新しい企画のための市場調査、競合分析、そして分厚い提案書の作成…。
こうした知的生産活動は、ビジネスの根幹を成す重要な業務です。
しかし、その多くは膨大な情報収集と資料の体裁を整える作業に時間を費やし、本来最も価値のある「思考」や「戦略立案」の時間が圧迫されがちではありませんか。
私も、お客様への提案書を作る際、関連資料の読み込みや、分かりやすいスライド作成といった作業に、かつては多くの時間を費やしていました。
しかし、Google WorkspaceとGemini AIの登場で、そのプロセスは革命的に変わりつつあります。
この記事では、リサーチから資料作成までの時間を劇的に短縮し、より本質的な業務に集中するための、AIを活用した最新のテクニックをご紹介します。
【最重要注意点】GeminiやNotebookLMなどのAI機能の利用には、別途有料アドオンの契約が必要な場合があります。また、機能、UI、料金体系、提供状況は急速に変化します。この記事の情報は2025年7月時点の一般的な情報です。必ずGoogle WorkspaceのAIに関する公式サイトで最新情報をご確認ください。
従来の資料作成プロセスと、その課題
これまでの資料作成は、一般的に以下のようなプロセスで、多くの時間と労力を要しました。
- 手作業での情報収集: Web検索や社内資料から、関連情報を一つひとつ探し出し、読み込む。
- 手作業での情報整理・要約: 収集した情報から、重要なポイントを抜き出し、手作業で要約・整理する。
- ゼロからの下書き作成: 真っ白なドキュメントを開き、構成を考えながら文章を書き起こしていく。
- 手作業でのスライド作成: 完成した文章を基に、スライドのレイアウトを考え、テキストをコピペし、適切な画像を別途探して貼り付ける。
この各段階でかかる膨大な時間が、知的生産活動における大きなボトルネックとなっていました。
【新常識】Geminiで変わるリサーチと資料作成の4フェーズ
Google WorkspaceとGemini AIを活用することで、このプロセスは以下のように変革されます。
フェーズ1：AIによるリサーチと情報整理（NotebookLM活用）
最初の情報収集・整理フェーズでは、GoogleのAIツール「NotebookLM」が威力を発揮します。NotebookLMは、あなたが提供した資料（ソース）に基づいてのみ応答するAIで、信頼性の高い情報整理が可能です。
- ソースの投入: 関連するPDFレポート、参考Web記事（ドキュメント化して保存）、過去の議事録など、信頼できる資料をGoogleドライブからNotebookLMに読み込ませます。
- AIへの質問と要約指示: NotebookLMに対して、「これらの資料全体から、〇〇に関する重要なポイントを5つ要約して」「△△の市場規模について、ソースに基づいて説明して」といった質問を投げかけます。
- キーインサイトの抽出: AIが生成した要約や回答（出典付き）から、資料作成に必要なキーインサイトを効率的に抽出します。
効果: 数時間かかっていた資料の読み込みと要約作業が、数十分、場合によっては数分で完了します。
フェーズ2：構成案と下書きの自動生成（Googleドキュメント + Gemini）
次に、抽出したキーインサイトを基に、報告書や提案書の骨子を作成します。ここではGoogleドキュメントに統合されたGeminiが活躍します。
- プロンプト（指示文）の入力: GoogleドキュメントのGemini（Help me write）機能に、フェーズ1で得たキーインサイトを貼り付け、作成したい文書の構成を指示します。
- 構成案・下書きの生成: AIが指示に基づき、文書全体の構成案や、各セクションのたたき台となる文章を自動で生成します。
- 対話による修正: 生成された下書きに対し、「もっとフォーマルな文体で」「この部分を詳しく」といった追加指示を出し、文章を磨き上げます。
効果: 「真っ白なページを前に何から書こう…」と悩む時間がなくなり、構成と下書き作成の時間を劇的に短縮できます。
フェーズ3：プレゼン資料の高速ビジュアル化（Googleスライド + Gemini）
