「資料はデジタル化したのに、稟議書だけは相変わらず紙で回している…」
そんな悩みを抱えていませんか？
2025年8月時点の情報として、多くの企業がペーパーレス化を進める中、稟議・承認プロセスだけが取り残されているケースが非常に多いのが現状です。
特に中小企業では、「電子承認システムは高額」「導入が複雑」という理由で二の足を踏んでいる方も多いでしょう。
しかし、実はGoogle Workspaceと適切な連携アプリを組み合わせることで、低コストで効果的な電子承認フローを構築できることをご存知でしょうか。
本記事では、Google Workspaceを活用した電子承認フローの構築方法を、実際の導入事例を交えながら詳しく解説します。
読み終わる頃には、あなたの組織でも明日から実践できる具体的な方法が身についているはずです。
なぜ今、稟議・捺印のデジタル化が急務なのか
ペーパーレス化が進む現代において、稟議・承認プロセスが紙のまま残されていることには、大きなリスクが潜んでいます。
承認遅延による機会損失の実態
ある製造業の企業では、新規設備投資の稟議書が承認されるまでに平均2週間かかっていました。この間に競合他社に先を越され、年間で約3,000万円の機会損失を被ったという事例があります。紙の稟議書は物理的な移動が必要なため、出張中の役員の承認を待つだけで数日を要することも珍しくありません。
テレワーク時代の新たな課題
2025年8月時点の情報では、多くの企業がハイブリッドワークを採用しています。しかし、紙の稟議書では在宅勤務中の社員が承認プロセスに参加できず、わざわざ出社を強いられるケースが後を絶ちません。これは従業員満足度の低下だけでなく、優秀な人材の流出にもつながりかねない深刻な問題です。
コンプライアンスリスクの増大
紙の稟議書は紛失や改ざんのリスクが高く、監査対応時に必要な書類が見つからないという事態も発生しています。電子帳簿保存法の改正により、電子取引データの電子保存が義務化された今、稟議書だけが紙のままでは法的リスクも高まります。
これらの課題を解決するために、多くの企業が専用の電子決裁システムの導入を検討しますが、初期費用が数百万円、月額費用も数十万円かかることが一般的です。中小企業にとってこの投資は決して小さくありません。
Google Workspaceと連携アプリで実現する電子承認フロー
ここからは、Google Workspaceを活用した電子承認フローの構築方法を、具体的なステップに沿って解説します。
ステップ1：Google Formsで申請フォームを作成
まず、Google Formsを使って電子申請フォームを作成します。稟議書の項目として一般的な以下の内容を含めましょう：
- 申請日時（自動取得）
- 申請者情報（部署、氏名、連絡先）
- 件名
- 申請金額
- 申請理由・詳細
- 添付ファイル（見積書、提案書など）
Google Formsの条件分岐機能を使えば、申請金額によって承認ルートを自動的に変更することも可能です。例えば、10万円未満は課長決裁、100万円未満は部長決裁、それ以上は役員決裁といった具合に設定できます。
ステップ2：Google Apps Scriptで承認ワークフローを自動化
Google Apps Script（GAS）を活用することで、申請から承認までの流れを完全に自動化できます。以下は基本的な実装例です：
承認依頼メールの自動送信
申請が提出されると、GASが自動的に承認者にメールを送信します。メール内には承認・否決のボタンを設置し、ワンクリックで判断できるようにします。
承認状況の自動更新
Google Sheetsに承認履歴を記録し、現在の承認状況をリアルタイムで確認できるダッシュボードを作成します。これにより、申請者は自分の申請がどの段階にあるかを常に把握できます。
条件付き承認ルートの設定
申請内容に応じて承認ルートを動的に変更する仕組みも実装可能です。例えば、IT機器購入は情報システム部の承認を必須とする、といった部門横断的な承認フローも簡単に構築できます。
ステップ3：電子署名サービスとの連携
法的効力のある電子契約が必要な場合は、DocuSignやAdobe Signなどの電子署名サービスとGoogle Workspaceを連携させます。これらのサービスはGoogle Workspace Marketplaceから簡単に追加でき、月額数千円から利用可能です。
