fondeskとボイスワープの併用で、電話対応の悩みから解放される理由
「大切な電話を逃したくないけど、いつも電話に出られるわけではない」
そんな悩みを抱えている経営者や個人事業主の方は多いのではないでしょうか。
私自身、以前は電話対応に追われて本業に集中できない日々を過ごしていました。
しかし、fondeskとNTTのボイスワープを組み合わせることで、この問題は劇的に改善されました。
この記事では、両サービスを効果的に併用する具体的な設定方法と、実際に運用して分かった最適な活用法をお伝えします。
読み終わる頃には、あなたも電話対応のストレスから解放され、本業に集中できる環境を構築できるようになっているはずです。
なぜ今、fondeskとボイスワープの併用が注目されているのか
現代のビジネスシーンでは、電話対応の効率化が急務となっています。特に小規模事業者や個人事業主にとって、限られた人員で質の高い電話対応を維持することは大きな課題です。
電話対応が抱える3つの根本的な問題
まず、多くの企業が直面している電話対応の問題を整理してみましょう。
- 時間的制約の問題：営業時間外や会議中、外出中など、物理的に電話に出られない時間帯が必ず存在します
- 人的リソースの問題：電話対応専任のスタッフを雇用するコストは、特に中小企業にとって大きな負担です
- 機会損失の問題：重要な問い合わせを逃すことで、ビジネスチャンスを失う可能性があります
これらの問題を解決するために、多くの企業がボイスワープのような転送サービスを利用してきました。しかし、転送先でも結局は誰かが電話に出る必要があり、根本的な解決には至りませんでした。
fondeskとボイスワープ併用の革新性
そこで注目されているのが、AI電話代行サービス「fondesk」とNTTの「ボイスワープ」を組み合わせる方法です。この組み合わせにより、以下のような革新的な電話対応システムを構築できます。
- 24時間365日、確実に電話を受けられる体制
- 人件費を大幅に削減しながら、プロフェッショナルな対応を維持
- 電話内容を即座にテキスト化し、効率的な情報管理を実現
実際に私のクライアント企業では、この併用システムを導入後、電話対応にかかる時間を月間50時間から5時間に削減することに成功しました。
fondeskとボイスワープを最適に連携させる具体的な設定方法
では、実際にfondeskとボイスワープをどのように設定すれば最適な連携が可能になるのか、順を追って説明します。
ステップ1：ボイスワープの基本設定
まず、NTTのボイスワープサービスを申し込み、基本的な設定を行います。
1. ボイスワープの申し込み
NTT東日本・西日本の窓口で申し込みます。月額使用料は500円（税別）で、工事費は2,000円程度です。
2. 転送条件の設定
ボイスワープには4つの転送モードがあります：
- 無条件転送：すべての着信を転送
- 無応答時転送：一定時間応答がない場合に転送
- 話中時転送：通話中の場合に転送
- 無応答時・話中時転送：両方の条件で転送
fondeskとの併用では、「無応答時・話中時転送」がおすすめです。呼び出し時間は15秒〜20秒に設定すると、自分が出られる時は出て、出られない時は確実にfondeskに転送されます。
ステップ2：fondeskの導入と設定
次に、fondeskの設定を行います。fondeskの無料トライアルを申し込むことで、14日間無料で全機能を試すことができます。
1. アカウント作成と初期設定
申し込み後、専用の転送先電話番号が発行されます。この番号をボイスワープの転送先として設定します。
2. 応対内容のカスタマイズ
fondeskでは、以下の項目をカスタマイズできます：
- 会社名の読み方
- 営業時間の案内
- よくある質問への回答テンプレート
- 緊急連絡の判断基準
3. 通知設定の最適化
電話内容の通知方法は、以下から選択できます：
- メール通知（推奨）
- Slack連携
- Chatwork連携
- Microsoft Teams連携
私の経験では、Slack連携が最も効率的でした。専用チャンネルを作成し、チーム全体で電話内容を共有できるようにすることで、対応漏れを防げます。
ステップ3：運用ルールの策定
システムの設定が完了したら、運用ルールを明確にすることが重要です。
1. 優先度の設定
fondeskから送られてくる通知を、内容によって3段階に分類します：
- 緊急（1時間以内に対応）：既存顧客からのトラブル連絡など
- 重要（当日中に対応）：新規問い合わせ、見積もり依頼など
- 通常（翌営業日までに対応）：営業電話、一般的な問い合わせなど
2. 対応フローの標準化
各優先度に応じた対応フローを決めておきます。例えば：
- 緊急案件：担当者に即座に通知し、折り返し電話
- 重要案件：内容を確認後、メールで一次回答
- 通常案件：定期的にまとめて処理
よくある設定ミスと回避方法
実際の運用で遭遇しやすい問題と、その解決方法を紹介します。
1. 転送ループの発生
ボイスワープの転送先を間違えて自社番号に設定してしまうと、無限ループが発生します。必ず転送先はfondeskの専用番号であることを確認してください。
2. 呼び出し時間の設定ミス
呼び出し時間が短すぎると（5秒以下）、自分で出たい電話も転送されてしまいます。逆に長すぎると（30秒以上）、相手が切ってしまう可能性があります。
3. 通知の見落とし
メール通知だけだと見落としやすいため、重要な連絡先からの電話は別途プッシュ通知を設定することをおすすめします。
他の選択肢との比較：なぜfondeskとボイスワープの組み合わせが最適なのか
電話対応の効率化には、他にもいくつかの選択肢があります。それぞれと比較して、fondeskとボイスワープの併用がなぜ優れているのか検証してみましょう。
従来型の電話代行サービスとの比較
従来の電話代行サービスは、人間のオペレーターが対応するため、以下のような課題があります：
- 月額費用が3万円〜10万円と高額
- 対応時間が限定的（多くは平日9時〜18時）
- オペレーターの質にばらつきがある
一方、fondeskは月額10,000円（税別）から利用でき、AIによる一定品質の対応が24時間365日可能です。
IVR（自動音声応答）システムとの比較
IVRシステムは初期費用が高く、また「お客様に番号を押してもらう」という手間が発生します。fondeskなら、通常の電話と同じように話すだけで、内容を正確に把握してテキスト化してくれます。
どんな企業に特におすすめか
以下のような特徴を持つ企業には、特にfondeskとボイスワープの併用をおすすめします：
- 従業員数1〜50名程度の中小企業
- 外出や会議が多い業種（コンサルタント、営業職など）
- 電話対応の品質を保ちながらコストを削減したい企業
- リモートワークを推進している企業
詳しいfondeskの機能や料金プランについては、fondesk完全ガイド記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
まとめ：今すぐ始められる電話対応の自動化
fondeskとNTTボイスワープの併用により、月額わずか10,500円（税別）から、プロフェッショナルな電話対応システムを構築できます。設定も簡単で、申し込みから運用開始まで最短3営業日で完了します。
まずは以下の手順で導入を進めてみてください：
- NTTにボイスワープを申し込む（所要時間：30分程度）
- fondeskの14日間無料トライアルに申し込む（所要時間：5分）
- 本記事の設定手順に従って連携設定を行う（所要時間：30分程度）
電話対応に追われる日々から解放され、本来のビジネスに集中できる環境を手に入れましょう。無料トライアル期間中なら、リスクなく効果を実感できるはずです。