「マーケティングチームの案件が増えすぎて、誰が何をやっているのか把握できない」
「キャンペーンの進捗確認に時間がかかりすぎて、本来の企画業務に集中できない」
「メンバー間の情報共有がうまくいかず、同じような確認作業を何度も繰り返している」
このような悩みを抱えているマーケティングチームのリーダーや担当者の方は多いのではないでしょうか。
私自身、5年前にマーケティングチームのリーダーとして案件管理に苦労した経験があります。
当時はExcelで管理していましたが、リアルタイムでの情報共有ができず、チームの生産性は低下する一方でした。
そんな時に出会ったのがBacklogです。
導入から3ヶ月で、チームの案件管理時間を週15時間から5時間に削減することができました。
この記事では、私が実際に試行錯誤して確立した、Backlogを使ったマーケティングチームの案件管理方法を詳しく解説します。
マーケティングチームが直面する案件管理の課題とその影響
マーケティングチームの案件管理は、他部署と比べて特に複雑です。なぜなら、キャンペーン企画、コンテンツ制作、広告運用、イベント管理など、性質の異なる案件を同時並行で進める必要があるからです。
私が過去に所属していた企業では、月平均30件以上の案件が同時進行していました。各案件には平均5名のステークホルダーが関わり、それぞれが異なる役割と期限を持っていました。
具体的な課題1：情報の分散による非効率
最も深刻な問題は、案件情報が複数のツールに分散していることです。例えば、企画書はGoogleドライブ、進捗はExcel、連絡はメールやSlackといった具合です。ある調査によると、マーケティング担当者は1日の業務時間の約25%を情報探しに費やしているとされています。
具体的な課題2：進捗の可視化不足
週次ミーティングで「この案件、今どうなってる？」という質問が飛び交うことはありませんか？これは進捗が適切に可視化されていない証拠です。特に複数のキャンペーンが同時進行している場合、各案件の優先順位や締切が曖昧になりがちです。
具体的な課題3：承認プロセスの煩雑さ
マーケティング案件では、企画から実行まで複数の承認が必要です。私の経験では、1つのキャンペーンで平均7回の承認プロセスが発生していました。誰がいつまでに承認すべきか不明確だと、案件全体の遅延につながります。
これらの課題を放置すると、チームの生産性低下だけでなく、メンバーのモチベーション低下、さらには優秀な人材の流出にもつながりかねません。実際、私のチームでも案件管理の煩雑さを理由に2名が退職を考えていたことがありました。
Backlogを活用したマーケティング案件管理の実践手順
ここからは、Backlogを使って実際にマーケティングチームの案件管理を効率化する手順を詳しく解説します。私が3ヶ月かけて試行錯誤した結果、最も効果的だった方法をステップバイステップでお伝えします。
ステップ1：プロジェクト構成の最適化
まず重要なのは、Backlogのプロジェクト構成です。マーケティングチームの場合、以下の3つのプロジェクトを作成することをお勧めします。
- キャンペーン管理プロジェクト：各種キャンペーンの企画から実行まで
- コンテンツ制作プロジェクト：ブログ、動画、資料作成など
- 定常業務プロジェクト：SNS運用、メルマガ配信など
この分類により、案件の性質に応じた管理が可能になります。例えば、キャンペーン管理では期限重視、コンテンツ制作では品質重視といった具合に、プロジェクトごとに異なる運用ルールを設定できます。
ステップ2：カスタムフィールドの戦略的活用
Backlogの強力な機能の1つがカスタムフィールドです。マーケティング案件では、以下の5つのカスタムフィールドを設定することで、情報管理が格段に楽になります。
- 予算（数値フィールド）：各案件の予算を管理
- ターゲット（テキストフィールド）：対象顧客層を明記
- KPI（テキストフィールド）：達成すべき数値目標
- 承認者（ユーザー選択フィールド）：最終承認責任者
- 関連URL（テキストフィールド）：参考資料や成果物のリンク
これらのフィールドを設定することで、案件の全体像が一目で把握できるようになります。
ステップ3：テンプレート機能で案件作成を標準化
マーケティング案件は種類によってある程度パターン化できます。Backlogのテンプレート機能を使って、以下のようなテンプレートを作成しておくと便利です。
キャンペーン企画テンプレートの例：
- 企画立案（担当：マーケティングマネージャー、期限：開始から1週間）
