「打ち合わせで使ったカフェ代、これって経費？」
「自宅のインターネット代はどこまで経費にしていいんだろう？」
個人事業主やフリーランスとして活動を始めると、日々直面するのがこの「経費」の判断ですよね。
何を隠そう、私も開業当初は「この支払いは経費になるのかな…」と一つ一つの支出に頭を悩ませたものです。
しかし、この経費を正しく理解し、漏れなく計上することこそが、個人事業主にとって最も基本的かつ効果的な節税対策です。
経費をしっかり計上すれば、その分所得（儲け）が圧縮され、結果的に支払う税金（所得税や住民税）を安くすることができます。
この記事では、2026年提出分（2025年分の所得）の確定申告に向けて、個人事業主が経費にできるものの具体例を勘定科目別に分かりやすく一覧で紹介するとともに、「これって経費になるの？」と判断に迷いがちなケースについても詳しく解説します。
この記事が、あなたの経費管理と節税の「虎の巻」となれば幸いです。
大原則！経費にできるのは「事業の売上を上げるために直接必要な支出」だけ
まず、すべての判断の基準となる大原則を覚えておきましょう。経費として認められるのは「事業の売上を上げるために、直接的または間接的に必要であった費用」だけです。逆に言えば、事業との関連性を合理的に説明できれば、多くのものが経費として認められる可能性があります。
例えば、あなたがWebライターなら、取材のための交通費や参考書籍代は経費になります。しかし、友人とプライベートで食事をした代金は、当然ながら経費にはなりません。この「事業との関連性」が、全ての判断のスタートラインです。
【勘定科目別】個人事業主が経費にできるもの一覧
それでは、具体的にどのようなものが経費になるのか、代表的な勘定科目別に見ていきましょう。
租税公課
- 事業に関わる税金や公的な負担金です。
- 個人事業税、固定資産税（事業使用部分）、自動車税（事業使用部分）
- 収入印紙代（印紙税）
- 消費税（税込経理の場合）
- 商工会議所や同業者組合の会費など
注意：所得税、住民税、国民健康保険料、国民年金は経費にできません（これらは後述する「所得控除」の対象となり、経費とは別の形で税金を安くする効果があります）。
水道光熱費
- 事務所や店舗でかかる電気・ガス・水道代です。自宅兼事務所の場合は、事業で使用している割合分を「家事按分」して経費に計上します。
旅費交通費
- 事業目的の移動にかかる費用です。
- 電車代、バス代、タクシー代
- 航空券代、新幹線代
- 出張時の宿泊費
- 有料道路料金、コインパーキング代
- 事業用車両のガソリン代、車検代（一部）
通信費
- 事業で利用する通信にかかる費用です。
- インターネット回線料、プロバイダ料金
- レンタルサーバー代、ドメイン取得・更新料
- スマートフォンの通信料（事業使用部分）
- 切手代、宅配便などの送料
- 有料のクラウドストレージ（Dropbox, Google Oneなど）の利用料
- 有料のチャットツールやWeb会議システム（Slack, Zoomなど）の利用料
広告宣伝費
- 商品やサービスを宣伝するためにかかった費用です。
- Web広告（Google広告, SNS広告など）の出稿費
- ウェブサイト制作費、サーバー・ドメイン代
- チラシ、パンフレット、名刺の作成費
- インフルエンサーへのPR依頼費用
接待交際費
- 取引先などを接待するためにかかった費用です。
- 取引先との飲食代（会食、贈答品など）
- お中元、お歳暮、お祝い金、香典など
消耗品費
- 使用可能期間が1年未満、または取得価額が10万円未満の物品の購入費用です。
- 文房具（ボールペン、ノート、ファイルなど）
- コピー用紙、プリンターのインクカートリッジ
- USBメモリ、マウス、キーボード
- 事業所で使うティッシュペーパーや洗剤など
新聞図書費
- 情報収集や勉強のために購入した書籍や定期刊行物の費用です。
- 専門書、ビジネス書、技術書
- 業界紙、新聞、雑誌
- 有料のメールマガジン、noteやBrainなどの情報コンテンツ購入費
- オンラインサロンの会費（事業に関連するもの）
