「また承認メールが埋もれてしまった…」
「稟議書の回覧に何日もかかっている…」
「制作物のレビューでメールのやり取りが煩雑すぎる…」
このような悩みを抱えていませんか？
2025年8月時点の情報として、多くの企業がリモートワークとオフィスワークのハイブリッド化を進める中、従来の紙ベースの承認フローやメールでの確認作業は、業務効率の大きな足かせとなっています。
本記事では、Googleドライブの承認機能を活用して、稟議から制作物レビューまで、あらゆる承認プロセスをデジタル化する方法を徹底解説します。
この記事を読むことで、承認待ちによる業務停滞を解消し、チーム全体の生産性を大幅に向上させる具体的な方法を習得できます。
承認プロセスの課題：なぜ今、デジタル化が必要なのか
従来の承認プロセスには、構造的な問題が潜んでいます。メールベースの承認では、重要な承認依頼が他のメールに埋もれてしまい、平均して承認完了までに3〜5営業日かかることが一般的です。私自身、過去にマーケティング部門で働いていた際、企画書の承認に2週間以上かかり、市場機会を逃した苦い経験があります。
紙ベースの稟議システムでは、物理的な書類の移動に時間がかかるだけでなく、承認者が不在の場合は完全に停滞してしまいます。ある製造業の事例では、設備投資の稟議に平均21日かかっていたという報告もあります。
さらに深刻なのは、承認履歴の追跡が困難な点です。「誰がいつ承認したのか」「どこで止まっているのか」という基本的な情報すら、即座に把握できない状況は珍しくありません。
デジタル化を阻む3つの壁
多くの企業がデジタル化の必要性を認識しながらも、実行に移せない理由として以下の3つが挙げられます：
- システム導入コストへの懸念：専用のワークフローシステムは初期費用だけで数百万円、月額利用料も高額になることが多い
- 従業員の抵抗感：新しいシステムの学習コストと、慣れ親しんだ方法を変えることへの心理的抵抗
- セキュリティへの不安：クラウドサービスでの機密情報管理に対する漠然とした不安感
しかし、Googleドライブの承認機能を活用すれば、これらの課題を全てクリアできます。既存のGoogle Workspaceアカウントがあれば追加コストは発生せず、使い慣れたGoogleドライブの延長として利用できるため、学習コストも最小限に抑えられます。
Googleドライブ承認機能の完全活用ガイド
Googleドライブの承認機能は、2023年から段階的に機能強化され、2025年8月現在では企業の承認ワークフローに必要な機能が網羅されています。ここでは、実際の設定方法から運用のコツまで、ステップバイステップで解説します。
基本設定：5分で始める承認ワークフロー
まず、承認が必要な文書（稟議書、企画書、デザイン案など）をGoogleドライブにアップロードまたは作成します。次に、以下の手順で承認リクエストを設定します：
- 対象ファイルを右クリックし、「承認」を選択
- 承認者を追加（複数名の同時指定も可能）
- 承認期限を設定（リマインダー機能付き）
- 承認時のコメント必須/任意を選択
- 「リクエストを送信」をクリック
この基本設定だけで、メールを使わない承認フローが完成します。承認者にはGmail経由で通知が届き、ワンクリックで承認・却下・差し戻しが可能です。
高度な活用法：多段階承認の実装
実際の企業運営では、金額や重要度に応じて複数の承認者による段階的な承認が必要になることがあります。Googleドライブでは、承認の順序を指定することで、この多段階承認を簡単に実現できます。
例えば、100万円以上の購買稟議の場合：
- 第1承認者：直属の課長（3営業日以内）
- 第2承認者：部長（5営業日以内）
- 第3承認者：経理部長（7営業日以内）
- 最終承認者：役員（10営業日以内）
このような複雑なフローも、承認者追加時に「順次承認」を選択し、承認順序を指定するだけで構築できます。各承認者は前の承認が完了してから通知を受け取るため、無駄な待ち時間が発生しません。
実践例：制作物レビューでの活用
マーケティングやクリエイティブ部門では、制作物のレビューと承認が日常的に発生します。私が実際に導入した事例では、以下のような運用で承認時間を75%短縮できました：
従来の方法（平均8日）：デザイナーがメールで制作物を送信 → 各担当者がメールで意見を返信 → 修正版を再度メールで送信 → 最終確認メールのやり取り
Googleドライブ承認機能活用後（平均2日）：
- デザイナーが制作物をGoogleドライブにアップロード
- 関係者全員に同時承認リクエストを送信
