秘書代行と電話代行の違いとは？自社に合うのはどっち

「うちの会社も電話対応を外注したいけど、秘書代行と電話代行って何が違うの？」

「料金も機能も似ているように見えるけど、実際どっちがいいの？」

「小規模な会社だから、そもそも導入する必要があるのかな…」

このような疑問を持つ経営者や管理職の方は多いのではないでしょうか。

確かに、秘書代行と電話代行は似たようなサービスに見えますが、実は明確な違いがあります。

そして、その違いを理解せずに選んでしまうと、期待していた効果が得られないばかりか、かえって業務が煩雑になってしまうこともあるのです。

この記事では、秘書代行と電話代行の違いを分かりやすく解説し、あなたの会社に最適なサービスの選び方をお伝えします。

実際の導入事例や費用対効果も含めて詳しく説明しますので、ぜひ最後までお読みください。

秘書代行とは？経営者の右腕となる総合サポートサービス

秘書代行サービスとは、その名の通り「秘書」の業務を代行してくれるサービスです。主に以下のような業務を担当します。

秘書代行の主な業務内容

• スケジュール管理：会議や出張の日程調整、リマインダー設定
• メール対応：重要度に応じた振り分けや返信代行
• 資料作成：プレゼン資料や議事録の作成支援
• 出張手配：航空券やホテルの予約、行程表の作成
• 電話対応：取り次ぎだけでなく、用件の詳細確認や対応
• 来客対応：お茶出しから会議室の準備まで（オフィス常駐型の場合）
• 経費精算：領収書の整理や経費申請書の作成

つまり、秘書代行は「経営者や管理職の業務全般をサポートする」サービスと言えます。単なる事務作業の代行ではなく、ビジネスパートナーとして機能することが期待されています。

秘書代行のメリット

1. 業務の効率化：雑務から解放され、コア業務に集中できる
2. 専門性の高いサポート：経験豊富な秘書による質の高い対応
3. 柔軟な対応：様々な業務に対応可能
4. コスト削減：正社員を雇用するよりも費用を抑えられる

秘書代行のデメリット

1. 高額な料金：月額10万円以上かかることも多い
2. 機密情報の取り扱い：重要な情報を外部に預けるリスク
3. コミュニケーションの難しさ：対面でないため、細かいニュアンスが伝わりにくい
4. 依存リスク：秘書に頼りすぎて自社のノウハウが蓄積されない

電話代行とは？着信対応に特化したシンプルなサービス

一方、電話代行サービスは「電話応対」に特化したサービスです。主な業務は以下の通りです。

電話代行の主な業務内容

• 電話の一次受付：会社名を名乗って電話に出る
• 用件の聞き取り：相手の名前、連絡先、用件を確認
• メッセージの伝達：受けた電話の内容をメールやチャットで報告
• 簡単な質問への回答：営業時間や所在地などの基本情報の案内
• 不在時の対応：担当者不在の旨を伝え、折り返しの約束を取る

電話代行は、あくまで「電話の取り次ぎ」がメインであり、その後の対応は自社で行うことが前提となっています。

電話代行のメリット

1. 低コスト：月額1万円程度から利用可能
2. 導入の手軽さ：申し込み後すぐに利用開始できる
3. 電話対応の品質向上：プロのオペレーターによる丁寧な対応
4. 機会損失の防止：電話に出られないことによる顧客離れを防げる
5. 業務の集中：電話に邪魔されずに作業に集中できる

電話代行のデメリット

1. 対応範囲の限定：電話応対以外の業務は依頼できない
2. 詳細な対応は困難：専門的な質問には答えられない
3. タイムラグ：リアルタイムでの対応ができない場合がある

秘書代行と電話代行の決定的な5つの違い

ここまで見てきたように、秘書代行と電話代行には大きな違いがあります。主な違いを表にまとめました。

1. 対応業務の範囲の違い

最も大きな違いは、対応できる業務の範囲です。秘書代行は「秘書」として幅広い業務をサポートするのに対し、電話代行は「電話番」として着信対応に特化しています。

例えば、「明日の会議の資料を作成してほしい」という依頼は秘書代行なら対応可能ですが、電話代行では対応できません。逆に、「とりあえず電話だけ取ってもらえればいい」という場合は、電話代行で十分です。

