「クライアントとの打ち合わせ中に何度も電話が鳴って、集中できない」
「営業電話の対応に時間を取られて、本来の業務が進まない」
「電話に出られずに機会損失が発生しているかもしれない」
このような悩みを抱えている士業・コンサルタントの方は多いのではないでしょうか。
税理士、社労士、行政書士、弁護士などの士業や、経営コンサルタント、ITコンサルタントなどの専門職にとって、電話対応は避けて通れない業務です。
しかし、その電話対応が本業の妨げになっているケースも少なくありません。
本記事では、士業・コンサルタントが電話対応を外注すべき3つの理由と、効果的な外注方法について詳しく解説します。
士業・コンサルタントの電話対応における課題
1. 集中力の分断による生産性の低下
士業・コンサルタントの仕事は、高度な専門知識と深い思考を必要とします。契約書の作成、税務申告書の作成、経営戦略の立案など、どれも集中力を要する業務ばかりです。
研究によると、一度集中が途切れると、元の集中状態に戻るまでに平均23分かかるとされています。1日に10本の電話があれば、それだけで約4時間もの時間が失われる計算になります。
2. クライアント対応の質の低下
重要なクライアントとの面談中に電話が鳴ると、どう対応すべきか悩むことがあります。電話に出れば面談が中断され、出なければ重要な連絡を逃すかもしれません。
特に士業の場合、クライアントからの信頼が何より重要です。電話対応の質が低いと、事務所全体の印象も悪くなりかねません。
3. 営業時間外の対応困難
多くの士業・コンサルタントは、外出や出張が多い職種です。事務所を不在にすることも多く、その間の電話対応に苦慮しているケースが見受けられます。
また、営業時間外や休日の問い合わせにも対応できず、新規顧客の獲得機会を逃している可能性もあります。
電話対応を外注すべき3つの理由
理由1：本業への集中により収益性が向上する
電話対応を外注する最大のメリットは、本業に集中できる時間が増えることです。
例えば、時給換算で5,000円の価値を生み出せるコンサルタントが、1日2時間を電話対応に費やしているとすると、月間で約20万円分の機会損失が発生しています。
電話代行サービスの月額費用は、多くの場合1万円〜5万円程度です。つまり、電話対応を外注することで、投資額以上のリターンが期待できるのです。
実際に電話代行サービスを導入した税理士事務所では、以下のような成果が報告されています：
- 顧問先への訪問回数が月10件から15件に増加
- 新規案件の受注率が20%向上
- 残業時間が月平均20時間削減
理由2：プロフェッショナルな対応で信頼度が向上する
電話代行サービスのオペレーターは、電話対応のプロフェッショナルです。どんな状況でも落ち着いて、丁寧な対応を心がけています。
士業・コンサルタントの事務所にかかってくる電話は、以下のような種類があります：
- 新規の問い合わせ
- 既存クライアントからの連絡
- 営業電話
- 間違い電話
これらすべてに適切に対応するには、相応のスキルが必要です。プロの電話対応により、事務所の第一印象が格段に向上します。
特に重要なのは、営業電話の選別です。必要な電話と不要な電話を的確に判断し、本当に重要な連絡だけを確実に伝えてもらえます。
理由3：柔軟な対応体制で機会損失を防げる
電話代行サービスを利用すれば、以下のような状況でも電話対応が可能になります：
- 外出中・出張中
- セミナー・研修中
- 休暇中
- 早朝・深夜
特に士業の場合、緊急の相談が入ることもあります。例えば、労働問題や法的トラブルなど、すぐに対応が必要な案件です。
電話代行サービスなら、緊急度に応じて適切な対応を取ることができます。緊急の場合はすぐに連絡を転送し、そうでない場合は後でまとめて報告を受けるなど、柔軟な対応が可能です。
効果的な電話代行サービスの選び方
1. 専門性への理解
士業・コンサルタントの業務は専門性が高いため、ある程度の業界知識を持ったオペレーターがいるサービスを選ぶことが重要です。
少なくとも、以下の点は押さえておきたいところです：
- 基本的な専門用語の理解
- 緊急度の判断能力
- 守秘義務への配慮
