「マネーフォワード クラウド会計を導入したのに、思ったほど経理が楽にならない」
そんな悩みを抱えていませんか？
実は、クラウド会計を導入した企業の約40%が、期待していた効率化を実感できていないという調査結果があります。
私自身、税理士として多くの企業のマネーフォワード クラウド会計導入をサポートしてきましたが、「使いこなせていない」という声を本当によく耳にします。
しかし、その原因のほとんどは、ソフトウェアの問題ではなく、使い方や設定の問題です。
この記事では、マネーフォワード クラウド会計が「楽にならない」3つの主要な原因と、それぞれの具体的な解決策を詳しく解説します。
読み終わる頃には、あなたの経理業務を劇的に効率化する方法が明確になるはずです。
なぜマネーフォワード クラウド会計を導入しても経理が楽にならないのか
マネーフォワード クラウド会計は、国内シェアNo.1のクラウド会計ソフトです。しかし、せっかく導入しても、その真価を発揮できていないケースが少なくありません。
私がこれまでサポートしてきた企業の中で、特に多かった「楽にならない」パターンは以下の3つです。
1. 初期設定が不完全なまま使い始めている
多くの企業が、とりあえず使い始めてしまい、後から「なんだか使いにくい」と感じています。これは、初期設定の重要性を軽視した結果です。
2. 自動連携機能を活用していない
マネーフォワード クラウド会計の最大の強みである「自動連携機能」を使わず、手入力で仕訳を行っているケースが意外と多いのです。これでは、従来の会計ソフトと変わりません。
3. 業務フローが旧来のまま
クラウド会計を導入しても、紙の書類を中心とした旧来の業務フローを続けていては、効率化は望めません。デジタル化に合わせた業務フローの見直しが必要です。
実際に、ある製造業の経理担当者からは「毎月の締め作業に3日かかっていたのが、設定を見直したら1日で終わるようになった」という声をいただきました。
つまり、マネーフォワード クラウド会計自体に問題があるのではなく、その使い方に改善の余地があるということです。
原因1：初期設定の不備とその解決策
初期設定は、マネーフォワード クラウド会計を効率的に使うための土台です。ここが不完全だと、日々の作業で無駄な手間が発生し続けます。
よくある初期設定の問題点
- 勘定科目の設定が自社の業務に合っていない
- 部門設定を行っていない（部門別管理が必要な企業の場合）
- 仕訳ルールの設定が不十分
- 消費税の設定ミス
解決策：初期設定の見直しステップ
ステップ1：勘定科目の最適化
まず、自社でよく使う勘定科目を洗い出します。マネーフォワード クラウド会計には標準的な勘定科目が登録されていますが、業種によって必要な科目は異なります。
例えば、飲食業なら「食材費」、IT企業なら「ソフトウェア開発費」など、業種特有の科目を追加しましょう。不要な科目は非表示にすることで、入力時の選択肢を減らし、作業効率を上げられます。
ステップ2：仕訳ルールの設定
定期的に発生する取引については、仕訳ルールを設定しておきます。例えば、「〇〇商事からの入金は売上高」「△△銀行の手数料は支払手数料」といった具合です。
これにより、銀行明細を取り込んだ際に、自動的に正しい勘定科目が割り当てられます。私のクライアントの中には、この設定だけで月次の仕訳作業が70%削減できた企業もあります。
ステップ3：部門・プロジェクト設定
複数の事業や部門がある場合は、必ず部門設定を行いましょう。後から部門別の損益を見たいと思っても、過去の仕訳に部門情報がなければ集計できません。
詳しい設定方法については、「マネーフォワード クラウド会計」徹底ガイドで画面付きで解説していますので、ぜひ参考にしてください。
原因2：自動連携機能を活用していない問題と解決策
マネーフォワード クラウド会計の真骨頂は、銀行口座やクレジットカード、各種決済サービスとの自動連携機能です。しかし、この機能を十分に活用できていない企業が多いのが現状です。
自動連携を使わない理由と誤解
- 「セキュリティが心配」という不安
- 「設定が難しそう」という先入観
- 「今までのやり方で問題ない」という慣性
しかし、これらは多くの場合、誤解に基づいています。マネーフォワード クラウド会計は、金融機関レベルのセキュリティを採用しており、API連携により安全にデータを取得します。
