することで、これらの取引データを自動で取り込み、適切な勘定科目に自動で仕訳してくれます。
例えば、「給与の支払いが完了した」という情報を受け取ると、会計ソフトは自動で「給与手当」「預り金（社会保険料）」「預り金（所得税）」といった複数の仕訳を生成します。これまで手作業で一つひとつ記帳していた作業が、ボタン一つ、あるいは完全に自動で完了するのです。これにより、確定申告の準備にかかる時間が大幅に短縮されます。
独自の視点：連動は従業員満足度も向上させる
業務効率化は、事業主だけのメリットではありません。実は、従業員にとっても大きなメリットがあります。経費精算と給与計算がスムーズに連携していれば、「立て替えた経費が、次の給料日に給与と合算で、確実に振り込まれる」という安心感が生まれます。精算が遅れたり、申請が面倒だったりすると、従業員は「この会社はしっかりしていないな」と不満や不安を感じてしまいます。迅速で手間のかからない精算フローは、従業員のストレスを軽減し、会社への信頼感や満足度（ES）の向上に繋がります。優秀な人材を維持するためにも、バックオフィス体制の整備は重要な経営課題と言えるでしょう。
クラウドツールで実現する経費精算と給与計算のスムーズな連携
それでは、具体的にどのようにして経費精算と給与計算を連携させればよいのでしょうか。その答えが、各種クラウドツールの活用です。ここでは、多くの個人事業主や中小企業に支持されている「マネーフォワード クラウド」シリーズを例に、その具体的な連携の流れを見ていきましょう。
各ツールの役割と連携イメージ
「経費精算」「給与計算」「会計」は、それぞれ専門のクラウドツールが存在し、それらを連携させることで真価を発揮します。
- マネーフォワード クラウド経費: 従業員が行う経費精算の窓口です。スマホアプリから領収書を撮影するだけで、金額や日付を自動でデータ化。従業員は簡単な操作で経費申請が完了します。
- マネーフォワード クラウド給与: 勤怠管理データや社会保険料率に基づいて、毎月の給与を自動で計算します。Web給与明細の発行も可能です。
- マネーフォワード クラウド確定申告: 事業のすべての取引記録を集約し、確定申告書類を自動で作成する、事業の中核となる会計ソフトです。
これらのツールを連携させると、以下のようなスムーズな業務フローが実現します。
Step1: 経費の申請（従業員）
従業員が「クラウド経費」のスマホアプリで領収書を撮影し、経費を申請します。
Step2: 経費の承認と給与への連携（事業主）
事業主はPCやスマホで申請内容を確認し、承認します。承認された経費データは、「クラウド給与」に自動で連携され、「その他支給」項目などに追加されます。
Step3: 給与計算と支払い（事業主）
「クラウド給与」が、基本給や各種手当に、先ほどの立替経費を加算し、社会保険料や税金を差し引いた最終的な支給額を自動計算します。
Step4: 会計帳簿への自動仕訳（システム）
給与計算が確定すると、その内容（給与、手当、経費、預り金など）が「クラウド確定申告」に自動で連携され、複雑な仕訳が自動で作成されます。
このように、一度のデータ入力（領収書の撮影）を起点に、経費精算から給与計算、そして会計帳簿への記帳までが、ほぼ自動で完了します。手作業による入力や計算が介在する余地がほとんどないため、ミスなく、スピーディーに業務が完了するのです。
2025年12月現在、多くの会計ソフトが無料トライアル期間を設けています。まずは実際に触れて、その便利さを体験してみるのがおすすめです。マネーフォワード クラウドも、充実した機能を手軽に試せる無料プランが用意されています。
導入を成功させるための3つのポイント
「便利そうなのは分かったけど、導入が難しそう…」と不安に感じるかもしれません。しかし、ポイントさえ押さえれば、クラウドツールの導入は決して難しくありません。ここでは、導入を成功させるための3つの実践的なポイントをご紹介します。
ポイント1：無料お試し期間を徹底的に活用する
ほとんどのクラウドサービスには、無料の試用期間や、機能が限定されたフリープランが用意されています。いきなり有料プランを契約するのではなく、まずはこの期間を最大限に活用しましょう。
- 操作感を確認する： 毎日使うツールだからこそ、画面が見やすいか、直感的に操作できるかは非常に重要です。自分自身だけでなく、従業員役としてダミーの操作をしてみて、使いやすいかどうかをチェックしましょう。
- サポート体制を試す： 導入初期は不明点が出やすいものです。チャットサポートやメールでの問い合わせに、どれくらい迅速かつ丁寧に対応してくれるかを確認しておくと、いざという時に安心です。
- 欲しい機能が揃っているか試す：自社の業務フローを思い浮かべながら、「このケースは対応できるか？」を具体的にシミュレーションしてみましょう。例えば、交通費のICカード連携や、特定の勤怠管理システムとの連携など、必須の機能が使えるかを確認します。
ポイント2：完璧を目指さず「スモールスタート」を心掛ける
新しいツールを導入する際にやりがちな失敗が、最初からすべての業務を完璧に移行しようとすることです。これは挫折の元。まずは、最も負担に感じている業務一つから試してみる「スモールスタート」が成功の秘訣です。
例えば、まずは「経費精算」だけをクラウド化してみる。事業主であるあなたと、従業員1名だけで運用を開始し、1ヶ月ほど試してみるのです。そこで流れを掴めたら、次に「給与計算」も連携させてみる。このように、段階的に範囲を広げていくことで、混乱なくスムーズに移行できます。
ポイント3：従業員への丁寧な説明とメリットの共有
ツールを導入するのは事業主ですが、実際に使うのは従業員です。なぜこのツールを導入するのか、そして導入することで従業員自身にどのようなメリットがあるのかを、丁寧に説明することが不可欠です。
「経費精算がスマホで完結して楽になりますよ」「立替経費が給与と一緒に早く支払われますよ」といった、従業員目線のメリットを伝えることで、協力を得やすくなります。「会社が楽をしたいだけ」と誤解されないための、重要なコミュニケーションです。簡単なマニュアルを用意したり、一緒に操作してみる時間を設けたりするのも効果的でしょう。
まとめ：バックオフィスの効率化は、事業成長への投資
個人事業主が従業員を雇うことは、事業が次のステージに進んだ証です。
しかし、それに伴って発生する経費精算や給与計算といったバックオフィス業務に忙殺され、本来注力すべき本業が疎かになってしまっては本末転倒です。
今回ご紹介したように、クラウドツールを活用して経費精算と給与計算を連携させれば、これまで手作業にかけていた時間と手間を大幅に削減できます。
空いた時間で新しいサービスを考えたり、顧客との関係構築に時間を使ったりと、事業をさらに成長させるための活動に集中できるようになるでしょう。
これは単なるコスト削減ではなく、未来の事業成長に向けた重要な「投資」です。
「マネーフォワード クラウド確定申告」をはじめとするクラウド会計ソフトの全体像や、さらに詳しい機能、料金プランについて知りたい方は、以下のガイド記事にまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
＞＞【完全ガイド】マネーフォワード クラウド確定申告とは？使い方・評判・料金まで個人事業主向けに徹底解説
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