電話対応の悩みから解放されたいあなたへ
「また電話が鳴った…」
集中して仕事をしている最中に鳴り響く電話。
大切な商談中に着信音が響き、相手に申し訳ない気持ちになる。
そんな経験はありませんか？
私も以前は、1日に20件以上の電話対応に追われ、本来の業務に集中できない日々を送っていました。
営業電話や問い合わせ対応だけで午前中が終わってしまうことも珍しくありませんでした。
そこで検討したのが、電話対応を外部に委託する方法です。
選択肢として上がったのは「バーチャルアシスタント」と「fondesk」でした。
この記事では、実際に両方のサービスを比較検討した経験から、それぞれの特徴や料金、どんな方に向いているかを詳しく解説します。
読み終わる頃には、あなたのビジネスに最適な選択が明確になっているはずです。
なぜ電話対応の外部委託が注目されているのか
現代のビジネス環境において、電話対応の外部委託が急速に広まっている背景には、明確な理由があります。
生産性向上への強いニーズ
ある調査によると、オフィスワーカーが1日に受ける電話の平均回数は約15件。1件あたりの対応時間を5分とすると、1日に75分、月間で約25時間を電話対応に費やしている計算になります。
この時間を本来の業務に充てられれば、生産性は大幅に向上します。実際、私のクライアントの中には、電話対応を外部委託することで売上が30%増加した企業もあります。
リモートワークの普及による新たな課題
コロナ禍以降、リモートワークが定着しましたが、同時に新たな問題も生まれました。
- 自宅での電話対応による家族への影響
- 個人の携帯番号を仕事で使うことへの抵抗感
- 複数人での電話対応の難しさ
- 固定電話番号の必要性
これらの課題を解決する手段として、電話対応の外部委託サービスが注目を集めているのです。
人材不足と採用コストの増大
優秀な人材の確保が困難な現在、電話対応専門のスタッフを雇用することは、多くの企業にとって現実的ではありません。
正社員を1名雇用する場合、給与以外にも社会保険料や教育コストなど、年間で500万円以上の費用がかかることも珍しくありません。
一方、外部委託サービスを利用すれば、必要な時間だけ、プロフェッショナルなサービスを受けることができます。
バーチャルアシスタントとfondeskの基本的な違い
ここからは、バーチャルアシスタントとfondeskの具体的な違いについて詳しく見ていきましょう。
サービス範囲の違い
バーチャルアシスタントは、その名の通り「仮想の秘書」として、幅広い業務をサポートします。
- 電話対応（受電・架電両方）
- メール対応
- スケジュール管理
- 資料作成（PowerPoint、Excel等）
- リサーチ業務
- SNS運用サポート
- 経理事務の補助
- 顧客データベースの管理
一方、fondeskは電話対応に特化したサービスです。
- 電話の一次受付
- 用件の聞き取り
- メッセージの転送（Slack、ChatWork、メール等）
- 簡単な案内（営業時間、所在地等）
fondeskの詳しいサービス内容については、fondesk完全ガイド記事でも解説していますので、ぜひ参考にしてください。
料金体系の違い
コスト面での違いも大きなポイントです。
バーチャルアシスタントの料金例：
- 月額固定プラン：30,000円〜150,000円（稼働時間により変動）
- 時間単価：2,000円〜5,000円
- 最低契約期間：3ヶ月〜6ヶ月が一般的
fondeskの料金：
- 基本料金：月額11,000円（税込）
- 従量課金：1件あたり220円（税込）※101件目以降
- 最低契約期間：なし（いつでも解約可能）
例えば、月に50件の電話がある場合、fondeskなら月額11,000円で済みますが、バーチャルアシスタントで同等の対応をする場合、最低でも30,000円以上かかることが多いです。
実際の活用シーンと具体例
それぞれのサービスがどのような場面で威力を発揮するのか、実例を交えて解説します。
バーチャルアシスタントが適している場面
ケース1：スタートアップ企業のCEO
私のクライアントでIT系スタートアップを経営するA社長は、バーチャルアシスタントを活用して以下の業務を委託しています。
- 投資家とのミーティング日程調整
- プレゼン資料の作成補助
- 市場調査レポートの作成
- カスタマーサポートの一次対応
