経理のヒューマンエラーを未然に防ぐシステムとは？

「また同じミスをしてしまった…」

経理業務でこんな経験はありませんか？

請求書の金額を間違えて転記したり、消費税の計算を誤ったり。

どんなに注意深く作業していても、人間である以上、ミスを完全に防ぐことは困難です。

実は、経理部門のヒューマンエラーによる損失は、企業にとって想像以上に大きな問題となっています。日本CFO協会の調査によると、経理・財務部門の約70％が「ミスの削減」を最重要課題として挙げています。

経理業務で起こりやすいヒューマンエラーの実態

まず、経理業務で発生しやすいヒューマンエラーを具体的に見ていきましょう。

1. 転記ミス

請求書や領収書から会計帳簿への転記作業は、最もミスが発生しやすい業務の一つです。特に以下のようなケースが多く見られます：

• 金額の桁数を間違える（10,000円を100,000円と記載）
• 日付の入力ミス（2024年を2023年と記載）
• 勘定科目の選択ミス

2. 計算ミス

電卓やExcelを使用した計算でも、以下のようなミスが発生します：

• 消費税の計算間違い
• 源泉徴収税額の算出ミス
• 割引・値引き計算の誤り

3. 二重計上・計上漏れ

同じ取引を重複して記録したり、逆に記録し忘れたりするケースも少なくありません。特に月末の繁忙期には、このようなミスが増加する傾向があります。

なぜヒューマンエラーは起こるのか？

経理のヒューマンエラーが発生する主な原因を分析すると、以下の要因が浮かび上がってきます。

1. 手作業による処理の多さ

多くの企業では、いまだに紙の請求書や領収書を見ながら手入力で会計処理を行っています。この手作業の過程で、どうしても入力ミスが発生してしまうのです。

2. 業務の属人化

「この処理は〇〇さんしかわからない」という状況では、担当者が不在の際に他の人が代行すると、普段と違う処理方法でミスが発生しやすくなります。

3. チェック体制の不備

ダブルチェックやトリプルチェックを行っていても、チェックする側も人間です。見落としは必ず発生します。

4. 月末・期末の業務集中

締め日前後は処理量が急増し、時間的プレッシャーからミスが発生しやすくなります。

ヒューマンエラーを防ぐシステム化のアプローチ

では、これらのヒューマンエラーを防ぐには、どのようなシステム化が有効なのでしょうか。

1. 自動化による手作業の削減

最も効果的なのは、手作業そのものを減らすことです。具体的には以下のような機能が求められます：

銀行口座との自動連携

銀行の入出金データを自動で取り込むことで、転記作業が不要になります。これにより、金額の入力ミスがゼロになります。

請求書の自動読み取り（OCR機能）

紙の請求書をスキャンするだけで、金額や日付、取引先名を自動で読み取り、仕訳データを作成する機能です。

仕訳の自動提案

過去の取引パターンを学習し、適切な勘定科目を自動で提案する機能により、勘定科目の選択ミスを防げます。

2. リアルタイムでのエラーチェック

システム側で以下のようなチェックを自動で行うことで、ミスを未然に防げます：

• 貸借のバランスチェック
• 異常値の検出（前月比で大幅に増減している項目のアラート）
• 必須項目の入力漏れチェック

3. 業務の標準化と見える化

システム化により、誰が処理しても同じ結果になるよう業務を標準化できます。また、処理履歴が残るため、誰がいつ何を処理したかが明確になります。

クラウド会計システムがもたらす革新

こうしたシステム化を実現する上で、近年注目を集めているのがクラウド会計システムです。従来のインストール型の会計ソフトと比較して、以下のような特徴があります。

常に最新の状態を維持

税制改正や法令変更に自動で対応するため、計算ミスのリスクが大幅に減少します。例えば、消費税率の変更や軽減税率の適用なども、システム側で自動的に処理されます。

どこからでもアクセス可能

インターネット環境があれば、オフィスでも自宅でも同じデータにアクセスできます。これにより、複数人でのチェック作業も効率的に行えます。

外部サービスとの連携

銀行口座やクレジットカード、各種業務システムとの連携により、データの自動取り込みが可能になります。

実際に、クラウド会計システムの導入により経理業務を効率化した企業の事例では、月次決算にかかる時間が従来の1/3に短縮され、ミスも大幅に減少したという報告があります。

導入前に確認すべきポイント

クラウド会計システムの導入を検討する際は、以下の点を確認することが重要です。

1. 自社の業務フローとの適合性

現在の業務フローをそのままシステム化するのではなく、システムに合わせて業務フローを見直すことも必要です。

2. セキュリティ対策

クラウドサービスを利用する際は、データの安全性が確保されているか確認しましょう。金融機関レベルのセキュリティを持つサービスを選ぶことが大切です。

3. サポート体制

導入時や運用中のサポート体制が充実しているかも重要なポイントです。電話やチャットでのサポートがあると安心です。

4. 費用対効果

初期費用や月額費用だけでなく、業務効率化による人件費削減効果も含めて検討しましょう。

実際の導入効果を数値で見る

クラウド会計システムを導入した企業の実績データを見てみましょう：

このように、システム化による効果は数値として明確に現れています。

まずは無料トライアルから始めてみよう

「うちの会社でも導入できるだろうか」と不安に感じる方も多いでしょう。そんな方におすすめなのが、無料トライアルの活用です。

例えば、マネーフォワード クラウド会計では、1ヶ月間無料で全機能を試すことができます。実際の業務データを使って操作性や機能を確認できるため、導入後のイメージが具体的に掴めます。

無料トライアル期間中に確認したいポイント：

• 銀行口座との連携がスムーズに行えるか
• 仕訳の自動提案機能の精度
• レポート機能の充実度
• 操作画面の使いやすさ

ヒューマンエラーゼロを目指して

経理のヒューマンエラーは、個人の注意力だけでは防ぎきれません。システムの力を借りることで、ミスを未然に防ぎ、より価値の高い業務に時間を使えるようになります。

特に中小企業では、限られた人員で経理業務を行っているケースが多く、システム化による効果は大きいでしょう。月末の残業が減り、ミスによるストレスから解放されることで、経理担当者のモチベーション向上にもつながります。

今こそ、経理業務のデジタル化に踏み出す時です。まずは無料トライアルから始めて、自社に合ったシステムを見つけてみてはいかがでしょうか。

経理業務の効率化についてさらに詳しく知りたい方は、「マネーフォワード クラウド会計」徹底ガイドで、具体的な機能や活用方法をご確認ください。きっと、あなたの会社の経理業務を変える第一歩になるはずです。