あなたのデスクの周りには、承認待ちの稟議書や、ファイリング待ちの契約書が山積みになっていませんか。
ハンコを押すためだけに出社する、なんていう話も、まだ多くの企業で聞かれます。
紙ベースの業務は、長年慣れ親しんだ方法かもしれませんが、コスト、スピード、そして働き方の柔軟性において、現代のビジネスの大きな「足かせ」となっています。
私も、お客様の業務改善をご支援する中で、この「ペーパーレス化」が、最も効果を実感しやすく、かつ組織全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）を加速させる起爆剤になる場面を数多く見てきました。
この記事では、Google Workspaceのツールを駆使して、日々の稟議書から法的に重要な契約書まで、業務を完全電子化するための具体的なステップと考え方をご紹介します。
【ご注意】この記事の情報は2025年7月時点のものです。Google Workspaceの機能や連携サービスの仕様は変更される可能性があります。また、契約書等の電子化に関する法的要件については、必ず弁護士等の専門家にご確認ください。
なぜ今、ペーパーレス化が急務なのか？
ペーパーレス化は、単なる「紙の節約」ではありません。ビジネスに多くのメリットをもたらす経営課題です。
- コストの大幅削減: 紙代、印刷代（インク・トナー）、郵送費、ファイルやキャビネットなどの備品代、書類の保管スペース（倉庫代やオフィス賃料）といった直接的なコストを削減できます。
- 業務効率の劇的な向上: 書類の印刷、押印のための回覧、ファイリング、そして後から探すといった無駄な時間がなくなります。承認プロセスも、場所に縛られず迅速に進みます。
- リモートワーク・多様な働き方への対応: いつでもどこからでも必要な書類にアクセスし、承認業務を行えるため、テレワークやハイブリッドワークといった柔軟な働き方の基盤となります。
- セキュリティとコンプライアンスの強化: 適切なアクセス権管理により、権限のない従業員が機密情報に触れるリスクを低減できます。また、監査ログ機能やGoogle Vaultを活用すれば、誰がいつアクセスしたかの記録を残したり、法的要件に応じた文書保管が可能になったりします。
- 事業継続計画（BCP）対策: 火災や地震などの災害時でも、データはクラウド上で安全に保護されており、事業の継続性を高めます。
【実践編1】社内稟議・申請フローを電子化する
日々発生する稟議書や各種申請書は、ペーパーレス化の効果を最も実感しやすい業務の一つです。
ステップ1：「申請」はGoogleフォームまたはドキュメントのテンプレートで
まず、申請のフォーマットを標準化します。
- Googleフォームの活用: 経費精算、備品購入依頼、休暇申請など、定型的な申請にはGoogleフォームが最適です。回答は自動でGoogleスプレッドシートに集計され、管理が非常に楽になります。
- Googleドキュメントのテンプレート活用: 企画書や稟議書など、自由な記述が多い申請には、Googleドキュメントでテンプレートを作成し、それをコピーして使ってもらう運用が有効です。
ステップ2：「承認」はコメント・共有機能で回覧
紙での回覧やハンコリレーはもう不要です。
- コメントとメンション機能: 申請者は、作成したGoogleドキュメント（稟議書など）を最初の承認者に共有し、コメント機能で「@承認者のメールアドレス ご確認・承認をお願いします」とメンションを付けて通知します。
- 承認の連鎖: 承認者は内容を確認し、問題がなければ、さらに次の承認者へ同様にコメントでメンションを付けて回覧します。議論が必要な点も、コメントでやり取りが可能です。
- ステータス管理: 稟議書の一覧を管理するスプレッドシートを用意し、各稟議のステータス（「申請中」「〇〇部長承認待ち」「決裁済」など）を更新していくと、進捗状況が一目瞭然になります。
ステップ3：「保管」はGoogleドライブで一元管理＆検索可能に
決裁が下りた稟議書は、Googleドライブ（または共有ドライブ）の指定されたフォルダに保存します。ファイル名に日付や案件名を入れるルールを決めておけば、後からGoogleの強力な検索機能で、必要な書類を瞬時に見つけ出すことができます。
【実践編2】契約書管理を電子化する
より厳格な管理が求められる契約書も、Google Workspaceと連携サービスで電子化が可能です。
ステップ1：「作成・交渉」はGoogleドキュメントの共同編集で
契約書のドラフト作成は、Googleドキュメントで行います。法務担当者や営業担当者など、関係者が同時にドキュメントにアクセスし、コメント機能や提案モードを活用して、リアルタイムで条文のレビューや修正作業を進めることができます。これにより、メールでのファイル往復が不要になり、作成スピードが向上します。