私の独自の視点：「この新聞図書費は、自分のスキルアップ投資を経費にするチャンスです。例えば、Webデザイナーならデザインの参考書籍、動画編集者なら映像技術のオンライン講座なども、事業に関連していれば経費として認められる可能性が高いです。領収書と、なぜそれが事業に必要だったかを説明できるようにしておくことが大切です。」
減価償却費
- 取得価額が10万円以上のパソコン、カメラ、車、机、椅子などを購入した場合、その費用を数年に分けて経費として計上するものです。青色申告なら30万円未満まで一括で経費にできる特例もあります。
この他にも、事務所の家賃（地代家賃）、業務を外部に委託した場合の費用（外注工賃）、税理士への報酬（支払報酬）など、事業に関連する多くの支出が経費になります。
判断に迷う！「これって経費になる？」Q&A
- Q1. 自宅兼事務所の家賃や光熱費はどうすればいい？
- A1. 「家事按分（かじあんぶん）」という考え方を使います。例えば、家の総面積のうち仕事部屋が25%を占めるなら家賃の25%を、1日のうち8時間（3分の1）を仕事に使っているなら電気代の3分の1を、といったように合理的な基準で事業使用分を計算し、経費として計上します。
- Q2. 仕事相手とのランチ代は経費になりますか？
- A2. 事業に関する打ち合わせを兼ねたランチであれば、「会議費」や「接待交際費」として経費に計上できます。誰と、どんな目的での食事だったかを、レシートの裏や帳簿の摘要欄にメモしておくと、後々の証拠として万全です。
- Q3. 仕事で着るスーツや服は経費になりますか？
- A3. 残念ながら、プライベートでも着用できるスーツや一般的な衣服は、原則として経費にはなりません。ただし、特定のイベントでしか着用しない衣装や、ロゴ入りのユニフォーム、安全靴といった作業着などは経費として認められる場合があります。
【最重要】経費管理の「壁」をどう乗り越え、節税を最大化する方法
さて、経費にできるものが分かっても、次に立ちはだかるのが「どうやって、これらの経費を漏れなく、正確に、そして楽に管理・記録していくか」という大きな壁です。
山積みのレシートをExcelに一件ずつ手入力し、電卓で集計し、確定申告書に転記する…考えただけでも気が遠くなりますよね。入力ミスや計算ミス、そして何より膨大な時間がかかります。
この面倒で複雑な経費管理を、驚くほど簡単にしてくれるのが「マネーフォワード クラウド確定申告」のようなクラウド会計ソフトです。
なぜMFクラウドが経費管理の壁を壊してくれるのか？
- スマホでレシート撮影：スマホアプリでレシートを撮影するだけで、日付や金額をAIが自動で読み取り、経費データとして登録できます。レシートを溜めるストレスから解放されます。
- クレジットカード・銀行口座連携：事業用のカードや口座を連携すれば、利用明細が自動で取り込まれます。AIが費目を推測してくれるので、確認するだけで経費登録が完了。計上漏れも防げます。
- 集計・レポートの自動化：入力した経費はリアルタイムで自動集計され、「今月は何に一番お金を使っているか」といったレポートも一目で分かります。これは経費管理だけでなく、経営の「健康診断」にもなります。
私の体験談：「私がMFクラウドを導入して一番変わったのは、経費に対する意識です。以前はただの支出でしたが、今はスマホで撮影するたびに『これは未来への投資だ』とポジティブに捉えられるようになりました。何より、経費管理がゲーム感覚で楽になり、面倒な作業から解放されたのが最大のメリットです。」
経費の知識をインプットした後は、それをどう会計ソフトで実践していくかが重要です。マネーフォワード クラウド確定申告を使った具体的な経費入力の手順や、さらに踏み込んだ節税テクニックについては、こちらの「【完全ガイド】マネーフォワード クラウド確定申告とは？使い方・評判・料金まで個人事業主向けに徹底解説」で詳しく解説しています。
まとめ：経費を制する者は節税を制す！便利なツールで賢く、そして楽に管理しよう
個人事業主にとって、経費を正しく理解し、漏れなく計上することは、事業を守り、育てるための重要なスキルです。そして、その煩雑な経費管理を効率化し、正確性を高めるためには、会計ソフトの活用がもはや必須の時代と言えるでしょう。
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