連携により、以下のような流れが実現できます：
- Google Docsで契約書を作成
- 承認フローで内部決裁を完了
- 電子署名サービスに自動送信
- 署名完了後、Google Driveに自動保存
実際の導入事例：A社の成功ストーリー
従業員50名のIT企業A社では、Google Workspaceを活用した電子承認システムの導入により、以下の成果を達成しました：
- 承認期間：平均5日から1.2日に短縮（76%削減）
- 紙の使用量：月間3,000枚から0枚に
- 承認関連の問い合わせ：月50件から5件に減少
- 年間コスト削減額：約180万円（印刷費、保管費、人件費の削減）
特に効果的だったのは、スマートフォンからも承認できるようになったことで、出張中の役員も迅速に対応できるようになった点です。
導入時の注意点と回避方法
1. セキュリティ対策の徹底
Google Workspaceの2段階認証を必須化し、承認に関わる重要なファイルへのアクセス権限を適切に設定することが重要です。また、承認履歴は改ざん防止のため、編集権限を管理者のみに限定しましょう。
2. 段階的な導入アプローチ
いきなり全ての稟議を電子化するのではなく、まず少額の物品購入申請から始めることをお勧めします。システムに慣れてきたら、徐々に対象を拡大していく方が、組織の抵抗感を最小限に抑えられます。
3. 既存ルールとの整合性確保
社内規程で「印鑑が必要」と定められている場合は、まず規程の改定から始める必要があります。法務部門と連携し、電子承認でも法的有効性が担保されることを確認しておきましょう。
他の選択肢との比較検証
Google Workspaceベースのソリューション以外にも、様々な電子決裁システムが存在します。ここでは主要な選択肢を比較してみましょう。
専用電子決裁システムとの比較
専用システムのメリット：
- 豊富な機能が最初から実装されている
- サポート体制が充実
- 大企業での導入実績が豊富
Google Workspaceソリューションのメリット：
- 初期費用がほぼゼロ（既にGoogle Workspaceを利用している場合）
- カスタマイズの自由度が高い
- 他のGoogle Workspaceツールとのシームレスな連携
- スモールスタートが可能
従業員100名以下の企業や、まずは特定部門で試験導入したい場合は、Google Workspaceソリューションが適しています。一方、1,000名を超える大企業で、複雑な承認ルートが必要な場合は、専用システムの方が効率的かもしれません。
どんな組織に最適か
Google Workspaceベースの電子承認システムは、以下のような組織に特におすすめです：
- 既にGoogle Workspaceを導入している中小企業
- IT人材が社内にいて、ある程度のカスタマイズが可能な組織
- 初期投資を抑えながら、段階的にデジタル化を進めたい企業
- シンプルな承認フローで十分な業務内容の組織
Google Workspaceの導入を検討されている方は、こちらのページで最新のプロモーションコード情報をご確認いただけます。15%割引での導入が可能なため、電子承認システムと合わせて検討することで、さらなるコスト削減が期待できます。
まとめ：今すぐ始められる第一歩
ペーパーレス化の最後の壁である稟議・捺印プロセスも、Google Workspaceと適切な連携アプリを活用すれば、低コストで効率的にデジタル化できることがお分かりいただけたと思います。
まずは以下の3つのステップから始めてみてください：
- 現状分析：現在の承認プロセスにかかる時間とコストを可視化する
- 小規模導入：物品購入申請など、シンプルな申請から電子化を開始
- 段階的拡大：成功体験を積み重ねながら、対象範囲を広げていく
電子承認システムの導入は、単なる業務効率化にとどまらず、組織の意思決定スピードを向上させ、競争力強化にもつながります。この記事を参考に、ぜひ貴社でも電子承認フローの構築にチャレンジしてみてください。
さらに詳しい情報や、Google Apps Scriptのサンプルコードについては、Google Workspace公式ドキュメントやコミュニティフォーラムも活用することをお勧めします。デジタル変革の波に乗り遅れないよう、今こそ行動を起こす時です。