「毎月の請求書作成や経費精算に追われて、本来の業務に集中できない…」
「会計ソフトへのデータ入力作業が多すぎて、残業が当たり前になっている…」
「freeeやMoney Forwardを使っているけど、もっと効率化できないかな…」
こんな悩みを抱えている経理担当者や個人事業主の方は多いのではないでしょうか。
この記事では、ノーコード自動化ツール「Make」を使って、freeeやMoney Forwardと連携させることで、経理業務を劇的に効率化する方法をご紹介します。
実際に私が試して効果を実感した自動化のアイデアから、具体的な設定方法まで、すぐに実践できる内容をまとめました。
この記事を読めば、毎月の定型業務から解放され、より価値の高い業務に時間を使えるようになります。
経理業務の自動化が必要な理由と現状の課題
経理業務は企業運営において欠かせない重要な仕事ですが、その多くが定型的で繰り返しの作業です。国内企業の経理部門における業務時間の内訳を見ると、約60％が入力作業や転記作業などのルーチンワークに費やされているという調査結果があります。
特に中小企業や個人事業主の場合、経理専任者を置くことが難しく、他の業務と兼任することが多いため、効率化のニーズはさらに高まっています。私自身も個人事業主として活動する中で、月末になると請求書作成や経費精算に追われ、本業に支障をきたすことがありました。
freeeやMoney Forwardを使っても残る手作業
クラウド会計ソフトのfreeeやMoney Forwardは、従来の会計ソフトと比べて格段に使いやすくなりました。銀行口座やクレジットカードとの自動連携により、仕訳作業は大幅に効率化されています。
しかし、それでも以下のような作業は手動で行う必要があります：
- 請求書のPDF化とメール送信
- 経費精算データの集計と承認フローの管理
- 売上データの月次レポート作成
- 取引先ごとの売掛金管理表の更新
- 複数の販売チャネルからの売上データの統合
これらの作業は、毎月決まったタイミングで発生し、手順も決まっているにも関わらず、人の手で行わなければならないのが現状です。ここにMakeを活用する余地があります。
自動化による具体的なメリット
経理業務を自動化することで得られるメリットは、単なる時間短縮だけではありません。私が実際に体験した効果として、以下のようなものがあります：
1. ヒューマンエラーの削減
手動での転記作業では、どうしても入力ミスが発生します。特に月末の忙しい時期には、疲労からミスが増える傾向にあります。自動化により、これらのミスをゼロに近づけることができました。
2. リアルタイムでの経営状況把握
自動化により、売上や経費のデータが常に最新の状態に保たれるため、経営判断に必要な情報をタイムリーに得られるようになりました。
3. 精神的な負担の軽減
「月末になったら請求書を作らなければ…」という心理的プレッシャーから解放されることで、本業に集中できるようになりました。
Makeを使った経理業務自動化の実践アイデア
それでは、具体的にMakeを使ってどのような自動化ができるのか、実際に私が構築したシナリオを例に解説していきます。Makeの基本的な使い方については、Make完全ガイド記事で詳しく解説していますので、初めての方はそちらも参考にしてください。
1. 請求書の自動作成・送信システム
最初に取り組んだのは、毎月の請求書作成の自動化です。以下のような流れで自動化を実現しました：
シナリオの概要：
- Googleスプレッドシートに請求データを入力
- Makeが毎月25日に自動でデータを読み取り
- freee APIを使って請求書を作成
- PDFに変換してGoogleドライブに保存
- Gmailで取引先に自動送信
具体的な設定手順：
まず、Googleスプレッドシートに請求データを管理するシートを作成します。列には「取引先名」「請求金額」「品目」「メールアドレス」などを設定します。
次に、Makeで新しいシナリオを作成し、以下のモジュールを接続します：
- Google Sheets – Search Rows： 当月の請求データを取得
- freee – Create Invoice： 請求書を作成（freeeのAPI連携が必要）
- freee – Get Invoice PDF： 作成した請求書をPDF形式で取得
- Google Drive – Upload a File： PDFをドライブに保存
- Gmail – Send an Email： 請求書を添付してメール送信
このシナリオを構築することで、従来2〜3時間かかっていた請求書作成業務が、完全に自動化されました。
2. 経費精算の自動集計システム
次に取り組んだのは、社員やチームメンバーからの経費精算の自動化です。
シナリオの概要：
- Googleフォームで経費申請を受付
- 領収書画像をOCRで読み取り
- 承認者にSlackで通知
- 承認後、Money Forward クラウド経費に自動登録