- 各担当者がコメント機能で具体的な修正点を指摘
- デザイナーがリアルタイムで修正対応
- 全員の承認が揃った時点で自動的に完了通知
この方法により、メールの往復による時間ロスがなくなり、全ての意見が一箇所に集約されるため、修正漏れも防げます。
承認履歴の管理とコンプライアンス対応
Googleドライブの承認機能では、全ての承認アクションが自動的に記録されます。「誰が」「いつ」「どのような判断をしたか」が全て履歴として残るため、監査対応も容易です。
特に重要なのは、承認時のコメントも含めて全てが記録される点です。これにより、後から「なぜこの判断をしたのか」を確認する必要が生じた際も、当時の判断根拠を即座に確認できます。
さらに、Google Workspaceの監査ログ機能と組み合わせることで、より詳細な追跡も可能です。例えば、特定の期間における全承認案件の一覧出力や、特定ユーザーの承認パターン分析なども実現できます。
なお、Google Workspaceをより効果的に活用したい場合は、Google Workspace プロモーションコードを利用することで、導入コストを抑えながら全機能を活用できます。
他の選択肢との比較：なぜGoogleドライブなのか
承認ワークフローを実現する方法は、Googleドライブ以外にも存在します。ここでは、主要な選択肢と比較しながら、それぞれの特徴を整理します。
専用ワークフローシステムとの比較
大手ベンダーが提供する専用ワークフローシステムは、確かに高機能です。複雑な条件分岐や、基幹システムとの連携など、大企業向けの機能が充実しています。しかし、中小企業にとっては以下の課題があります：
- 導入コスト：初期費用300万円〜、月額利用料10万円〜が一般的
- カスタマイズの複雑さ：設定変更に専門知識が必要で、外部委託費用が発生
- オーバースペック：機能の8割は使わないまま、コストだけがかかる状況
一方、Googleドライブの承認機能は、既存のGoogle Workspaceライセンス内で利用可能で、追加コストは発生しません。
Microsoft 365との比較
Microsoft 365のSharePointやPower Automateでも承認ワークフローは構築可能です。特にExcelやWordを多用する企業では親和性が高いでしょう。ただし、以下の点でGoogleドライブに優位性があります：
- 設定の簡易性：Power Automateは高機能な反面、初期設定が複雑
- リアルタイム性：Googleドライブは複数人での同時編集・承認が得意
- モバイル対応：スマートフォンからの承認操作がよりスムーズ
最適な選択をするための判断基準
Googleドライブの承認機能が最適なのは、以下のような組織です：
- 従業員数10〜500名程度の中小企業
- すでにGoogle Workspaceを利用している
- シンプルで使いやすいツールを求めている
- 初期投資を抑えたい
- リモートワークが多い
逆に、数千人規模の大企業や、複雑な承認ロジックが必要な場合は、専用システムの検討も必要でしょう。
今すぐ始めるための3つのステップ
ここまで読んでいただいた方は、Googleドライブの承認機能の可能性を十分に理解いただけたと思います。では、実際に導入するために、今すぐ取るべき行動を3つのステップにまとめました。
ステップ1：小さく始める
まずは、影響範囲の小さい承認プロセスから試してみましょう。例えば、チーム内の企画書レビューや、少額の購買承認など、失敗してもリスクの少ないものから始めることをお勧めします。
ステップ2：ルールを明文化する
承認フローをデジタル化する際は、同時に承認ルールも見直しましょう。「誰が何を承認するのか」「承認基準は何か」を明確にすることで、より効率的な運用が可能になります。
ステップ3：定期的な振り返り
導入後1ヶ月、3ヶ月のタイミングで、承認にかかる時間や承認者の負担を測定し、必要に応じて調整しましょう。デジタル化のメリットは、データに基づいた改善が容易な点にあります。
承認プロセスのデジタル化は、単なる効率化以上の価値をもたらします。意思決定の速度が上がることで、ビジネスチャンスを逃さず、組織全体の競争力向上につながります。Googleドライブの承認機能を活用して、あなたの組織でも「脱ハンコ・脱メール」を実現してみませんか。
なお、より高度な機能や大容量のストレージが必要な場合は、Google Workspaceのプロモーションコードを活用することで、コストを抑えながらアップグレードすることも可能です。まずは無料トライアルから始めて、段階的に拡張していくことをお勧めします。