「もっと細かく課題を分類したい」「独自の管理項目を追加したい」と感じたことはありませんか？
Backlogの標準機能だけでは、どうしても自社特有の管理ニーズに対応しきれない場面があります。
例えば、「クライアント名」「案件規模」「リスクレベル」といった独自の管理項目を追加したいけれど、どうすればいいか分からない…
そんな悩みを解決するのが、Backlogのカスタム属性機能です。
この記事では、カスタム属性を使って独自の管理項目を追加し、プロジェクトの見える化を促進する方法を、実例を交えながら詳しく解説します。
なぜカスタム属性が必要なのか？標準機能だけでは限界がある理由
プロジェクト管理ツールを導入しても、実際の業務フローとのギャップに悩む企業は少なくありません。Backlogの標準機能は充実していますが、業界や企業によって管理したい項目は千差万別です。
例えば、広告代理店では「キャンペーン種別」「媒体」「予算規模」といった項目が必要ですし、システム開発会社なら「影響範囲」「テスト環境」「デプロイ先」などの情報を管理したいでしょう。
私が以前関わったプロジェクトでは、課題の優先度を「高・中・低」の3段階ではなく、「S・A・B・C・D」の5段階で管理する必要がありました。また、「顧客影響度」という独自の指標も追加して、より細かな優先順位付けを行っていました。
このような独自のニーズに対応できないと、以下のような問題が発生します：
- Excel管理との二重管理が発生し、情報の一元化ができない
- チーム内での認識のズレが生じやすくなる
- 重要な情報が課題のコメント欄に埋もれてしまう
- フィルタリングや検索が効率的に行えない
こうした課題を解決するために、Backlogではカスタム属性機能を提供しています。この機能を使えば、標準の項目に加えて、自社独自の管理項目を自由に追加できるのです。
カスタム属性の設定方法と活用テクニック
それでは、実際にカスタム属性を設定する方法を見ていきましょう。設定は思っているよりも簡単で、プロジェクト管理者なら誰でも実装できます。
1. カスタム属性の基本設定手順
まず、プロジェクト設定画面から「カスタム属性」を選択します。ここで「カスタム属性を追加」ボタンをクリックすると、新しい属性を作成できます。
設定できる属性の種類は以下の通りです：
- テキスト：自由記述形式（例：顧客名、案件番号）
- 数値：数字のみ入力可能（例：予算額、工数）
- 日付：カレンダーから選択（例：リリース予定日、契約期限）
- 単一リスト：プルダウンから1つ選択（例：部署、フェーズ）
- 複数リスト：複数選択可能（例：対象システム、関連部署）
- チェックボックス：オン/オフの切り替え（例：承認済み、緊急対応）
2. 実践的な活用例：営業チームでの案件管理
実際に私が支援した営業チームでの活用例を紹介します。このチームでは、以下のカスタム属性を追加しました：
「案件規模」（単一リスト）
選択肢：S（1000万円以上）、A（500-1000万円）、B（100-500万円）、C（100万円未満）
「商談フェーズ」（単一リスト）
選択肢：初回接触、ヒアリング、提案、見積提示、クロージング、受注、失注
「競合他社」（テキスト）
競合する他社名を自由記述で入力
「決裁者確認」（チェックボックス）
決裁者との面談が完了したかどうかをチェック
これらの属性を追加することで、営業案件の進捗が一目で分かるようになり、週次の営業会議での報告も効率化されました。
3. カスタム属性を使った高度な検索とフィルタリング
カスタム属性の真価は、検索とフィルタリング機能で発揮されます。例えば、「案件規模がAランク以上」かつ「商談フェーズが提案以降」の案件だけを抽出することができます。
検索条件の設定例：
- 案件規模：S, A（複数選択）
- 商談フェーズ：提案、見積提示、クロージング（複数選択）
- 決裁者確認：チェック済み
このような検索条件を保存しておけば、ワンクリックで重要案件の一覧を表示できます。
4. よくある失敗と回避方法
カスタム属性を導入する際、以下のような失敗がよく見られます：
失敗例1：属性を作りすぎる
最初から20個も30個も属性を作ってしまうと、入力が面倒になり、結局使われなくなります。まずは5個程度から始めて、本当に必要なものだけを追加していきましょう。
失敗例2：選択肢が多すぎる
単一リストの選択肢を20個以上作ってしまうケースがあります。選択に迷う上、メンテナンスも大変です。選択肢は7個以内に収めることをおすすめします。
失敗例3：命名規則が曖昧
「ステータス1」「ステータス2」のような曖昧な名前では、何を表しているか分かりません。「契約ステータス」「技術検証ステータス」のように、具体的で分かりやすい名前を付けましょう。
カスタム属性と他の管理方法との比較
プロジェクト管理において独自の項目を管理する方法は、カスタム属性以外にもいくつか存在します。それぞれのメリット・デメリットを比較してみましょう。
Excel管理との比較
多くの企業がExcelで独自の管理項目を作成していますが、カスタム属性には以下の優位性があります：
- リアルタイム性：Backlog上で直接更新されるため、常に最新情報を共有できる
- 検索性：複数条件での絞り込みが簡単にできる
- 履歴管理：変更履歴が自動的に記録される
- 権限管理：プロジェクトメンバーの権限に応じて編集可否を制御できる
課題の説明欄やコメントでの管理との比較
独自項目を課題の説明欄に記載する方法もありますが、カスタム属性なら：
- フォーマットが統一される
- 入力漏れを防げる（必須設定が可能）
- 一覧表示で比較しやすい
- 集計や分析が容易
特に、定期的なレポート作成が必要な場合は、カスタム属性を使った方が圧倒的に効率的です。実際、ある企業では月次レポート作成時間が3時間から30分に短縮されました。
まとめ：カスタム属性でプロジェクト管理を次のレベルへ
Backlogのカスタム属性機能を活用することで、標準機能では対応できない独自の管理ニーズに柔軟に対応できます。重要なのは、最初から完璧を目指すのではなく、本当に必要な項目から少しずつ追加していくことです。
カスタム属性の導入により、情報の一元化、検索性の向上、レポート作成の効率化など、多くのメリットを享受できます。まずは、現在Excel等で管理している項目の中から、最も頻繁に参照・更新するものを3〜5個選んで、カスタム属性として設定してみてください。
Backlogをまだ導入していない方は、30日間の無料トライアルでカスタム属性機能を含むすべての機能を試すことができます。また、Backlogの基本的な使い方や料金プランについては、Backlog完全ガイド記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
プロジェクト管理の効率化は、チーム全体の生産性向上に直結します。カスタム属性を活用して、あなたのチームに最適な管理体制を構築してみてはいかがでしょうか。