請求書の控えを整理していて、「これっていつまで保管すればいいの？」と悩んだことはありませんか。
書類の山を見つめながら、「もう捨ててもいいかな」と思いつつも、税務調査が怖くて捨てられない。
そんな経験、きっと多くの事業者の方が持っているはずです。
実は請求書の控えには法律で定められた保管期間があり、これを守らないと思わぬペナルティを受ける可能性があります。
さらに2024年1月から電子帳簿保存法が改正され、電子データで受け取った請求書の保存方法も大きく変わりました。
この記事では、請求書の控えの正しい保管期間と、電子帳簿保存法への対応方法について詳しく解説します。
請求書の控えの保管期間は法人と個人事業主で異なる
請求書の控えの保管期間は、法人か個人事業主かによって異なります。これは税法上の取り扱いが異なるためです。
法人の場合：7年間の保管義務
法人の場合、請求書の控えは原則として7年間保管する必要があります。これは法人税法により定められています。
ただし、欠損金が生じた事業年度については、10年間の保管が必要になる場合があります。平成30年4月1日以後に開始する事業年度において生じた欠損金の繰越期間が10年とされたためです。
保管期間の起算日は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日からとなります。例えば、2024年3月期の請求書控えは、2024年5月31日（申告期限）の翌日から7年間、つまり2031年5月31日まで保管する必要があります。
個人事業主の場合：5年間の保管義務
個人事業主の場合、請求書の控えは5年間保管する必要があります。これは所得税法により定められています。
ただし、消費税の課税事業者である場合は、消費税法の規定により7年間の保管が必要になりますので注意が必要です。
保管期間の起算日は、確定申告書の提出期限の翌日からです。例えば、2023年分の請求書控えは、2024年3月15日（申告期限）の翌日から5年間、つまり2029年3月15日まで保管する必要があります。
電子帳簿保存法とは？2024年1月から義務化された内容
電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認める法律です。2024年1月から、電子取引データの電子保存が義務化されました。
電子取引データの保存義務化
2024年1月以降、メールやWebサイトからダウンロードした請求書などの電子取引データは、紙に印刷して保存することが認められなくなりました。必ず電子データのまま保存する必要があります。
対象となる電子取引データには以下のようなものがあります：
- メールで受け取った請求書のPDFファイル
- ECサイトからダウンロードした領収書
- クラウドサービス上で発行・受領した請求書
- EDI取引で授受した注文書・請求書データ
電子帳簿保存法の保存要件
電子取引データを保存する際は、以下の要件を満たす必要があります：
- 真実性の確保
- タイムスタンプの付与
- 訂正・削除の履歴が確認できるシステムの使用
- 訂正・削除の防止に関する事務処理規程の備付け
- 可視性の確保
- 検索機能の確保（取引年月日、取引金額、取引先で検索可能）
- ディスプレイ・プリンター等の備付け
請求書の控えを効率的に管理する方法
請求書の控えを適切に保管するには、日頃からの整理整頓が重要です。以下のような方法で効率的に管理することができます。
1. ファイリングシステムの構築
紙の請求書控えは、年度別・月別にファイリングすることが基本です。取引先別にインデックスを作成しておくと、必要な書類をすぐに見つけることができます。
2. デジタル化による省スペース化
スキャナーで読み取ってPDF化することで、保管スペースを大幅に削減できます。ただし、スキャナ保存には電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。
3. クラウドサービスの活用
最も効率的なのは、請求書作成から保管まで一元管理できるクラウドサービスの活用です。作成した請求書が自動的に保存され、検索も簡単に行えます。
例えば、クラウド請求書作成サービスを活用した業務効率化の方法について詳しく知りたい方は、こちらの記事で解説しています。
電子帳簿保存法に対応したシステムの選び方
電子帳簿保存法に対応するためには、要件を満たしたシステムの導入が不可欠です。システムを選ぶ際のポイントを解説します。
JIIMA認証の確認
JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているシステムは、電子帳簿保存法の要件を満たしていることが保証されています。システム選定の際は、この認証の有無を確認しましょう。
検索機能の充実度
電子帳簿保存法では、取引年月日・取引金額・取引先での検索が必須要件です。これらに加えて、品目や担当者など、より詳細な検索ができるシステムを選ぶと業務効率が向上します。
他システムとの連携性
会計ソフトや販売管理システムとの連携ができるシステムを選ぶことで、二重入力の手間を省き、ミスを減らすことができます。
請求書管理でよくあるトラブルと対策
請求書の控えの管理では、以下のようなトラブルがよく発生します。事前に対策を立てておきましょう。
1. 保管期間経過前の誤廃棄
「もう古いから」と安易に廃棄してしまい、税務調査で指摘されるケースがあります。廃棄する際は、必ず保管期間を確認し、廃棄記録を残すようにしましょう。
2. 電子データの消失
パソコンの故障やデータの誤削除により、電子保存していた請求書データが失われることがあります。定期的なバックアップと、クラウドストレージの活用が重要です。
3. 検索性の低下
ファイル名の付け方がバラバラだったり、フォルダ構成が複雑すぎたりすると、必要な請求書を見つけられなくなります。統一的な命名規則とシンプルなフォルダ構成を心がけましょう。
これからの請求書管理はクラウド化が主流に
電子帳簿保存法の義務化により、請求書管理のデジタル化は避けて通れない道となりました。この機会に、請求書作成から保管まで一元管理できるクラウドサービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
クラウドサービスを活用することで、以下のようなメリットが得られます：
- 請求書の作成から送付、保管まで一元管理
- 電子帳簿保存法への自動対応
- 検索性の向上による業務効率化
- 保管スペースの削減
- セキュリティの向上
特にMisoca（ミソカ）のようなクラウド請求書サービスは、請求書の作成から管理まで簡単に行え、電子帳簿保存法にも対応しています。初めての方でも直感的に使えるインターフェースで、請求業務の効率化を実現できます。
まとめ：適切な請求書管理で業務効率化を実現しよう
請求書の控えの保管期間は、法人7年、個人事業主5年が基本です。ただし、状況によってはより長期の保管が必要になる場合もあります。
2024年1月からの電子帳簿保存法の義務化により、電子取引データは電子保存が必須となりました。これを機に、請求書管理全体をデジタル化することで、大幅な業務効率化が期待できます。
適切なシステムを導入し、日頃から整理整頓を心がけることで、税務調査にも自信を持って対応できる体制を整えましょう。請求書管理の効率化は、事業の成長にもつながる重要な取り組みです。
より詳しい請求書管理の効率化方法については、【Misoca（ミソカ）完全ガイド】請求書・見積書・納品書作成の悩みを解決し、業務効率を劇的にアップする方法で解説していますので、ぜひ参考にしてください。