完成したドキュメントを基に、プレゼンテーション資料を作成します。Googleスライドに統合されたGeminiが、この作業を加速させます。
- テキストからスライドを生成: フェーズ2で作成したGoogleドキュメントの内容を基に、「この内容で、全10枚のプレゼンテーションを作成して」と指示します。AIが各スライドのタイトルと要点を自動で生成します。
- テキストから画像を生成: 各スライドの内容に合わせ、「〇〇をイメージした、プロフェッショナルな画像を生成して」と指示し、スライドに挿入するオリジナルの画像をAIに作成させます。
効果: 文章をスライドに落とし込み、適切なビジュアルを探すという、時間のかかる作業を大幅に効率化できます。
フェーズ4：人間による最終レビューと価値の付加
AIが生成したドラフトは、あくまで「下書き」です。最後の仕上げは、必ず人間の手で行います。
- ファクトチェックとトーン調整: AIが生成した内容に事実誤認がないか、意図した通りのニュアンスやトーンになっているかを確認・修正します。
- 独自の視点・体験の追加: あなた自身の考察、具体的な体験談、会社独自の知見などを加えることで、AIには作れない、オリジナリティと説得力のある最終成果物へと昇華させます。
効果: AIのスピードと、人間の創造性・専門性を組み合わせることで、短時間で高品質なアウトプットを生み出せます。
具体的なプロンプト例
- Docsでの構成案作成:
「中小企業のDX推進」をテーマにしたブログ記事の構成案を5つの章で作成してください。各章に含めるべき内容も3つの箇条書きで示してください。 - Slidesでの画像生成:
多様なメンバーがオンラインで活発に議論している、明るく未来的なイメージの画像を生成して。
【私の視点】AI時代に求められる、人間の「本当の価値」
AIによる時短テクニックは強力ですが、これからの時代、私たちビジネスパーソンに求められるスキルも変わってくると感じています。
- AIは「思考時間」を生み出すためのツール: AIに任せるべきは、情報整理やドラフト作成といった「作業」の部分です。それによって生み出された貴重な時間を使って、私たちは「何を伝えるべきか」「どのような戦略を立てるべきか」といった、より高度で創造的な思考に集中すべきです。
- 「問いを立てる力」と「編集力」が重要になる: AIから質の高いアウトプットを引き出すための「的確な指示（プロンプト）を出す力」、そしてAIの出力を鵜呑みにせず、ファクトチェックし、独自の価値を加えて磨き上げる「編集力」。この二つが、これからのビジネスにおける重要なスキルになります。私も、AIに指示を出す前に、まず「自分が本当に知りたいことは何か」を深く考える時間を取るようにしています。
- 最終的な「責任」と「人間味」は人が担う: どんなにAIが進化しても、成果物に対する最終的な責任は人間が負います。そして、顧客の心を動かすのは、ロジックだけでなく、共感や熱意といった「人間味」です。AIが作った骨格に、あなた自身の血肉を通わせるプロセスを、決して怠ってはいけません。
まとめ：AIを「優秀なアシスタント」として、知的生産性を飛躍させる
Google WorkspaceとGemini AIの連携は、これまで当たり前だったリサーチと資料作成のプロセスを根底から覆し、私たちの働き方を大きく変える可能性を秘めています。
単純作業をAIに任せ、人間はより付加価値の高い思考や創造に時間を使う。そんな未来の働き方が、もう目の前に来ています。ぜひ、これらの革命的な時短テクニックを試し、あなたのビジネスの生産性を飛躍させてください。
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（※Gemini機能の利用には、多くの場合、ベースとなるGoogle Workspaceプランに加えて、有料のGeminiアドオン契約が必要です。プロモーションコードはベースプランの新規契約時に適用されます。）
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この記事が、あなたのリサーチ・資料作成業務の革新の一助となれば幸いです。