個人事業主として活動を始めると、誰もが直面する悩みがあります。
「この支出は経費として計上できるのか？」
「どこまでが経費として認められるのか？」
こんな疑問を持ったことはありませんか？
実は、経費の範囲を正しく理解することは、個人事業主にとって節税の第一歩なんです。
適切な経費計上は、所得税や住民税の負担を軽減し、手元に残るお金を増やすことにつながります。
この記事では、個人事業主が経費として計上できるものを具体例を交えながら詳しく解説していきます。
正しい知識を身につけて、賢く事業を運営していきましょう。
個人事業主の経費とは？基本的な考え方
経費とは、事業を運営するために必要な支出のことです。個人事業主の場合、「売上を得るために直接必要だった費用」が経費として認められます。
ただし、ここで重要なのは「事業に関連している」ことを証明できるかどうかです。税務署から問い合わせがあった際に、その支出が事業に必要だったことを説明できる必要があります。
経費計上の3つの基本原則
- 事業関連性：その支出が事業の売上に貢献しているか
- 必要性：事業を行う上で必要不可欠な支出か
- 合理性：金額や頻度が常識的な範囲内か
これらの原則を踏まえた上で、具体的にどのような支出が経費として認められるのか見ていきましょう。
経費として計上できるもの一覧【具体例付き】
1. 仕入れ・原材料費
商品の仕入れや製造に必要な原材料は、最も基本的な経費です。
- 小売業：商品の仕入れ代金
- 飲食業：食材費、調味料代
- 製造業：部品代、材料費
- ハンドメイド作家：材料費、パーツ代
2. 事務所・店舗関連費用
事業を行う場所に関する費用も経費として計上できます。
- 家賃（自宅兼事務所の場合は按分計算）
- 光熱費（電気・ガス・水道代の事業使用分）
- インターネット回線費用
- 電話代（事業用の通話料）
- 事務所の修繕費
特に自宅で仕事をしている場合、使用面積や使用時間で按分して計上することが重要です。例えば、自宅の30%を事務所として使用している場合、家賃の30%を経費として計上できます。
3. 交通費・車両費
事業のための移動にかかる費用は経費になります。
- 電車・バス代
- タクシー代
- ガソリン代（事業使用分）
- 駐車場代
- 高速道路料金
- 車検費用（事業使用分）
- 自動車保険料（事業使用分）
4. 広告宣伝費
事業の認知度を高めるための支出も経費です。
- チラシ・パンフレットの制作費
- ホームページ制作・運営費
- Google広告やSNS広告費
- 名刺作成費
- 看板製作費
- 展示会出展費用
5. 消耗品費・事務用品費
日常的に使用する事務用品や消耗品も経費になります。
- 文房具（ペン、ノート、付箋など）
- プリンター用紙、インク
- 封筒、切手
- 10万円未満のパソコン周辺機器
- 清掃用品
6. 接待交際費
取引先との関係構築に必要な費用も経費として認められます。
- 取引先との会食費
- お中元・お歳暮
- 慶弔費
- ゴルフ代（事業に関連する場合）
ただし、接待交際費は税務調査で厳しくチェックされる項目です。誰と、何の目的で使ったのかを明確に記録しておきましょう。
7. 専門サービス費用
事業運営に必要な専門家への支払いも経費です。
- 税理士・会計士への顧問料
- 弁護士への相談料
- 社会保険労務士への報酬
- コンサルティング費用
8. 教育・研修費
事業に必要なスキルアップのための費用も計上できます。
- セミナー参加費
- 資格取得費用（事業に直接関連するもの）
- 専門書籍代
- オンライン講座受講料
9. 通信費・IT関連費用
現代のビジネスに欠かせない通信・IT費用も経費です。
- 携帯電話料金（事業使用分）
- インターネット接続料
- クラウドサービス利用料
- ソフトウェアライセンス料
- ドメイン・サーバー費用
経費として計上できないもの
一方で、以下のような支出は経費として認められません。
個人的な支出
- 家族との食事代
- 個人的な衣服代
- 趣味の道具代
- 個人的な旅行費用
所得税・住民税
これらの税金は経費になりません。ただし、個人事業税は経費として計上可能です。
罰金・反則金
交通違反の反則金などは、たとえ事業中の違反でも経費にはなりません。
経費管理で気をつけるべきポイント
1. 領収書・レシートの保管
経費として計上するためには、支出を証明する書類が必要です。領収書やレシートは最低7年間保管する義務があります。
2. 事業用とプライベートの区別
特に個人事業主の場合、事業用とプライベートの支出が混在しやすいです。可能な限り、事業用の銀行口座やクレジットカードを分けることをおすすめします。
3. 按分計算の根拠を明確に
自宅兼事務所の家賃など、按分が必要な経費については、その計算根拠を明確にしておきましょう。使用面積や使用時間など、客観的な基準で按分することが大切です。
4. 帳簿への記載
すべての経費は帳簿に正確に記載する必要があります。日付、金額、内容、支払先を明記し、いつでも確認できる状態にしておきましょう。
正しい経費管理は開業届から始まる
ここまで個人事業主の経費について詳しく見てきましたが、実は経費を正しく計上するためには、まず個人事業主として正式に開業届を提出することが重要なんです。
開業届を提出することで、事業用の支出と個人的な支出を明確に区別できるようになり、税務署に対しても「事業として行っている」ことを証明しやすくなります。
でも、開業届の作成って難しそう…そう思っていませんか？
実は、マネーフォワード クラウド開業届を使えば、必要事項を入力するだけで簡単に開業届を作成できるんです。しかも無料で利用できるので、これから個人事業主として活動を始める方には特におすすめです。
経費管理を効率化するツールの活用
経費を正しく管理するためには、日々の記録が欠かせません。しかし、領収書の整理や帳簿への記載は、意外と時間がかかる作業です。
最近では、スマートフォンで領収書を撮影するだけで自動的に経費として記録してくれるアプリや、銀行口座・クレジットカードと連携して自動で仕訳してくれる会計ソフトなど、便利なツールがたくさんあります。
特に開業したばかりの個人事業主の方は、こうしたツールを活用することで、本業に集中する時間を確保できるでしょう。
税務調査に備えて
経費の計上で最も気をつけたいのが税務調査です。税務署から「この支出は本当に事業に必要だったのか？」と問われたときに、きちんと説明できる準備をしておく必要があります。
税務調査で指摘されやすいポイント
- 接待交際費の金額が売上に対して多すぎる
- 個人的な支出を経費に混入させている
- 領収書の保管が不適切
- 按分計算の根拠が不明確
これらの点に注意して、日頃から適切な経費管理を心がけましょう。
まとめ：正しい経費管理で事業を成功に導く
個人事業主として成功するためには、売上を増やすことはもちろん重要ですが、経費を適切に管理して節税することも同じくらい大切です。
今回紹介した経費の範囲を参考に、自分の事業に必要な支出を正しく計上していきましょう。そして、何より大切なのは、最初から正しく事業をスタートすることです。
まだ開業届を提出していない方は、この機会にマネーフォワード クラウド開業届を使って、簡単・無料で開業届を作成してみてはいかがでしょうか。正式な個人事業主として、堂々と経費を計上できるようになりますよ。
経費管理は面倒に感じるかもしれませんが、慣れれば日常的な作業として自然にできるようになります。最初は大変でも、コツコツと続けることで、必ず事業の成長につながっていきます。
あなたの事業の成功を心から応援しています！