ステップ2：「捺印」は電子署名サービスと連携する
Google Workspaceには、標準で法的に有効な電子署名機能はありません。そこで、専門の電子署名サービスと連携させます。
- 連携サービスの例: DocuSign, Adobe Acrobat Sign (旧Adobe Sign), クラウドサインなど、多くの電子署名サービスがGoogle Workspaceとの連携機能（Marketplaceアドオンなど）を提供しています。
- 連携フロー: GmailやGoogleドライブから直接、完成した契約書を電子署名サービスに送り、相手方に署名を依頼。署名済みの契約書は、自動的にGoogleドライブに保存される、といったシームレスな連携が可能です。
これにより、契約書の印刷、製本、郵送、返送待ちといった時間とコストを完全に削減できます。
ステップ3：「保管・管理」はドライブ、スプレッドシート、カレンダーで
- 保管（Googleドライブ）: 締結済みの契約書PDFは、共有ドライブなどのセキュアな場所に、取引先別・年度別などで整理して保管します。
- 管理台帳（Googleスプレッドシート）: 契約先、契約期間、更新日、自動更新の有無、担当者などを一覧化した「契約管理台帳」をスプレッドシートで作成します。契約書ファイルへのリンクも貼っておきましょう。
- 更新管理（Googleカレンダー）: 管理台帳と合わせて、契約更新時期が近づいたら通知が来るように、Googleカレンダーにリマインダーを設定しておきます。これにより、意図しない契約の自動更新や、更新漏れを防ぎます。
さらに、法的要件で長期保存が義務付けられている場合は、Google Vault（※Business Plus以上）のデータ保持機能を活用することも有効です。
【私の視点】ペーパーレス化を成功させる組織の「心構え」
ツールを導入するだけでは、ペーパーレス化は進みません。長年の紙文化から脱却するための、組織としての「心構え」が重要です。
- 「ハンコ文化」からの意識改革をリーダーが主導する: ペーパーレス化の最大の壁は、心理的な「ハンコ信仰」です。経営層や管理職が「電子承認で全く問題ない」「その方が速くて正確だ」という姿勢を明確に示し、自ら実践することが、組織全体の意識を変える上で最も効果的です。
- 一度に全てを電子化しようとせず、小さな成功体験を積む: 最初から全ての書類を電子化しようとすると、現場の抵抗や混乱が大きくなります。まずは、経費精算や休暇申請など、比較的簡単で、多くの従業員がメリットを実感しやすい業務からペーパーレス化を始めるのが成功の秘訣です。
- デジタル化の「ルール」を明確にし、丁寧に説明する: 「どこに保存するのか」「ファイル名の付け方は」「承認はどう依頼するのか」といったシンプルなルールを決め、マニュアル化（Googleサイトなどが便利）し、研修会などで丁寧に説明する機会を設けましょう。「やり方が分からないから、結局紙で…」という状況を防ぎます。
- セキュリティ意識をセットで醸成する: デジタル化は便利ですが、共有設定のミスなどが情報漏洩に繋がるリスクもあります。「ファイル共有は常に慎重に」「社外との共有は特に注意」といった、デジタルならではのセキュリティ意識も合わせて教育することが重要です。私もお客様には、ペーパーレス化の便利さと、それに伴う情報管理の責任はセットであることを必ずお伝えしています。
まとめ：ペーパーレス化は、働き方を変える大きな一歩
Google Workspaceを活用したペーパーレス化は、単なるコスト削減や効率化に留まりません。それは、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を可能にし、意思決定を迅速化し、組織全体の生産性を向上させる、まさに「働き方改革」そのものです。
まずは、あなたの会社で最も非効率だと感じている紙の業務を一つ、Google Workspaceで電子化することから始めてみてはいかがでしょうか。
ペーパーレス化は、業務効率を飛躍的に向上させ、企業の競争力を高めます。その実現を強力に後押しするGoogle Workspaceを、お得なプロモーションコードで導入してみませんか？
当サイトでは、Google Workspaceの新規契約時に利用料金が最初の3ヶ月間15%OFFになるプロモーションコードを無料でご紹介しています。
▼ ペーパーレスで働き方改革！お得な導入はこちら
Google Workspace プロモーションコード【最新2025年版】15%割引クーポン無料配布中
この記事が、あなたの会社のペーパーレス化推進の一助となれば幸いです。