- 月末に集計レポートを自動作成
このシステムの特徴は、領収書の画像をアップロードするだけで、金額や日付を自動で読み取り、経費データとして登録できる点です。OCR機能はMakeの「Document AI」モジュールを使用しています。
3. 売上データの自動統合レポート
複数の販売チャネル（ECサイト、実店舗、BtoB取引など）からの売上データを自動で統合し、経営分析用のレポートを作成するシナリオも構築しました。
データソースの例：
- Shopifyの売上データ
- Squareの決済データ
- freeeの請求書データ
これらのデータをMakeで定期的に取得し、Googleスプレッドシートに統合します。さらに、Google Apps Scriptと連携して、グラフや分析結果を含むレポートを自動生成し、経営陣にメール送信する仕組みを作りました。
4. 入金確認と売掛金管理の自動化
売掛金の管理は、キャッシュフロー管理において非常に重要ですが、手作業では漏れが発生しやすい業務です。
自動化の流れ：
- 銀行APIから入金データを取得（freee経由）
- 請求書データと自動照合
- 入金確認できたものは自動消込
- 未入金の請求書はリスト化
- 支払期限が近いものはSlackで通知
この仕組みにより、売掛金の回収漏れがなくなり、キャッシュフローの改善にもつながりました。
設定時の注意点とトラブルシューティング
これらの自動化を構築する際に、私が直面した課題と解決策をいくつか共有します：
1. API連携の認証エラー
freeeやMoney ForwardのAPIを使用する際、認証トークンの有効期限切れでエラーが発生することがあります。Makeの「Error Handler」モジュールを使って、エラー時に管理者に通知する仕組みを作ることで対処しました。
2. データフォーマットの不一致
異なるシステム間でデータを連携する際、日付形式や金額の表記が異なることがあります。Makeの「Tools」モジュールにある各種変換機能を使って、データを統一フォーマットに変換することが重要です。
3. 大量データの処理
月末に大量の請求書を処理する場合、Makeの実行時間制限に引っかかることがあります。この場合は、バッチ処理を分割するか、有料プランにアップグレードすることで対応できます。
他の自動化ツールとの比較
経理業務の自動化には、Make以外にもいくつかの選択肢があります。それぞれの特徴を比較してみましょう。
Zapierとの比較
Zapierは、Makeと同様のノーコード自動化ツールです。主な違いは以下の通りです：
- 価格： Zapierは基本的にMakeより高額。特に複雑なワークフローを作る場合、コストが大きく異なります
- 日本語対応： Makeは日本語UIがあり、日本のサービスとの連携も充実
- ビジュアルエディタ： Makeの方が直感的で、複雑なフローも視覚的に理解しやすい
Power Automateとの比較
Microsoft Power Automateは、Office 365ユーザーには魅力的な選択肢です：
- Microsoft製品との親和性： ExcelやOutlookとの連携は最強
- 学習コスト： Makeの方が初心者にとって習得しやすい
- 拡張性： Makeは1000以上のアプリと連携可能で、より柔軟
RPAツールとの比較
UiPathやWinActorなどのRPAツールも選択肢の一つですが：
- 導入コスト： RPAツールは一般的に高額で、専門知識も必要
- メンテナンス： 画面操作を記録するRPAは、UIの変更に弱い
- クラウド対応： MakeはクラウドベースでAPIを使うため、安定性が高い
経理業務の自動化において、コストパフォーマンスと使いやすさのバランスを考えると、Makeが最も適していると言えるでしょう。
まとめ：今すぐ始められる経理業務の自動化
この記事では、Makeを使ったfreeeやMoney Forwardとの連携による経理業務の自動化について、実践的なアイデアと具体的な設定方法を解説しました。
重要なポイントをまとめると：
- 経理業務の60％は定型作業で、自動化の余地が大きい
- Makeを使えば、プログラミング知識なしで高度な自動化が可能
- 請求書作成、経費精算、売上集計など、様々な業務を自動化できる
- 初期設定に時間はかかるが、長期的には大幅な時間削減になる
まずは、最も時間がかかっている定型業務から自動化を始めることをおすすめします。小さな成功体験を積み重ねることで、より複雑な自動化にも挑戦できるようになります。
Makeの無料プランでも基本的な自動化は十分に構築できます。まずはMakeに無料登録して、シンプルなシナリオから始めてみてください。より詳しい使い方については、Make完全ガイド記事も参考にしながら、経理業務の効率化を実現しましょう。
自動化により生まれた時間を、より価値の高い業務に投資することで、ビジネスの成長につなげることができます。今こそ、経理業務の自動化に取り組む絶好のタイミングです。