2024年1月から電子帳簿保存法の電子取引データ保存が完全義務化され、多くの企業が対応に追われています。
「紙の領収書や請求書をどうやって電子化すればいいのか」
「スキャナ保存の要件が複雑でよく分からない」
「マネーフォワードクラウド会計を使っているけど、正しい運用方法が知りたい」
このような悩みを抱えている経理担当者の方も多いのではないでしょうか。
本記事では、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を正しく理解し、マネーフォワードクラウド会計を活用して効率的に運用する方法を、実際の導入事例を交えながら詳しく解説します。
読み終える頃には、法令要件を満たしながら経理業務を大幅に効率化する具体的な方法が明確になるはずです。
電子帳簿保存法とスキャナ保存の現状と課題
電子帳簿保存法（電帳法）は、税務関係書類の電子保存を認める法律として1998年に施行されました。2022年1月の大幅改正により、事前承認制度の廃止や検索要件の緩和など、企業にとって利用しやすい制度となりました。
特に注目すべきは、スキャナ保存制度の要件緩和です。従来は税務署長の事前承認が必要でしたが、現在は承認不要で導入できるようになりました。しかし、その一方で満たすべき要件は依然として存在し、正しく理解していないと税務調査で問題になる可能性があります。
スキャナ保存の主な要件
スキャナ保存を行う際には、以下の要件を満たす必要があります：
- 真実性の確保：タイムスタンプの付与または訂正削除履歴の確保
- 可視性の確保：一定水準以上の解像度（200dpi以上）とカラー画像での保存
- 検索機能の確保：取引年月日、取引金額、取引先での検索が可能
- 見読可能性の確保：14インチ以上のカラーディスプレイとカラープリンタの備付け
これらの要件を手作業で管理しようとすると、以下のような課題に直面します：
- スキャンした書類へのタイムスタンプ付与作業が煩雑
- 検索要件を満たすためのファイル名付けルールの徹底が困難
- 紙原本の廃棄タイミングの管理が複雑
- 税務調査に備えた証跡管理の負担が大きい
実際に、ある中小企業では月間500枚以上の領収書を処理するのに、経理担当者2名が丸2日かけていたという事例もあります。このような非効率な業務を続けていては、本来注力すべき経営分析や業務改善に時間を割くことができません。
マネーフォワードクラウド会計でスキャナ保存を効率化する方法
マネーフォワードクラウド会計は、電子帳簿保存法に完全対応したクラウド会計ソフトです。スキャナ保存機能を活用することで、法令要件を満たしながら経理業務を大幅に効率化できます。
詳しい機能や料金プランについては、「マネーフォワード クラウド会計」徹底ガイドでも解説していますが、ここではスキャナ保存に特化した運用方法を詳しく見ていきましょう。
ステップ1：初期設定と環境準備
まず、マネーフォワードクラウド会計でスキャナ保存を開始するための初期設定を行います。
- 電子帳簿保存法設定の有効化：設定画面から「電子帳簿保存法」のオプションを有効にします
- ユーザー権限の設定：スキャン担当者と承認者の権限を適切に設定します
- スキャナーの準備：200dpi以上、カラー対応のスキャナーを用意します（複合機でも可）
- 保存先の設定：クラウドストレージの容量を確認し、必要に応じて追加します
特に重要なのは、社内規程の整備です。「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を作成し、運用ルールを明文化しておく必要があります。マネーフォワードクラウド会計では、規程のひな形も提供されているため、自社の実情に合わせてカスタマイズして使用できます。
ステップ2：日常的なスキャン作業フロー
実際の運用フローは以下のようになります：
- 紙の証憑を受領：領収書や請求書を受け取ったら、まず内容を確認
- スキャナーで読み取り：マネーフォワードのスマートフォンアプリまたは専用スキャナーで読み取り
- 自動データ化：OCR機能により、日付・金額・取引先が自動で読み取られます
- 内容確認と修正：読み取り結果を確認し、必要に応じて修正
- 仕訳との紐付け：該当する仕訳データと紐付けて保存