2. 料金体系の違い

料金面でも大きな差があります。秘書代行は対応業務が幅広い分、料金も高額になりがちです。一方、電話代行は機能を絞っている分、リーズナブルな価格設定となっています。

スタートアップや個人事業主の場合、いきなり月額10万円以上の秘書代行を導入するのは負担が大きいでしょう。まずは電話代行から始めて、事業が成長してから秘書代行に切り替えるという選択肢もあります。

3. 担当者の違い

秘書代行では、基本的に専任の秘書がつきます。そのため、あなたの仕事のスタイルや好みを理解し、より適切なサポートが期待できます。

電話代行では、複数のオペレーターがシフト制で対応することが一般的です。誰が出ても一定の品質は保たれますが、個別の事情に応じた柔軟な対応は期待しにくいでしょう。

4. カスタマイズ性の違い

秘書代行は、クライアントのニーズに応じて業務内容を細かくカスタマイズできます。「火曜日だけメール対応もお願いしたい」「月末は経費精算を優先してほしい」といった要望にも対応可能です。

電話代行は、基本的にパッケージ化されたサービスから選ぶ形になります。カスタマイズの余地は限られており、決められた範囲内でのサービス提供となります。

5. 導入スピードの違い

電話代行は、申し込みから数日で利用開始できることがほとんどです。マニュアルを提出し、簡単な打ち合わせをすれば、すぐに電話を転送できます。

秘書代行は、業務内容が複雑な分、導入に時間がかかります。業務フローの確認、アカウントの設定、研修など、1〜2週間程度の準備期間が必要になることもあります。

あなたの会社に最適なのはどっち？選び方の3つのポイント

では、実際にどちらを選べばよいのでしょうか。以下の3つのポイントを確認してみてください。

ポイント1：現在の課題は何か？

電話代行が向いているケース：

• 電話対応で業務が中断されることが多い
• 営業電話の対応に時間を取られている
• 外出が多く、電話に出られないことがある
• 少人数で運営しており、電話番がいない

秘書代行が向いているケース：

• スケジュール管理が煩雑になっている
• 資料作成に時間がかかりすぎている
• 経営に集中する時間が取れない
• 秘書を雇いたいが、正社員は難しい

ポイント2：予算はどれくらいか？

月額予算が3万円以下の場合は、電話代行一択となるでしょう。3万円〜10万円の場合は、電話代行の上位プランか、秘書代行の基本プランが選択肢に入ります。10万円以上の予算があれば、本格的な秘書代行サービスも検討できます。

ただし、費用対効果も重要です。月額1万円の電話代行で月20時間の業務時間を確保できるなら、時給換算で考えても十分にペイする計算になります。

ポイント3：将来的にどうしたいか？

現在は電話対応だけで十分でも、事業が成長すれば秘書的なサポートが必要になるかもしれません。その場合、最初から秘書代行サービスも提供している会社の電話代行を選んでおくと、スムーズにアップグレードできます。

逆に、「電話対応さえ何とかなればいい」という明確な方針があるなら、電話代行に特化したサービスを選ぶことで、より専門的で質の高いサポートが期待できます。

電話代行サービスの活用で実現する業務効率化

ここまで秘書代行と電話代行の違いを見てきましたが、多くの中小企業や個人事業主にとって、まず検討すべきは電話代行サービスではないでしょうか。

なぜなら、電話対応は多くの企業に共通する課題であり、比較的低コストで大きな効果が期待できるからです。実際に電話代行を導入した企業の事例を見てみましょう。

事例1：ITスタートアップA社（従業員5名）

プログラミングに集中したいエンジニアチームが、営業電話の対応に1日2時間以上費やしていました。電話代行導入後、開発効率が30%向上し、リリーススケジュールの遅延がなくなりました。

事例2：コンサルティング会社B社（従業員1名）

クライアント先での打ち合わせ中に電話が鳴ることが多く、商談に集中できない状況でした。電話代行により、打ち合わせ中も安心して電話を転送でき、成約率が20%アップしました。