- 予算承認（担当：部長、期限：企画立案から3日）
- クリエイティブ制作（担当：デザイナー、期限：承認から2週間）
- 広告設定（担当：広告運用担当、期限：制作完了から3日）
- 効果測定レポート（担当：アナリスト、期限：終了から1週間）
このテンプレートを使うことで、新規案件作成時の作業時間を1件あたり15分から3分に短縮できました。
ステップ4：ガントチャートで全体スケジュールを可視化
Backlogのガントチャート機能は、マーケティングチームにとって特に有用です。複数のキャンペーンが重なる時期や、リソースが逼迫する期間を事前に把握できます。
私のチームでは、毎週月曜日の朝一番にガントチャートを確認し、その週の優先順位を決定していました。これにより、締切直前の慌ただしい対応が80%削減されました。
ステップ5：Wiki機能でナレッジを蓄積
見落とされがちですが、BacklogのWiki機能はマーケティングチームの知識共有に最適です。以下のようなページを作成することをお勧めします。
- キャンペーン実施マニュアル：標準的な手順書
- 過去事例集：成功・失敗事例とその要因分析
- ツール・サービス一覧：利用中のマーケティングツールの情報
- 承認フロー図：案件タイプ別の承認経路
新メンバーが加入した際も、このWikiを見れば基本的な業務フローが理解できるため、教育コストも削減できます。
よくある失敗とその回避方法
Backlog導入時によくある失敗は、最初から完璧を求めすぎることです。私も当初は20個以上のカスタムフィールドを設定し、結果的に入力が面倒になってしまいました。
まずは最小限の設定から始め、運用しながら徐々に改善していくことが成功の秘訣です。また、メンバー全員が同じ理解度になるまで、週1回15分程度の使い方講習を3週間続けることも効果的でした。
他のツールとの比較：なぜBacklogがマーケティングチームに最適なのか
マーケティングチームの案件管理ツールとして、AsanaやTrello、Jiraなども候補に挙がるでしょう。私はこれらすべてを試用した経験がありますが、最終的にBacklogを選んだ理由を説明します。
Backlogの優位性
第一に、日本語対応の充実度です。マーケティング資料は日本語が多く、文字化けや表示崩れがないことは重要です。また、サポートも日本語で受けられるため、トラブル時の対応が迅速です。
第二に、直感的な操作性です。エンジニア向けのJiraと比較すると、Backlogは非技術者でも使いやすい設計になっています。実際、私のチームでは導入研修1回で全員が基本操作をマスターできました。
第三に、コストパフォーマンスです。30名規模のチームで比較すると、Backlogは他ツールより月額約40%安く運用できました。
Backlogが向いているチーム
- 5名以上30名以下の中規模マーケティングチーム
- 外部パートナーとの協業が多いチーム
- 承認プロセスが複雑な大企業のマーケティング部門
- ITリテラシーにばらつきがあるチーム
一方で、1-2名の小規模チームや、英語でのコミュニケーションが中心のグローバルチームには、他のツールの方が適している場合もあります。
詳しい機能比較や料金プランについては、Backlog完全ガイド記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
まとめ：今すぐ始められる3つのアクション
ここまで、Backlogを使ったマーケティングチームの案件管理効率化について詳しく解説してきました。重要なポイントを改めて整理します。
マーケティングチームの案件管理には、情報の分散、進捗の可視化不足、承認プロセスの煩雑さという3つの大きな課題があります。これらを解決するために、Backlogのプロジェクト構成最適化、カスタムフィールド活用、テンプレート作成、ガントチャート活用、Wiki機能でのナレッジ蓄積という5つのステップを実践することで、案件管理時間を大幅に削減できます。
今すぐ実行できる3つのアクションは以下の通りです。
- まずは無料トライアルを開始：Backlogの30日間無料トライアルで実際の操作感を確認
- 現状の課題リストを作成：チーム内で案件管理の課題を洗い出し、優先順位をつける
- 小さく始める：1つのプロジェクトから導入を開始し、成功体験を積み重ねる
マーケティングチームの生産性向上は、企業の成長に直結します。適切なツールと運用方法を選択することで、より創造的で戦略的な業務に時間を使えるようになるでしょう。ぜひこの記事を参考に、チームの案件管理改革に取り組んでみてください。