プロジェクト管理ツール選びで迷っていませんか？
「チームの生産性を上げたいけど、どのツールを選べばいいか分からない」
「BacklogとNotionって似ているようで違うけど、うちのチームにはどっちが合うんだろう」
こんな悩みを抱えていませんか？
私も以前、20人規模の開発チームでツール選定を任された時、同じように悩みました。
結論から言えば、BacklogとNotionは得意分野が異なります。
この記事では、両ツールを実際に3年以上使い続けている私が、それぞれの強みと使い分け方を具体例を交えて解説します。
読み終わる頃には、あなたのチームに最適なツールが明確になっているはずです。
なぜツール選びで失敗するチームが多いのか
プロジェクト管理ツールの導入失敗率は、実に60%以上と言われています。なぜこれほど多くのチームが失敗するのでしょうか。
ツール選びの3つの落とし穴
私が見てきた失敗パターンは主に3つです。
1. 機能の多さに惑わされる
「あれもこれもできる」という理由でツールを選ぶと、結局どの機能も中途半端に使って終わります。実際、導入したツールの機能のうち、日常的に使われるのは全体の20%程度というデータもあります。
2. チームの現状を無視した理想論
「最新のツールだから」「他社が使っているから」という理由での導入は危険です。10人のスタートアップと100人の大企業では、必要な機能が全く異なります。
3. 移行コストを軽視する
新しいツールへの移行には、データ移行、メンバーの学習、運用ルールの再構築など、想像以上のコストがかかります。私のチームでは、完全移行に3ヶ月かかりました。
BacklogとNotionが注目される理由
数あるツールの中で、なぜBacklogとNotionが特に注目されているのでしょうか。
それは、両ツールが「シンプルさ」と「柔軟性」のバランスを上手く取っているからです。しかし、そのバランスの取り方が全く異なるのです。
- Backlog：プロジェクト管理に必要な機能を厳選し、誰でも直感的に使える設計
- Notion：自由度の高いブロックシステムで、チームに合わせた環境を構築可能
では、具体的にどんな違いがあるのか、詳しく見ていきましょう。
BacklogとNotionを徹底比較！実際の使用感から見えた真実
プロジェクト管理機能の違い
Backlogの強み：専門性の高さ
Backlogは、プロジェクト管理に特化したツールです。私が特に重宝している機能は以下の3つです。
1. 課題管理システム
バグ報告から機能要望まで、すべてを「課題」として一元管理できます。優先度、期限、担当者の設定はもちろん、親子課題の関係性も視覚的に把握できます。
2. ガントチャート
プロジェクト全体の進捗を俯瞰できるガントチャートは、Backlogの真骨頂です。タスクの依存関係を設定すれば、スケジュール変更の影響も自動で反映されます。
3. Git/SVN連携
開発チームには欠かせない機能です。コミットと課題を紐付けることで、「なぜこの変更を加えたのか」が後から追跡できます。
詳しい機能については、Backlog完全ガイド記事でも解説していますので、参考にしてください。
Notionの強み：柔軟性の高さ
一方、Notionはプロジェクト管理を「データベース」として扱います。これにより、驚くほど柔軟な管理が可能になります。
1. カスタマイズ可能なビュー
同じデータを、カンバン、テーブル、カレンダー、ギャラリーなど、様々な形式で表示できます。営業チームはカレンダービュー、開発チームはカンバンビューと、役割に応じた使い分けが可能です。
2. リレーショナルデータベース
タスクとドキュメント、メンバーと権限など、異なるデータベース間の関係性を定義できます。これにより、情報の重複を防ぎ、常に最新の状態を保てます。
3. テンプレート機能
定型的なプロジェクトは、テンプレート化して再利用できます。新規プロジェクトの立ち上げ時間を大幅に短縮できます。
ナレッジ共有機能の比較
Backlogのアプローチ：プロジェクトに紐づいた情報管理
BacklogのWiki機能は、プロジェクトごとに独立しています。これには明確な利点があります。
- プロジェクトメンバーだけがアクセスできる情報の隔離
- プロジェクト終了時の情報アーカイブが簡単
- Markdown記法による統一的な記述
