「プロジェクトの全体像が見えない」「タスクの抜け漏れが多い」「進捗管理がうまくいかない」
こんな悩みを抱えていませんか？
私は10年以上プロジェクトマネージャーとして様々な規模のプロジェクトを担当してきましたが、成功するプロジェクトには必ず共通点がありました。
それは、しっかりとしたWBS（Work Breakdown Structure：作業分解構造）が作成されていることです。
この記事では、私の実体験を基に、Backlogを使った効果的なWBSの作り方を具体例とともに解説します。
読み終わる頃には、あなたもプロジェクトの見通しが立ち、チームメンバーとの連携もスムーズになる実践的なWBSが作れるようになるでしょう。
なぜWBSが必要なのか？プロジェクト失敗の8割は計画段階で決まる
プロジェクトマネジメント協会（PMI）の調査によると、プロジェクト失敗の約80%は計画段階の問題に起因しています。私が経験した失敗プロジェクトも、振り返ってみるとWBSが不十分だったケースがほとんどでした。
WBSがないプロジェクトで起こる典型的な問題
ある新システム開発プロジェクトで、WBSを作らずに進めた結果、以下のような問題が発生しました：
- データ移行作業を完全に見落とし、リリース直前に発覚（工数：約200時間の追加）
- ユーザーマニュアル作成の工数を考慮せず、納期を2週間遅延
- テスト環境の構築時期が遅れ、開発チームが1週間待機状態に
- 各メンバーのタスク分担が曖昧で、重複作業が多発
このプロジェクトは最終的に予算を30%オーバーし、納期も1ヶ月遅れました。もしWBSをしっかり作成していれば、これらの問題の大半は防げたはずです。
WBSがもたらす5つのメリット
一方、WBSを適切に作成したプロジェクトでは、以下のような効果を実感しています：
- スコープの明確化：プロジェクトで「やること」と「やらないこと」が明確になり、スコープクリープ（範囲の無秩序な拡大）を防げる
- 正確な工数見積もり：細分化されたタスクごとに工数を積み上げることで、精度の高い見積もりが可能
- リスクの早期発見：作業を分解する過程で、潜在的なリスクや依存関係が見えてくる
- チーム連携の向上：誰が何をいつまでにやるかが明確になり、コミュニケーションコストが削減
- 進捗管理の容易さ：細かいタスク単位で進捗を追えるため、遅延の兆候を早期にキャッチできる
特にBacklogを使うことで、これらのメリットをより効果的に活用できます。BacklogのWBS機能は、視覚的にも分かりやすく、チーム全体で共有しやすいのが大きな利点です。
BacklogでWBSを作成する実践的な5ステップ
ここからは、実際にBacklogを使ってWBSを作成する手順を、具体例を交えながら解説します。例として「ECサイトのリニューアルプロジェクト」を題材に進めていきます。
ステップ1：プロジェクトの最終成果物を定義する
まず、プロジェクトで何を作るのか、最終的なゴールを明確にします。ECサイトリニューアルの場合：
- リニューアルされたECサイト（本番環境で稼働）
- 運用マニュアル一式
- 保守・運用体制
Backlogでは、これをプロジェクトのトップレベルの課題として登録します。課題タイプは「タスク」を選択し、件名に「ECサイトリニューアル完了」と入力します。
ステップ2：主要な成果物に分解する（第1階層）
次に、最終成果物を構成する主要な要素に分解します：
- 要件定義
- デザイン
- フロントエンド開発
- バックエンド開発
- インフラ構築
- テスト
- リリース
- ドキュメント作成
Backlogでは、これらを親課題の子課題として登録します。課題を作成する際は、「親課題」フィールドに先ほど作成した「ECサイトリニューアル完了」を指定します。
ステップ3：作業レベルまで細分化する（第2階層以降）
各成果物をさらに具体的な作業レベルまで分解します。例えば「デザイン」の場合：
- デザイン
- 現行サイト分析（3日）
- 競合サイト調査（2日）
- ワイヤーフレーム作成
- トップページ（1日）
- 商品一覧ページ（1日）
- 商品詳細ページ（1日）
- カート・決済ページ（2日）
- デザインカンプ作成
- PCデザイン（5日）
- スマホデザイン（3日）
- デザインレビュー・修正（3日）
Backlogでは階層構造を維持しながら課題を作成できます。子課題をさらに分解する場合は、その課題を親課題として新たな子課題を作成します。
ステップ4：タスクの依存関係と担当者を設定する
WBSを作成したら、各タスクの依存関係と担当者を明確にします。Backlogの機能を活用して：