- 承認処理：上長による承認を経て、正式に保存完了
マネーフォワードクラウド会計の優れた点は、スキャンと同時にタイムスタンプが自動付与されることです。これにより、真実性の確保要件を意識することなく、自然に法令要件を満たすことができます。
ステップ3：検索要件への対応
電子帳簿保存法では、保存した書類を「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できることが求められています。マネーフォワードクラウド会計では、これらの項目が自動的にインデックス化されるため、特別な作業は不要です。
検索機能の活用例：
- 「2024年3月の〇〇商事からの請求書」を瞬時に検索
- 「10万円以上の経費精算書類」を一覧表示
- 「特定の勘定科目に紐づく証憑」をまとめて確認
税務調査の際も、調査官の要求に応じて必要な書類を素早く提示できるため、調査対応の負担が大幅に軽減されます。
ステップ4：紙原本の廃棄管理
スキャナ保存の大きなメリットは、一定期間後に紙の原本を廃棄できることです。マネーフォワードクラウド会計では、以下の流れで管理します：
- スキャン完了の確認：画像の鮮明さと読み取り内容の正確性を確認
- 定期検査の実施：最低3ヶ月に1回、保存状態をチェック
- 廃棄可能時期の管理：入力期限後、紙原本の廃棄が可能
- 廃棄記録の作成：いつ、誰が、どの書類を廃棄したかを記録
ある製造業の企業では、この仕組みを導入したことで、書類保管スペースを80%削減し、年間約50万円のコスト削減を実現しました。
よくある失敗とその回避方法
スキャナ保存導入時によくある失敗例と、その回避方法をご紹介します：
- 失敗例1：解像度不足
回避方法：スキャナーの設定を必ず200dpi以上、カラーモードに固定する - 失敗例2：承認フローの形骸化
回避方法：承認者への定期的な研修と、承認の重要性の周知徹底 - 失敗例3：検索項目の入力漏れ
回避方法：OCR読み取り結果の確認を必須プロセスに組み込む - 失敗例4：バックアップ不足
回避方法：クラウド保存に加えて、定期的なバックアップ体制を構築
他の選択肢との比較検証
マネーフォワードクラウド会計以外にも、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトは存在します。主要なサービスとの比較を見てみましょう：
マネーフォワードクラウド会計の優位性
- OCR精度の高さ：AI技術により、手書き文字も高精度で読み取り
- モバイルアプリの充実：外出先でもスマートフォンから簡単にスキャン可能
- 他サービスとの連携：請求書や経費精算システムとのシームレスな連携
- サポート体制：電話・チャット・メールでの充実したサポート
導入をおすすめする企業
特に以下のような企業には、マネーフォワードクラウド会計の導入を強くおすすめします：
- 月間の証憑処理枚数が100枚を超える企業
- 複数拠点で経理業務を行っている企業
- ペーパーレス化を推進したい企業
- 税務調査への対応を効率化したい企業
- 経理担当者の業務負担を軽減したい企業
一方で、月間の証憑枚数が50枚未満の小規模事業者や、インターネット環境が不安定な地域で事業を行っている企業には、従来型の紙保存の方が適している場合もあります。
まとめと今後のアクション
電子帳簿保存法のスキャナ保存は、正しく理解して運用すれば、経理業務の効率化と法令遵守を両立できる優れた制度です。マネーフォワードクラウド会計を活用することで、複雑な要件も自然にクリアしながら、ペーパーレス化を実現できます。
今すぐ始められる具体的なアクションとして、以下をおすすめします：
- まずはマネーフォワードクラウド会計の1ヶ月無料トライアルを開始
- 社内規程のひな形をダウンロードし、自社用にカスタマイズ
- 小規模な部門から段階的にスキャナ保存を導入
- 運用が安定したら、全社展開を検討
さらに詳しい導入方法や活用事例については、国税庁の「電子帳簿保存法関係」ページや、日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証情報も参考にしてください。正しい知識と適切なツールを組み合わせることで、経理業務の大幅な効率化を実現できるはずです。