【Gemini活用】Google Workspaceが「優秀なアシスタント」に！議事録作成からメール返信まで自動化するプロンプト集

Google Workspaceに搭載されたAIアシスタント「Gemini」。

メール作成や議事録の要約が自動でできると聞いて、期待に胸を膨らませている方も多いでしょう。

しかし、いざ使ってみると「思ったような答えが返ってこない」「どう指示すればいいか分からない」と戸惑っていませんか。

実は、Geminiのような生成AIを使いこなす鍵は、こちらの「指示の出し方＝プロンプト」にあります。

私も日々、様々なプロンプトを試しながら、どうすればGeminiが優秀なアシスタントとして動いてくれるか研究しています。

この記事では、コピペしてすぐに使える、業務シーン別の実践的なプロンプト集と、AIの能力を最大限に引き出すための考え方をご紹介します。

【最重要注意点】Gemini for Google Workspaceの機能、利用可能なアプリ、料金体系（通常は有料アドオン）、プロンプトに対する応答精度は、急速に変化・進化しています。この記事の情報は2025年7月時点の一般的な情報です。必ずGoogle WorkspaceのAIに関する公式サイトで最新情報をご確認ください。

プロンプトの基本原則：「良い指示」の5つの要素

AIから質の高い回答を引き出すには、人間がアシスタントに仕事を頼む時と同じように、分かりやすく丁寧な指示を出すことが重要です。以下の5つの要素を意識してみましょう。

1. 役割（ロール）を与える: AIに特定の役割を演じてもらう。「あなたはプロのマーケターです」「あなたは経験豊富な秘書です」のように。
2. 目的とゴールを明確にする: 何のために、どのような成果物を作ってほしいのかを具体的に伝える。「〇〇への提案メールを作成して、アポイントを獲得したい」など。
3. 文脈（コンテキスト）を提供する: 背景情報、ターゲット読者、自社の状況など、判断材料となる情報をできるだけ与える。

– 制約条件と出力形式を指定する: 「箇条書きで」「300字以内で」「丁寧なビジネスメールの文体で」など、アウトプットの形式や条件を指定する。

対話を重ねて改善する: 一度の指示で完璧な答えを求めず、出てきた回答に対して「もっと詳しく」「別の視点から」といった追加指示を重ね、精度を高めていく。

【シーン別】コピペで使える！業務自動化プロンプト集

ここでは、様々な業務シーンですぐに使えるプロンプトの例をご紹介します。[ ] の部分を、あなたの状況に合わせて書き換えて使ってみてください。

1. 議事録の作成・要約

こんな時に: 会議の録音やメモから、体裁の整った議事録を素早く作成したい。

プロンプト例:

以下の会議メモを、フォーマルな議事録の形式でまとめてください。
必ず「決定事項」「ToDo（担当者と期限を明記）」「懸案事項」の3つのセクションに分けてください。
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[ここに会議のメモや文字起こしテキストを貼り付け]
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2. メールの作成・返信

こんな時に: クライアントへのお礼メールや、日程調整の返信メールなどを効率的に作成したい。

プロンプト例:

あなたは私の優秀な秘書です。
以下の条件で、[株式会社〇〇の△△様]宛のビジネスメールを作成してください。
・目的：[本日の打ち合わせのお礼]
・含める内容： - [打ち合わせで決定した〇〇の件を再確認] - [次回アクションとして、私が〇月〇日までに企画書を送付することを記載] - [打ち合わせで話題に出た□□の参考URLを記載：(ここにURL)]
・トーン：[丁寧かつ、簡潔で分かりやすく]

3. ドキュメント作成・アイデア出し

こんな時に: ブログ記事や報告書の構成案、新しい企画のアイデアが欲しい。

プロンプト例:

「[中小企業のテレワーク導入]」をテーマにしたブログ記事の構成案を作成してください。
以下の5つの章立てで、各章に含めるべき内容を箇条書きで提案してください。
1. 導入：なぜ今、中小企業でテレワークが必要なのか
2. 課題：中小企業がテレワーク導入で直面する3つの壁
3. 解決策：Google Workspaceを活用した課題解決法
4. 事例：テレワーク導入に成功した企業の具体例
5. まとめ：成功への第一歩

4. Googleスプレッドシートの活用

こんな時に: 複雑な関数を知らなくても、管理表のテンプレートを素早く作成したい。

プロンプト例:

Webサイト制作プロジェクトのタスク管理表をGoogleスプレッドシートで作成したいです。
以下の列を含む表の形式を提案してください。
・大項目（例：設計、デザイン、実装）
・タスク名
・担当者
・開始日
・終了日
・ステータス（未着手, 進行中, 確認中, 完了）
・備考

5. Googleスライドでのプレゼンテーション作成

こんな時に: 長い文章からプレゼンテーションの骨子を素早く作りたい。

プロンプト例:

あなたはプレゼン資料作成のプロです。
以下の報告書の内容を基に、経営層向けのプレゼンテーションを5枚のスライドで作成します。
各スライドの「タイトル」と、その内容を説明する「3つの箇条書きポイント」を提案してください。
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[ここに報告書のテキストを貼り付け]
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【最重要】AI生成文をレビュー・編集する責任

これが最も重要なポイントです。AIが生成した文章は、どんなに出来が良く見えても、そのまま利用するのは危険です。必ずあなた自身の目で最終確認し、責任を持って編集・修正してください。

事実確認: 日付、名前、数値、専門用語などに間違いはありませんか？
文脈・ニュアンスの確認: 状況や相手との関係性に合った、適切な表現になっていますか？
独自性と人間味の追加: AI特有の硬い表現や、誰にでも当てはまる一般論になっていませんか？あなた自身の言葉や、具体的なエピソード、感情を少し加えるだけで、文章は格段に良くなります。
誤字脱字の校正: AIも完璧ではありません。基本的な校正は必須です。

AIはあくまで「優秀な下書きアシスタント」であり、最終的なアウトプットの品質と責任は、あなたにあります。

【私の視点】AIアシスタントとの「賢い」付き合い方

GeminiのようなAIツールと上手く付き合い、その価値を最大限に引き出すために、私が意識している考え方です。

AIは「壁打ち相手」であり「下書き担当」と割り切る: ゼロから文章を考える「真っ白なページへの恐怖」を取り除いてくれるのが、AIの最大の価値です。完璧な最終稿を期待するのではなく、まずはAIに叩き台を作ってもらい、それを元に自分が思考し、編集・加筆していく、というスタンスが最も効果的です。
「箇条書き」→「文章化」のプロセスをAIに任せる: 自分で伝えたい要点だけを箇条書きにし、「この内容を、〇〇向けの丁寧なメールにしてください」とAIに依頼する。この方法は、情報の抜け漏れを防ぎつつ、体裁を整える時間を大幅に短縮できるので非常におすすめです。
「テンプレート」機能との使い分け: 毎回ほぼ同じ内容のメールは、Gmailの「テンプレート」機能の方が速く確実です。「Help me write」は、定型ではないけれど、ゼロから書くのは少し面倒な「半定型」の文章作成で真価を発揮します。
必ず「あなた自身の言葉」と「人間味」を最後に加える: 特に社外向けの文章では、AIが作った文章に、あなたならではの挨拶や、相手を気遣う一言、具体的なエピソードなどを加えることが重要です。その「ひと手間」が、機械的な文章を、心が通うコミュニケーションに変えます。私も、AIが生成した文章に、必ず手書きの追伸を加えるような気持ちで編集しています。

まとめ：Geminiを優秀なアシスタントに育て、創造的な時間を手に入れよう

Gmailの「Help me write」をはじめとするGoogle WorkspaceのGemini機能は、あなたの指示（プロンプト）次第で、非常に優秀なアシスタントになります。日々の定型的な文章作成やアイデア出しの時間をAIに任せることで、あなたはもっと創造的で、本質的な業務に集中できるようになるでしょう。

ぜひ、この記事で紹介したプロンプト例を参考に、あなただけの「最強のアシスタント」を育ててみてください。

Geminiのような最先端のAI機能を活用できるのも、Google Workspaceという強力な基盤があってこそです。この未来の働き方を実現するプラットフォームを、お得なプロモーションコードで始めてみませんか？

（※Gemini機能の利用には、多くの場合、ベースとなるGoogle Workspaceプランに加えて、有料のGeminiアドオン契約が必要です。プロモーションコードはベースプランの新規契約時に適用されます。）

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この記事が、あなたのAI活用と業務効率化のヒントとなれば幸いです。