- 先行課題の設定：例えば「デザインカンプ作成」は「ワイヤーフレーム作成」の完了が前提となるため、関連課題として設定
- 担当者の割り当て：各課題に適切な担当者を設定。複数人で作業する場合は、メイン担当者を明確に
- 期限の設定：依存関係を考慮して、現実的な期限を設定
- カテゴリーの活用：「デザイン」「開発」「テスト」などのカテゴリーを設定して、フィルタリングしやすくする
ステップ5：ガントチャートで全体像を確認する
BacklogのガントチャートビューでWBS全体を俯瞰します。ここで確認すべきポイント：
- クリティカルパス（遅延するとプロジェクト全体に影響する作業の連鎖）が見えているか
- リソースの過不足がないか（特定の時期に作業が集中していないか）
- バッファ（予備時間）が適切に設定されているか
私の経験では、全体工数の15-20%程度のバッファを確保しておくと、予期せぬ問題にも対応しやすくなります。
WBS作成でよくある5つの失敗と回避方法
10年以上のプロジェクトマネジメント経験から、WBS作成でよく見かける失敗パターンとその回避方法を紹介します。
失敗1：粒度がバラバラ
問題：「デザイン作成」（20日）と「アイコン作成」（1時間）が同じ階層に存在するなど、タスクの粒度が統一されていない。
回避方法：8/80ルールを適用する。各タスクは8時間以上80時間以下になるよう分解します。これより小さいと管理コストが高く、大きいと進捗が見えにくくなります。
失敗2：動詞で始まらないタスク名
問題：「ユーザーマニュアル」「テスト」など、名詞だけのタスク名では何をすべきか不明確。
回避方法：必ず動詞で始める。「ユーザーマニュアルを作成する」「結合テストを実施する」など、具体的なアクションが分かる名前にします。
失敗3：プロジェクト管理タスクの欠如
問題：実作業だけをWBSに含め、進捗会議、レビュー、リスク管理などの管理タスクを忘れがち。
回避方法：プロジェクト管理用のカテゴリを作成し、以下のタスクを必ず含める：
- 週次進捗会議（毎週2時間）
- ステークホルダーへの報告（隔週1時間）
- リスク評価と対策検討（月1回2時間）
失敗4：100%ルールの違反
問題：WBSに含まれる作業の合計が、プロジェクトスコープの100%に満たない（または超える）。
回避方法：各階層で「その他」や「予備作業」といった曖昧なタスクを作らず、具体的に分解する。チェックリストを使って漏れがないか確認します。
失敗5：早すぎる担当者アサイン
問題：WBS作成段階で全タスクに担当者を割り当て、後で調整が困難に。
回避方法：WBS作成時は役割（デザイナー、エンジニアなど）のみ定義し、具体的な担当者は計画が固まってから割り当てます。
他のツールとの比較：なぜBacklogがWBS作成に適しているのか
WBS作成ツールは数多くありますが、私がBacklogを推奨する理由を他のツールと比較しながら説明します。
Excel vs Backlog
Excelの利点：
- 使い慣れている人が多い
- 自由度が高い
- オフラインでも作業可能
Backlogの利点：
- リアルタイムでチーム共有が可能
- 変更履歴が自動で記録される
- ガントチャートが自動生成される
- 課題管理と連動している
5人以上のチームプロジェクトでは、Backlogの共有性と履歴管理機能が圧倒的に有利です。
Microsoft Project vs Backlog
Microsoft Projectの利点：
- 高度なスケジュール計算機能
- リソース平準化機能
- 詳細なレポート機能
Backlogの利点：
- 学習コストが低い（1日で基本操作を習得可能）
- 価格が手頃（スタータープランは月額2,640円から）
- 課題管理、Wiki、Git連携など開発に必要な機能が統合
中小規模のプロジェクトや、アジャイル的な進め方をする場合は、Backlogの方が使いやすいでしょう。
まとめ：今すぐBacklogでWBSを作成してプロジェクトを成功に導こう
WBSはプロジェクト成功の土台となる重要なツールです。特にBacklogを使うことで：
- 視覚的に分かりやすいWBSが簡単に作成できる
- チーム全体でリアルタイムに共有・更新できる
- 課題管理と連動して進捗管理が効率化される
まずは小規模なプロジェクトから始めてみましょう。Backlogは30日間の無料トライアルがあるので、実際に触ってみることをお勧めします。
WBS作成のスキルは、一度身につければどんなプロジェクトでも活用できる汎用的な能力です。この記事で紹介した方法を参考に、ぜひ実践してみてください。
さらに詳しいBacklogの機能や活用方法については、Backlog完全ガイド記事で網羅的に解説していますので、併せてご覧ください。