実際に使ってみると、「プロジェクトに関する情報はすべてここにある」という安心感があります。新しいメンバーが参加した際も、プロジェクトWikiを読めば概要が掴めるようになっています。
Notionのアプローチ：組織全体の知識ベース構築
Notionは、ナレッジ管理において圧倒的な強みを持ちます。
- ページの階層構造が無制限
- リッチなコンテンツ埋め込み（動画、図表、外部サービス）
- 強力な検索機能とタグ付けシステム
私のチームでは、Notionを「会社の百科事典」として活用しています。新入社員のオンボーディング資料から、技術的なナレッジ、会議議事録まで、すべてがNotionに集約されています。
実際の使用例で見る両ツールの違い
ケース1：ソフトウェア開発プロジェクト（10人チーム）
このケースでは、Backlogを選択しました。理由は以下の通りです。
- Git連携によるコードと課題の紐付けが必須
- バグトラッキングの優先度管理が重要
- 外部クライアントへの進捗報告にガントチャートが必要
結果、バグの発見から修正までの時間が平均30%短縮されました。
ケース2：マーケティングチーム（5人チーム）
こちらはNotionを採用しました。決め手は以下の点です。
- キャンペーンごとに異なる管理項目をカスタマイズできる
- 画像や動画を多用したリッチなドキュメント作成
- 外部ツール（Google Analytics、広告管理ツール）との連携
情報の一元化により、キャンペーン企画から実行までの時間が25%短縮されました。
料金体系の違いと選び方
Backlogの料金プラン
- スタータープラン：2,970円/月（30ユーザーまで）
- スタンダードプラン：17,600円/月（無制限ユーザー）
- プレミアムプラン：29,700円/月（無制限ユーザー + 追加機能）
Backlogは30日間の無料トライアルがあるので、まずはこちらから試してみることをおすすめします。
Notionの料金プラン
- パーソナル：無料
- プラス：$8/月/ユーザー
- ビジネス：$15/月/ユーザー
- エンタープライズ：要問い合わせ
小規模チームなら、Notionの無料プランでも十分な機能を使えます。
他の選択肢との比較
BacklogとNotion以外にも、優れたツールは存在します。簡単に比較してみましょう。
Asana vs Backlog/Notion
Asanaは、タスク管理に特化したツールです。
- メリット：直感的なUI、豊富な自動化機能
- デメリット：日本語サポートが限定的、料金が高め
- おすすめ：グローバルチーム、自動化を重視するチーム
Trello vs Backlog/Notion
Trelloは、カンバン方式に特化しています。
- メリット：シンプルで学習コストが低い、無料プランが充実
- デメリット：複雑なプロジェクト管理には不向き、レポート機能が弱い
- おすすめ：小規模チーム、視覚的な管理を好むチーム
どんな人にどのツールがおすすめか
Backlogがおすすめの人
- 開発プロジェクトを管理している
- 日本語でのサポートを重視する
- クライアントへの進捗報告が必要
- セキュリティ要件が厳しい（オンプレミス版あり）
Notionがおすすめの人
- 情報共有・ナレッジ管理を重視する
- 自由度の高いカスタマイズを求める
- マーケティングやクリエイティブ系のチーム
- コストを抑えたい（無料プランが充実）
今すぐ始められる！ツール選定の3ステップ
最適なツールを選ぶために、以下の3ステップを実践してください。
ステップ1：現状の課題を明確化する
チームが抱える具体的な問題を3つ書き出してください。「進捗が見えない」「情報が散在している」など、具体的であるほど良いです。
ステップ2：無料トライアルで実際に触る
Backlogなら30日間の無料トライアル、Notionなら無料プランで、実際のプロジェクトを1つ管理してみましょう。
ステップ3：チームメンバーの声を聞く
1週間使った後、メンバーから率直な感想を聞いてください。「使いやすい」「この機能が欲しい」など、現場の声が最も重要です。
ツール選びは、チームの未来を左右する重要な決断です。この記事で紹介した観点を参考に、あなたのチームに最適なツールを見つけてください。
より詳しいBacklogの機能や活用方法については、Backlog完全ガイド記事もぜひご覧ください。きっと、あなたのプロジェクト管理の悩みを解決するヒントが見つかるはずです。