「また手動でカレンダーに予定を転記するの忘れた…」
「Calendlyで予約が入ったのに、Googleカレンダーへの登録を忘れてダブルブッキングしてしまった」
そんな経験はありませんか？
日程調整ツールを使っていても、その後の処理が手作業だと、結局ミスや漏れが発生してしまいます。
私も以前は、Calendlyで予約を受けた後、手動でGoogleカレンダーに転記し、リマインダーメールを送信していました。
月に50件以上の予約があると、この作業だけで数時間を費やしていたんです。
しかし、Make（旧Integromat）とCalendlyを連携させることで、これらの作業を完全に自動化できました。
この記事では、実際に私が構築した自動化システムの作り方を、ステップバイステップで解説します。
日程調整の手作業がもたらす3つの深刻な問題
オンラインでの打ち合わせが当たり前になった今、日程調整ツールの重要性は誰もが認識しています。しかし、ツールを導入しただけでは、実は問題の半分しか解決していません。
1. 転記ミスによるダブルブッキングのリスク
Calendlyで予約を受けても、それを自分のメインカレンダーに転記し忘れると、同じ時間帯に別の予定を入れてしまう可能性があります。実際、私のクライアントの一人は、重要な商談の時間に別の会議を入れてしまい、大きな機会損失を経験しました。
2. リマインダー送信の手間と忘れ
予約確定後、前日や当日にリマインダーメールを送ることは、ドタキャン防止に効果的です。しかし、手動で送信する場合、件数が増えるほど作業量も増え、送り忘れのリスクも高まります。私の調査では、手動でリマインダーを送っている人の約30%が、月に1回以上送信を忘れているという結果が出ました。
3. 社内共有の遅れによる情報の分断
チームで仕事をしている場合、予約情報を関係者に共有する必要があります。SlackやTeamsへの通知、スプレッドシートへの記録など、これらも手作業では遅延や漏れが発生しがちです。
これらの問題は、単に「面倒」というレベルを超えて、ビジネスの信頼性や効率性に直接影響を与えます。では、どうすれば解決できるのでしょうか？
MakeとCalendlyの連携で実現する完全自動化システム
ここからは、実際にMakeを使ってCalendlyと各種ツールを連携させる方法を詳しく解説します。この自動化により、予約確定から後処理まで、一切の手作業が不要になります。
事前準備：必要なアカウントとツール
まず、以下のアカウントが必要です：
- Makeのアカウント（無料プランでも開始可能）
- Calendlyのアカウント（有料プランでWebhook機能が必要）
- 連携したいツールのアカウント（Googleカレンダー、Slack、Gmail等）
Makeについて詳しく知りたい方は、Make完全ガイド記事で基本的な使い方から応用まで解説していますので、ぜひ参考にしてください。
ステップ1：CalendlyのWebhookをMakeに接続
Calendlyで予約が確定したタイミングで、Makeに情報を送信する設定を行います。
1. Makeで新しいシナリオを作成
Makeにログインし、「Create a new scenario」をクリックします。最初のモジュールとして「Webhooks」を選択し、「Custom webhook」を追加します。
2. Webhook URLの取得
Makeが生成したWebhook URLをコピーします。このURLがCalendlyからのデータを受け取る窓口になります。
3. CalendlyでWebhookを設定
Calendlyの管理画面から「Integrations」→「Webhooks」に進み、先ほどコピーしたURLを登録します。イベントタイプは「invitee.created」を選択します。
注意点：Webhookのテストを必ず実行してください。Makeで「Successfully determined」と表示されれば、接続成功です。
ステップ2：Googleカレンダーへの自動登録
次に、受け取った予約情報をGoogleカレンダーに自動で登録する設定を行います。
1. Googleカレンダーモジュールの追加
Webhookモジュールの後に、「Google Calendar」→「Create an Event」モジュールを追加します。
2. カレンダーイベントの詳細設定
以下の情報をマッピングします：
- イベント名：Calendlyの予約タイプ + 相手の名前
- 開始時刻：Calendlyから受け取った開始時刻