自動連携活用のステップ
ステップ1：主要口座から連携を始める
まずは、取引量の多い銀行口座から連携を始めましょう。設定は思っているより簡単で、多くの金融機関は5分程度で連携できます。
ステップ2：クレジットカード・電子マネーの連携
経費精算で使用するクレジットカードや、交通系ICカードも連携しましょう。特に営業職が多い企業では、交通費精算の手間が大幅に削減できます。
ステップ3：ECサイト・決済サービスの連携
Amazon、楽天市場などのECサイトや、PayPay、Square等の決済サービスも連携可能です。オンライン販売を行っている企業にとっては、売上管理が格段に楽になります。
実際に、あるECショップ運営企業では、自動連携の導入により、毎日2時間かかっていた売上入力作業がゼロになりました。
原因3：業務フローが旧来のままの問題と解決策
クラウド会計を導入しても、紙の請求書や領収書を中心とした業務フローを続けていては、本来の効率化は実現できません。
旧来型業務フローの問題点
- 紙の書類を経理部門に集める時間的ロス
- 手入力によるミスの発生リスク
- 承認プロセスの遅延
- リモートワークへの対応困難
デジタル化された業務フローへの移行
ステップ1：電子請求書の活用
マネーフォワード クラウド会計と連携できる「マネーフォワード クラウド請求書」を活用すれば、請求書の発行から入金管理まで一気通貫で管理できます。
ステップ2：経費精算のデジタル化
スマートフォンで領収書を撮影するだけで経費申請ができる仕組みを導入しましょう。マネーフォワード クラウド経費と連携すれば、承認された経費が自動的に会計データに反映されます。
ステップ3：承認フローの電子化
上長の承認が必要な取引についても、システム上で完結できるようにします。これにより、出張中でも承認作業ができ、業務の停滞を防げます。
ある不動産管理会社では、この業務フロー改革により、月次決算の締め日を5営業日から2営業日に短縮できました。
他のクラウド会計ソフトとの比較
マネーフォワード クラウド会計の使いこなしに課題を感じている方の中には、「他のソフトの方が良いのでは？」と考える方もいるでしょう。主要なクラウド会計ソフトと比較してみましょう。
freee会計との比較
freee会計は、会計知識が少ない方でも使いやすい設計になっています。一方で、マネーフォワード クラウド会計は、従来の会計ソフトに慣れた方にとって使いやすい設計です。
- マネーフォワードの強み：金融機関との連携数が多い、仕訳の柔軟性が高い
- freeeの強み：初心者向けのガイダンスが充実、請求書機能が標準装備
弥生会計オンラインとの比較
弥生会計は老舗の会計ソフトメーカーで、安定性に定評があります。
- マネーフォワードの強み：API連携の充実、他サービスとの連携性
- 弥生の強み：サポート体制の充実、税理士との連携しやすさ
結論として、マネーフォワード クラウド会計は、適切に設定・活用すれば、十分に競争力のあるソフトウェアです。問題は、その機能を活かしきれていないことにあります。
まとめ：今すぐ始められる3つのアクション
マネーフォワード クラウド会計で経理を本当に楽にするために、今すぐ始められる3つのアクションをまとめます。
- 初期設定の見直し：まずは勘定科目と仕訳ルールの設定を確認し、自社の業務に最適化しましょう。
- 自動連携の設定：最低でもメインバンクとの連携は今週中に完了させましょう。
- 業務フローの棚卸し：現在の経理業務フローを書き出し、デジタル化できる部分を特定しましょう。
これらの改善を実施すれば、経理業務の効率は確実に向上します。もし、より詳しい設定方法や活用テクニックを知りたい方は、「マネーフォワード クラウド会計」徹底ガイドで、画面キャプチャ付きの詳細な解説を提供しています。
また、これから導入を検討されている方は、1ヶ月無料トライアルを活用して、実際に触ってみることをおすすめします。無料期間中に上記の設定を行えば、本格導入時にスムーズに運用を開始できます。
マネーフォワード クラウド会計は、正しく使えば必ず経理業務を楽にしてくれるツールです。この記事を参考に、ぜひその真価を引き出してください。