新入社員が入社してきたとき、「何から教えればいいのか」「重要な手続きを忘れていないか」と不安になったことはありませんか。
特に複数の新入社員を同時に受け入れる時期は、タスクの抜け漏れが発生しやすく、結果として新入社員の不安や生産性の低下につながってしまいます。
この記事では、Backlogのタスクリスト機能を活用して、新入社員のオンボーディングを効率化する具体的な方法をご紹介します。
実際に50名規模の企業で導入し、オンボーディング期間を30%短縮できた実例をもとに、すぐに使えるテンプレートと運用のコツをお伝えします。
新入社員オンボーディングの課題と現実
多くの企業では、新入社員の受け入れ準備が属人化しており、担当者が変わるたびに質が変動してしまいます。実際、リクルートワークス研究所の調査によると、新入社員の約60%が「入社後の手続きや研修の流れが分かりにくかった」と回答しています。
典型的な課題として、以下のような問題が挙げられます。
- 必要な手続きのチェックリストが口頭伝承になっている
- 複数部署にまたがるタスクの進捗が見えない
- 新入社員自身が「次に何をすればいいか」分からない
- 過去の改善点が次回に活かされない
これらの課題は、単なる効率の問題だけでなく、新入社員の定着率にも大きく影響します。入社初期の体験が悪いと、早期離職のリスクが2.5倍に上昇するという調査結果もあります。
さらに、リモートワークが普及した現在では、対面でのフォローが難しくなり、オンボーディングの標準化と可視化がより重要になっています。新入社員が「放置されている」と感じないよう、計画的なサポート体制が不可欠です。
Backlogタスクリストで実現する効率的なオンボーディング
Backlogのタスクリスト機能を活用することで、オンボーディングプロセスを標準化し、関係者全員で進捗を共有できます。以下、具体的な活用方法を解説します。
1. オンボーディング専用プロジェクトの作成
まず、「新入社員オンボーディング」という専用プロジェクトを作成します。このプロジェクトには、人事部、情報システム部、配属部署のメンバーを招待し、全員が進捗を確認できるようにします。
プロジェクトの設定では、以下の点に注意してください。
- プロジェクトキーは「ONBOARD」など分かりやすいものに設定
- カテゴリーを「入社前」「初日」「1週目」「1ヶ月目」で分類
- マイルストーンで各フェーズの期限を明確化
2. タスクリストテンプレートの構築
次に、標準的なオンボーディングタスクをリスト化します。実際に使用して効果のあったテンプレートの一部をご紹介します。
入社前タスク（担当：人事部）
- 雇用契約書の準備と送付
- 社員番号の発行
- メールアドレスの作成依頼
- 座席・PC・電話の手配
- 社内システムのアカウント作成
- 名刺の発注
- 初日のスケジュール共有
初日タスク（担当：人事部・配属部署）
- 受付での入館手続き
- 社員証の発行
- 就業規則の説明
- PCセットアップサポート
- チームメンバーへの紹介
- ランチ同行者の調整
各タスクには、詳細な手順書へのリンクや必要書類のテンプレートを添付ファイルとして追加します。これにより、担当者が変わっても同じ品質でタスクを実行できます。
3. 新入社員向けセルフチェックリストの活用
新入社員自身が確認すべきタスクも別途作成し、本人をアサインします。これにより、受け身ではなく主体的にオンボーディングに参加してもらえます。
新入社員セルフチェックリスト例
- 社内Wi-Fiへの接続確認
- メールの署名設定
- 社内チャットツールのプロフィール設定
- 必須研修の受講スケジュール確認
- 緊急連絡先の登録
4. 進捗の可視化と改善サイクル
Backlogの「ガントチャート」機能を使えば、複数の新入社員のオンボーディング進捗を一覧で確認できます。遅延しているタスクは赤く表示されるため、フォローが必要な項目がすぐに分かります。
また、各オンボーディング完了後には、「振り返り課題」を作成し、改善点を記録します。この積み重ねにより、テンプレートが継続的に改善されていきます。
実際の運用では、毎週月曜日に15分間の進捗確認ミーティングを設定し、関係者でタスクの状況を共有することが効果的でした。
他のツールとの比較とBacklogの優位性
オンボーディング管理には、ExcelやGoogleスプレッドシートを使う企業も多いですが、Backlogには以下の優位性があります。
- 更新履歴の自動記録：誰がいつタスクを完了したか明確
- コメント機能：タスクごとに質問や補足情報を追加可能
- 通知機能：期限前にリマインダーが自動送信
- モバイル対応：外出先でも進捗確認が可能
一方で、Backlogのデメリットとしては、プロジェクト管理に特化しているため、人事評価システムなどとの連携は別途検討が必要です。ただし、API連携により多くのツールと接続可能なので、必要に応じてカスタマイズできます。
小規模企業（50名以下）であれば、Backlogのスタンダードプランで十分対応可能です。費用対効果を考えると、Excel管理による属人化リスクを回避できる価値は大きいでしょう。
まとめ：今すぐ始められるオンボーディング改革
Backlogのタスクリスト機能を活用したオンボーディングは、新入社員の満足度向上と業務効率化を同時に実現できる方法です。重要なポイントは以下の3つです。
- 専用プロジェクトでタスクを一元管理する
- テンプレート化により品質を標準化する
- 振り返りによる継続的な改善を行う
まずは、次の新入社員受け入れ時に、簡単なタスクリストから始めてみてください。Backlogは30日間無料でお試しできるので、実際の使い勝手を確認してから本格導入を検討できます。
さらに詳しいBacklogの機能や活用事例については、Backlog完全ガイド記事で網羅的に解説していますので、ぜひ参考にしてください。オンボーディングの効率化は、企業の成長と新入社員の活躍を支える重要な投資です。この機会に、ぜひ取り組んでみてはいかがでしょうか。