事例3：ECショップC社（従業員3名）

注文確認や配送に関する問い合わせ電話が多く、商品開発や仕入れ業務が滞っていました。電話代行で一次対応を任せることで、新商品の開発サイクルが2倍に短縮されました。

これらの事例からも分かるように、電話代行は単に「電話を取る」だけのサービスではありません。業務効率化、生産性向上、そして結果的に売上アップにもつながる重要な経営ツールなのです。

電話代行サービス選びで失敗しないための5つのチェックポイント

電話代行サービスを選ぶ際は、以下の5つのポイントを必ずチェックしましょう。

1. 対応時間と曜日

平日9時〜18時だけなのか、土日祝日も対応可能なのか。あなたのビジネスの営業時間に合わせて選ぶ必要があります。24時間365日対応のサービスもありますが、その分料金は高くなります。

2. 報告方法とスピード

電話の内容をどのように報告してくれるのか確認しましょう。メール、チャット、専用アプリなど、様々な方法があります。また、電話を受けてから報告までの時間も重要です。リアルタイムで通知が来るサービスなら、緊急の用件にも対応できます。

3. オペレーターの質

どんなに安くても、オペレーターの対応が悪ければ会社のイメージダウンにつながります。無料トライアルがあるサービスを選び、実際の対応品質を確認することをおすすめします。

4. カスタマイズの柔軟性

応対マニュアルをどこまで細かく設定できるか確認しましょう。「この番号からの電話は優先的に報告してほしい」「特定のキーワードが出たら詳しく聞き取ってほしい」など、あなたのニーズに対応できるかが重要です。

5. 料金体系の透明性

基本料金だけでなく、追加料金が発生する条件も確認しましょう。「月50件まで」という制限がある場合、それを超えたらいくらかかるのか。また、契約期間の縛りや解約金の有無もチェックポイントです。

今注目の電話代行サービス「fondesk」とは

数ある電話代行サービスの中でも、特に注目を集めているのが「fondesk（フォンデスク）」です。シンプルで使いやすく、料金も明確なため、初めて電話代行を利用する企業にも人気があります。

fondeskの特徴は、申し込みから最短即日で利用開始できる手軽さと、月額基本料金に100件分の電話対応が含まれているコストパフォーマンスの良さです。また、専用アプリでリアルタイムに電話内容を確認できるため、外出先でも重要な連絡を見逃しません。

実際の利用者からは、「電話に邪魔されずに仕事に集中できるようになった」「営業電話のストレスから解放された」といった声が多く寄せられています。

fondeskについてもっと詳しく知りたい方は、fondesk完全ガイド記事で、評判や料金、具体的な使い方まで詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

まとめ：まずは電話代行から始めてみよう

秘書代行と電話代行の違いについて詳しく見てきました。それぞれに特徴があり、メリット・デメリットがあることがお分かりいただけたと思います。

結論として、多くの中小企業や個人事業主の方には、まず電話代行サービスから始めることをおすすめします。理由は以下の通りです。

1. 低リスクで始められる：月額1万円程度から利用可能
2. 即効性がある：申し込み後すぐに効果を実感できる
3. 業務効率が確実に上がる：電話対応の時間を他の業務に充てられる
4. スケールしやすい：事業成長に合わせてプランを変更できる

特に、「電話対応に追われて本来の業務ができない」「大切な電話を取り逃している」という課題を抱えている方は、電話代行の導入で劇的な改善が期待できます。

電話代行サービスは多数ありますが、まずは無料トライアルがあるサービスから試してみることをおすすめします。実際に使ってみることで、自社に合うサービスかどうかを判断できるでしょう。

例えば、先ほど紹介したfondeskなら、14日間の無料トライアルがあるため、リスクなく電話代行サービスの効果を体験できます。この機会に、ぜひ電話代行による業務効率化を実感してみてください。

あなたのビジネスが、電話対応から解放されて本来の価値創造に集中できることを願っています。電話代行サービスの詳しい比較や選び方については、fondesk完全ガイド記事でも詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。