確定申告の時期になると、多くの個人事業主やフリーランスの方が「これって経費にできるの？」と悩むのではないでしょうか。
経費として計上できるものを見逃してしまうと、本来払わなくてもよい税金を支払うことになり、大きな損失につながります。
一方で、経費にできないものを計上してしまうと、税務調査で指摘を受けるリスクもあります。
この記事では、確定申告で経費にできるものを業種別・項目別に詳しく解説し、注意すべきポイントもお伝えします。
経費として認められる基本的な考え方
経費として認められるためには、以下の条件を満たす必要があります。
1. 事業に直接関係がある支出であること
売上を上げるために必要な支出、事業運営に欠かせない支出が該当します。プライベートな支出は経費になりません。
2. 支出の証拠（領収書・レシート）があること
税務調査に備えて、領収書やレシートは必ず保管しておきましょう。電子データでの保存も認められています。
3. 社会通念上妥当な金額であること
同業他社と比較して著しく高額な支出は、経費として認められない可能性があります。
確定申告で経費にできるもの一覧【項目別】
1. 仕入高・売上原価
- 商品の仕入れ代金
- 原材料費
- 外注工賃
2. 給料賃金・外注費
- 従業員への給与
- アルバイト・パートへの賃金
- 外部業者への業務委託費
3. 地代家賃
- 事務所・店舗の家賃
- 駐車場代
- 倉庫の賃借料
自宅を事務所として使用している場合は、事業で使用している面積の割合に応じて家賃の一部を経費計上できます（家事按分）。
4. 水道光熱費
- 電気代
- ガス代
- 水道代
こちらも自宅兼事務所の場合は、使用割合に応じて按分計算が必要です。
5. 通信費
- インターネット回線料金
- 携帯電話料金
- 固定電話料金
- 切手代・郵送料
6. 広告宣伝費
- Web広告費（Google広告、Facebook広告など）
- チラシ・パンフレット制作費
- 看板設置費用
- 展示会出展費用
7. 接待交際費
- 取引先との会食費
- お中元・お歳暮
- 慶弔費
ただし、個人事業主の場合は上限がないものの、法人の場合は資本金額により損金算入限度額が設定されています。
8. 旅費交通費
- 電車・バス代
- タクシー代
- 飛行機代
- 宿泊費（出張時）
- ガソリン代・高速道路料金
9. 消耗品費
- 文房具
- プリンターのインク
- 10万円未満のパソコン周辺機器
- 事務用品全般
10. 減価償却費
- 10万円以上のパソコン
- 車両
- 機械設備
- 建物（事業用）
高額な資産は、法定耐用年数に応じて数年にわたって経費計上します。
11. 修繕費
- 事務所の修理費用
- パソコンの修理代
- 車両の修理費
12. 保険料
- 火災保険料（事業用物件）
- 自動車保険料（事業用車両）
- 賠償責任保険料
13. 租税公課
- 事業税
- 固定資産税（事業用資産）
- 自動車税（事業用車両）
- 印紙税
所得税や住民税は経費になりません。
14. 新聞図書費
- 業界紙・専門誌の購読料
- 仕事に必要な書籍代
- 有料メルマガ・オンラインサロン会費
15. 研修費・セミナー参加費
- スキルアップのための講座受講料
- 資格取得費用
- 業界セミナー参加費
業種別の経費例
IT・Web系フリーランス
- サーバー・ドメイン費用
- 開発ツール・ソフトウェアライセンス料
- 技術書籍・オンライン学習サービス
- コワーキングスペース利用料
飲食店経営者
- 食材費
- 調理器具・食器類
- ユニフォーム代
- 衛生管理費用
美容師・エステティシャン
- 施術用材料費
- 美容器具・機器
- タオル・リネン類
- 技術講習会費用
経費計上時の注意点
1. プライベート利用との線引きを明確に
事業用とプライベート用が混在する支出は、使用割合に応じて按分計算が必要です。客観的に説明できる根拠を用意しておきましょう。
2. 領収書の保管は7年間
税務調査に備えて、領収書やレシートは7年間保管する義務があります。紛失しないよう、月別・項目別に整理して保管しましょう。
3. 高額な接待交際費は要注意
接待交際費が売上に対して異常に高い場合、税務署から指摘を受ける可能性があります。業界水準を把握しておくことが大切です。
4. 架空経費は絶対にNG
実際に支出していない経費を計上することは脱税行為にあたります。重加算税など厳しいペナルティが課される可能性があります。
効率的な経費管理のコツ
経費を適切に管理することは、確定申告をスムーズに行うだけでなく、事業の収支状況を把握する上でも重要です。しかし、日々の業務に追われて経費管理が後回しになってしまう方も多いのではないでしょうか。
そこでおすすめなのが、クラウド型の会計ソフトを活用することです。特にマネーフォワード クラウド会計は、銀行口座やクレジットカードと連携して自動で経費を取り込めるため、入力の手間を大幅に削減できます。
領収書をスマートフォンで撮影するだけで自動的にデータ化される機能もあり、紙の領収書の管理に悩まされることもありません。また、確定申告書類も自動で作成できるため、税理士に依頼する費用も節約できる可能性があります。
経費管理を効率化する3つのポイント
1. こまめな記録を習慣化する
経費が発生したらすぐに記録する習慣をつけましょう。後でまとめて処理しようとすると、領収書を紛失したり、何の支出だったか忘れてしまうリスクがあります。
2. 事業用口座・クレジットカードを分ける
プライベート用と事業用の口座・クレジットカードを分けることで、経費の管理が格段に楽になります。
3. デジタルツールを活用する
スマートフォンアプリやクラウドサービスを活用することで、いつでもどこでも経費入力ができます。移動時間などの隙間時間を有効活用できます。
よくある質問（FAQ）
Q1. 自宅の家賃はどこまで経費にできますか？
A. 自宅の一部を事務所として使用している場合、使用面積の割合や使用時間の割合に応じて按分計算します。例えば、3LDKのうち1室を完全に事務所として使用している場合は、家賃の3分の1程度を経費計上できます。
Q2. スーツ代は経費になりますか？
A. 一般的なビジネススーツは「どこでも着用できる」という理由から経費として認められません。ただし、作業着や制服など、明らかに仕事でしか着用しないものは経費計上可能です。
Q3. カフェでの作業時の飲食代は経費になりますか？
A. 打ち合わせや商談での飲食代は会議費として経費計上できますが、一人で作業する際の飲食代は原則として経費になりません。ただし、取材や調査目的での飲食は経費として認められる場合があります。
Q4. 経費の領収書をなくしてしまった場合はどうすればいいですか？
A. 出金伝票を作成し、日付・金額・支払先・内容を記録しておきましょう。ただし、高額な支出や頻繁に領収書がない場合は、税務調査で問題になる可能性があるため注意が必要です。
まとめ：正しい経費管理で節税と事業成長を実現しよう
確定申告で経費を適切に計上することは、節税だけでなく、事業の健全性を保つ上でも重要です。この記事で紹介した経費項目を参考に、漏れなく、かつ適正に経費計上を行いましょう。
経費管理は面倒に感じるかもしれませんが、適切なツールを使えば驚くほど簡単になります。特に確定申告が初めての方や、経理作業に時間を取られたくない方は、クラウド会計ソフトの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
正しい経費管理は、あなたの事業を成長させる第一歩です。この記事を参考に、効率的で正確な経費管理を始めてみましょう。