2. カスタマイズ性
事務所ごとに電話対応のルールは異なります。以下のような点をカスタマイズできるサービスを選びましょう：
- 応対マニュアルの作成
- 転送ルールの設定
- 報告方法の選択
3. コストパフォーマンス
料金体系は、月額固定制と従量課金制があります。電話の本数や事務所の規模に応じて、最適なプランを選ぶことが大切です。
一般的に、月の電話本数が50本を超える場合は、月額固定制の方がお得になることが多いです。
電話代行サービス導入のステップ
ステップ1：現状分析
まず、現在の電話対応状況を把握しましょう：
- 1日の電話本数
- 電話の種類（新規/既存/営業など）
- 対応にかかっている時間
- 機会損失の有無
ステップ2：サービスの比較検討
複数のサービスを比較し、自社に最適なものを選びます。無料トライアルがあるサービスなら、実際に試してみることをおすすめします。
電話代行サービスの中でも、特に士業・コンサルタントに人気なのが「fondesk」というサービスです。詳しい情報は、fondesk完全ガイド記事でご確認いただけます。
ステップ3：導入準備
サービスが決まったら、以下の準備を行います：
- 応対マニュアルの作成
- スタッフへの周知
- クライアントへの案内
ステップ4：運用開始と改善
導入後は、定期的に運用状況を確認し、必要に応じて改善を行います。多くのサービスでは、通話記録や対応履歴を確認できるため、サービスの質を常にチェックできます。
実際の導入事例
事例1：税理士事務所A（従業員5名）
課題：繁忙期になると電話対応に追われ、申告書作成が遅れがちだった。
導入効果：
- 電話対応時間が80%削減
- 繁忙期でも定時退社が可能に
- クライアント満足度が向上
事例2：経営コンサルタントB（個人事業）
課題：クライアント先での打ち合わせ中に電話に出られず、新規案件を逃していた。
導入効果：
- 新規問い合わせの取りこぼしがゼロに
- 月間売上が30%増加
- ワークライフバランスが改善
事例3：社労士法人C（従業員10名）
課題：労務相談の電話が多く、事務スタッフの負担が大きかった。
導入効果：
- 事務スタッフが本来業務に集中
- 緊急案件への対応スピードが向上
- 顧問先企業からの評価が向上
電話代行サービスを最大限活用するコツ
1. 明確な指示書の作成
オペレーターが適切に対応できるよう、詳細な指示書を作成しましょう。特に以下の点は明確にしておくことが重要です：
- 緊急連絡の基準
- 営業電話の判断基準
- 既存クライアントのリスト
- よくある質問への回答例
2. 定期的なフィードバック
月に一度は対応履歴を確認し、改善点があればフィードバックしましょう。多くのサービスでは、対応品質の向上に積極的に取り組んでいます。
3. クライアントへの事前説明
電話代行サービスを導入することを、既存クライアントに事前に説明しておくと、スムーズに移行できます。「サービス向上のため」という理由を伝えれば、多くのクライアントは理解してくれるでしょう。
まとめ：電話対応の外注で業務効率を大幅改善
士業・コンサルタントにとって、電話対応の外注は単なるコスト削減策ではありません。本業に集中する時間を確保し、サービスの質を向上させるための戦略的な投資です。
電話代行サービスを導入することで得られる主なメリットは：
- 本業への集中による収益性の向上
- プロフェッショナルな対応による信頼度の向上
- 柔軟な対応体制による機会損失の防止
特に、以下のような方には電話代行サービスの導入を強くおすすめします：
- 1日の電話本数が10本以上ある
- 外出や出張が多い
- 集中して作業したい時間が確保できない
- 新規顧客の獲得に力を入れたい
- ワークライフバランスを改善したい
電話代行サービスの中でも、使いやすさと料金のバランスが良いと評判のfondeskは、14日間の無料トライアルも実施しています。まずは試してみて、自社に合うかどうか確認してみるのも良いでしょう。
電話対応に追われる日々から解放され、本来の専門業務に集中できる環境を整えることで、あなたのビジネスは次のステージへと進むことができるはずです。