月額80,000円の投資で、実質的に「右腕」を得たことで、A社長は事業戦略に集中できるようになり、資金調達に成功しました。
ケース2：複数事業を展開する経営者
不動産業とコンサルティング業を営むB氏は、各事業の事務作業をバーチャルアシスタントに委託。契約書の作成から顧客管理まで、幅広い業務をサポートしてもらっています。
fondeskが適している場面
ケース3：フリーランスのWebデザイナー
在宅で仕事をするCさんは、制作に集中したいためfondeskの無料トライアルを開始。月20件程度の問い合わせ電話をfondeskが受け、内容をSlackに転送してもらうことで、作業を中断されることなく、タイミングを見て折り返し対応ができるようになりました。
月額コストは11,000円のみで、収入が月10万円増加したそうです。
ケース4：小規模な士業事務所
税理士事務所を営むD先生は、繁忙期の電話対応に悩んでいました。fondeskを導入したことで、確定申告時期でも落ち着いて業務に集中でき、顧客満足度も向上しました。
導入前に確認すべきポイント
どちらのサービスを選ぶにせよ、導入前に確認しておくべき重要なポイントがあります。
1. 現在の電話対応状況の把握
まず、1週間程度、以下の項目を記録してみましょう。
- 1日の電話件数
- 電話の内容（問い合わせ、営業電話、既存顧客等）
- 1件あたりの対応時間
- 電話対応で中断される業務の内容
この記録があれば、どちらのサービスが適しているか判断しやすくなります。
2. 必要な業務範囲の明確化
電話対応以外に委託したい業務があるかを整理しましょう。
- メール対応は必要か
- 資料作成のサポートは必要か
- 顧客管理は必要か
- 経理事務のサポートは必要か
電話対応のみで十分なら、fondeskで十分かもしれません。
3. 予算の設定
月額でいくらまで投資できるかを明確にしましょう。ただし、単純なコストではなく、投資対効果で考えることが重要です。
例えば、あなたの時給が5,000円だとして、月20時間を電話対応に費やしているなら、その価値は10万円です。この観点から見れば、月額3万円のサービスでも十分にペイする計算になります。
失敗しない導入のステップ
サービスの導入を成功させるには、適切な準備と段階的な導入が欠かせません。
ステップ1：小さく始める
いきなり全ての業務を委託するのではなく、まずは一部から始めましょう。fondeskなら14日間の無料トライアルがあるので、リスクなく試すことができます。
ステップ2：マニュアルの作成
特にバーチャルアシスタントを利用する場合は、業務マニュアルの作成が重要です。
- よくある問い合わせと回答例
- 対応の優先順位
- エスカレーションが必要なケース
- 使用するツールやシステムの操作方法
ステップ3：定期的な振り返り
導入後1ヶ月、3ヶ月、6ヶ月のタイミングで効果を検証しましょう。
- 業務効率は向上したか
- 顧客満足度に変化はあるか
- コストに見合った効果が出ているか
- 改善点はないか
まとめ：あなたに最適な選択は？
ここまで、バーチャルアシスタントとfondeskの違いを詳しく見てきました。
バーチャルアシスタントがおすすめの方：
- 電話対応以外の業務も委託したい
- 月額3万円以上の予算がある
- カスタマイズされたサポートが必要
- 長期的なパートナーシップを求めている
fondeskがおすすめの方：
- 電話対応の負担を減らしたい
- コストを抑えたい（月額11,000円〜）
- すぐに導入したい
- シンプルなサービスを求めている
私の経験から言えば、まずはfondeskから始めて、必要に応じてバーチャルアシスタントへ移行するという段階的なアプローチが最も失敗が少ないです。
fondeskなら初期費用もかからず、14日間の無料トライアルでサービスの質を確認できます。まずは無料で試してみて、電話対応の外部委託がどれほど業務効率を改善するか体験してみてはいかがでしょうか。
より詳しいfondeskの使い方や活用事例については、fondesk完全ガイド記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
電話に振り回される日々から解放され、本来の業務に集中できる環境を手に入れましょう。きっと、想像以上の効果を実感できるはずです。