- 終了時刻：Calendlyから受け取った終了時刻
- 場所：オンラインミーティングのURL（Zoom等）
- 説明：相手の連絡先や打ち合わせの詳細
実装のコツ：タイムゾーンの設定に注意してください。CalendlyとGoogleカレンダーで異なるタイムゾーンを使用している場合、Makeの「formatDate」関数を使って調整が必要です。
ステップ3：自動リマインダーメールの設定
予約の24時間前に自動でリマインダーメールを送信する仕組みを作ります。
1. 遅延モジュールの追加
「Tools」→「Sleep」モジュールを追加し、予約時刻の24時間前まで処理を遅延させます。計算式は以下のように設定します：
{{dateDifference(1.event_start_time; now; "seconds") - 86400}}
2. Gmailモジュールの追加
「Gmail」→「Send an Email」モジュールを追加し、リマインダーメールのテンプレートを作成します。
メールテンプレート例：
件名：【リマインダー】明日の打ち合わせについて – {{1.invitee_name}}様
本文：予約日時、場所、準備事項などを記載
ステップ4：Slackへの通知設定（チーム共有）
チームメンバーに予約情報を即座に共有するため、Slackへの自動通知も設定します。
1. Slackモジュールの追加
Googleカレンダーモジュールの後に、「Slack」→「Create a Message」を追加します。
2. 通知内容の設定
以下の情報を含めた通知メッセージを作成：
- 予約者名と連絡先
- 日時と所要時間
- ミーティングの種類
- Googleカレンダーへのリンク
応用テクニック：予約タイプによって通知先のチャンネルを変える条件分岐を設定すると、より効率的な情報共有が可能です。
よくある失敗とトラブルシューティング
実装時によく遭遇する問題と解決方法をまとめました：
1. Webhookが反応しない
原因：CalendlyのプランがWebhookに対応していない、またはURLの設定ミス
解決：Calendlyの有料プラン（Professional以上）を確認し、URLを再度コピー＆ペースト
2. タイムゾーンのずれ
原因：各ツールで設定されているタイムゾーンの不一致
解決：Makeの「formatDate」関数でタイムゾーンを明示的に指定
3. メール送信エラー
原因：Gmail APIの認証期限切れ
解決：Makeの接続設定から再認証を実行
他の自動化ツールとの比較：なぜMakeなのか
CalendlyはZapierやIFTTTなど、他の自動化ツールとも連携可能です。しかし、私がMakeを選んだ理由は明確です。
Makeの優位性
- 視覚的なワークフロー設計：ドラッグ＆ドロップで複雑な分岐処理も直感的に構築可能
- 強力なデータ処理機能：JSONの解析や複雑な計算式にも対応
- コストパフォーマンス：無料プランでも月1,000回の実行が可能（Zapierは月100回）
- エラーハンドリング：処理失敗時の再実行やエラー通知機能が充実
Zapierとの具体的な比較
同じ自動化を構築した場合のコスト比較：
- Zapier：月20ドル（750タスク/月）
- Make：月9ドル（10,000オペレーション/月）
また、Makeは1つのシナリオ内で無制限のステップを設定できるため、複雑な処理でも追加料金が発生しません。
どんな人にMakeがおすすめか
- 月50件以上の予約を処理する個人事業主やフリーランサー
- 複数のツールを連携させた高度な自動化を求める企業
- プログラミング知識はないが、細かいカスタマイズをしたい方
- コストを抑えながら本格的な自動化を実現したい方
まとめ：今すぐ始められる自動化への第一歩
MakeとCalendlyの連携により、日程調整から後処理まで完全に自動化できることをご理解いただけたでしょうか。この仕組みを導入することで、私は月10時間以上の作業時間を削減し、ミスもゼロになりました。
まずは、シンプルな「Calendly→Googleカレンダー」の連携から始めてみてください。基本的な流れを理解できれば、徐々に機能を追加していくことができます。
次のステップ：
- Makeの無料アカウントを作成する
- この記事で紹介した基本的な連携を実装する
- Make完全ガイド記事で更に高度な自動化テクニックを学ぶ
自動化は一度構築すれば、24時間365日働き続けてくれる頼もしい助手となります。ぜひこの機会に、面倒な手作業から解放される第一歩を踏み出してください。