「インボイス制度が始まったけど、請求書のどこを変えればいいの？」
「適格請求書って、Excelでどうやって作ればいいんだろう…」
「記載項目が増えて、書き方が合っているか毎回不安…」
2023年10月から本格的に始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）。
多くの個人事業主や法人担当者の方が、請求書のフォーマットや書き方の変更に戸惑っているのではないでしょうか。
もし記載に不備があれば、取引先に迷惑をかけ、自社の信頼を損なうことにもなりかねません。
この記事では、インボイス制度に対応した請求書（適格請求書）の正しい書き方を、図解を交えながら分かりやすく解説します。
この記事を読めば、もう請求書の書き方で迷うことはありません。
さらに、手書きやExcelでの作成よりも簡単・確実な方法もご紹介します。
インボイス制度（適格請求書）とは？従来の請求書との違い【簡単おさらい】
すでにご存知の方も多いと思いますが、簡単におさらいです。
インボイス制度とは、売り手が買い手に対して、正確な消費税率や消費税額を伝えるための新しい仕組みです。買い手側は、原則として「適格請求書（インボイス）」を受け取って保存しなければ、消費税の仕入税額控除（支払った消費税分を、納める消費税から差し引くこと）が受けられなくなります。
つまり、あなたが発行する請求書がインボイス制度の要件を満たしていないと、取引先が税金の計算上、損をしてしまう可能性があるのです。だからこそ、正確なフォーマットでの請求書発行が非常に重要になります。
従来の請求書（区分記載請求書）からの主な変更点は以下の通りです。
- 「登録番号」の記載が必須になった
- 「適用税率」の記載が必須になった
- 「税率ごとに区分した消費税額等」の記載が必須になった
インボイス制度対応請求書の必須記載項目と書き方
それでは、適格請求書に記載すべき必須項目を、具体的な書き方のポイントと共に見ていきましょう。（適格請求書発行事業者として登録している課税事業者の方向けの説明です。）
- 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
あなたの屋号（または氏名・会社名）に加え、税務署から通知された「T」から始まる13桁の登録番号を必ず記載します。この番号が、あなたが適格請求書発行事業者であることの証明になります。 - 取引年月日
商品を販売したり、サービスを提供したりした日付を記載します。請求書の発行日とは異なる場合が多いので注意しましょう。 - 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
「Webサイト制作費」「コンサルティング料」など、具体的な取引内容を記載します。もし軽減税率（8%）対象の商品（例: テイクアウトの飲食料品など）が含まれる場合は、その品目の横に「※」などの記号をつけ、軽減税率対象であることが分かるようにします。 - 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）および適用税率
請求金額全体を、10%対象の合計金額と8%対象の合計金額に分けて記載し、それぞれの適用税率（10%または8%）を明記します。 - 税率ごとに区分した消費税額等
上記で分けた合計金額に対する消費税額も、10%対象の消費税額と8%対象の消費税額をそれぞれ分けて記載します。ここがインボイス制度の最も重要なポイントの一つです。 - 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称（宛名）
取引先の正式名称を正確に記載します。「（株）」と略さず、「株式会社」と書きましょう。
これらの項目に加え、従来通り「請求書番号」「振込先情報」「支払期限」なども記載するのが一般的です。
インボイス制度対応の請求書フォーマットはどこで手に入れる？
この複雑な要件を満たす請求書フォーマットを用意するには、主に3つの方法があります。
- 方法1: ExcelやWordで自作する
- メリット: 自由にレイアウトを組める。
デメリット: 非常に手間がかかる。税率ごとの自動計算など、複雑な関数を組む必要があり、計算ミスのリスクが高い。法改正があった場合に自力で対応しなければならない。 - 方法2: 無料テンプレートをダウンロードする
- メリット: 手軽にフォーマットを入手できる。
デメリット: 計算は手動。入力ミスや記載漏れのリスクは残る。作成した請求書の管理がファイルごとになり煩雑。 - 方法3: クラウド請求書作成ソフトを利用する
- メリット: フォーマットが標準で用意されており、入力するだけで要件を満たした請求書が自動作成される。計算ミスもなく、法改正にも自動で対応してくれる。管理も非常に楽。
手書きやExcelはもう古い？インボイス対応で「ソフト」を使うべき理由【独自視点】
ここまで読んで、「思ったより複雑だな…」「税率ごとの計算を手作業でやるのは怖いな」と感じた方も多いのではないでしょうか。その感覚は、正しいです。
インボイス制度下では、少しの計算ミスや記載漏れが、取引先の経理処理に大きな影響を与え、あなたの信用問題に直結しかねません。「法改正のたびに自分でテンプレートを作り直し、複雑な税率計算の関数が本当に正しいのかという不安を、あなたは抱え続けられますか？」
ご安心ください。これらの複雑なルールをすべて自動で処理してくれる、便利な「クラウド請求書作成ソフト」という解決策があります。
数あるソフトの中でも、特に「ITは苦手だけど、インボイス対応はきっちりしたい」という個人事業主や中小企業の方におすすめなのが、弥生が提供する「Misoca（ミソカ）」です。Misocaは、驚くほどシンプルな操作で、誰でも簡単にインボイス制度に対応した請求書を作成できます。
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インボイス制度に関するよくある質問（FAQ）
- Q1: 私は免税事業者ですが、請求書はどうすればいいですか？
- A1: 免税事業者の方は、適格請求書を発行できません。従来の請求書と同様の形式で発行することになりますが、取引先によっては課税事業者への登録（インボイス登録）を求められる場合があります。取引先とよく相談することが重要です。
- Q2: 発行した請求書の控えはどうやって保存すればいいですか？
- A2: 発行した適格請求書の控えは、7年間の保存が義務付けられています。紙で保存するほか、電子データで保存することも可能です。クラウド請求書作成ソフトなら、発行したデータが自動でクラウド上に保存されるため、保管の手間や紛失のリスクがなく安心です。
- Q3: 値引きや返品があった場合はどうすればいいですか？
- A3: 売上の値引きや返品があった場合は、「適格返還請求書（返還インボイス）」を発行する必要があります。これも記載要件が定められており、クラウド請求書作成ソフトの多くは、この返還インボイスの作成にも対応しています。
まとめ: インボイス制度の不安は、便利なツールで賢く解消しよう！
インボイス制度に対応した請求書の書き方を正しく理解することは、事業者としての必須知識です。しかし、その知識を元に、毎回手作業でミスなく請求書を作成するのは、非常にリスクが高く、非効率的と言わざるを得ません。
クラウド請求書作成ソフト「Misoca」を活用すれば、あなたはインボイス制度の複雑さや、請求書作成の煩わしさから解放されます。そして、本来集中すべきあなたのビジネスそのものに、より多くの時間とエネルギーを注ぐことができるようになるでしょう。
もう、請求書の書き方で悩むのは終わりにしませんか？