Google Workspaceを導入してファイル管理をしていると、多くの人が「マイドライブ」と「共有ドライブ」という2つの選択肢に突き当たります。
「なんとなくマイドライブを使っているけど、共有ドライブって何が違うの？」
「チームでファイルを共有したいけど、どっちを使えばいいのか分からない…」
そんな疑問を抱えていませんか。
実は、この2つは似ているようで、その役割と最適な利用シーンは全く異なります。
この記事を読めば、マイドライブと共有ドライブの根本的な違いが明確になり、あなたの目的やチームの状況に合わせた最適な使い分けができるようになります。
2025年9月時点の最新情報に基づき、ファイル管理の効率を劇的に向上させるための「使い分け完全マップ」を、分かりやすく解説していきます。
基本の「き」：Googleドライブ（マイドライブ）と共有ドライブの違いとは？
まず最初に、マイドライブと共有ドライブの最も重要な違いを理解しましょう。それは、ファイルの「所有権」が誰にあるかという点です。この違いが、機能や使い方、そしてセキュリティの考え方まで、あらゆる側面に影響を与えます。
ファイルの「所有権」が最大の違い
両者の違いを理解する上で、この「所有権」の概念が最も重要です。ここを押さえるだけで、使い分けの基本はマスターしたと言っても過言ではありません。
- マイドライブ：ファイルの所有者は「個人」
マイドライブにあるファイルやフォルダは、それを作成したユーザー個人に所有権があります。たとえ他のユーザーに共有設定をしたとしても、大元の所有者はあくまで作成者本人です。これは、個人のデスクの引き出しをイメージすると分かりやすいでしょう。中身は自分の持ち物で、必要に応じて他人に見せたり貸したりする、という感覚です。
【注意点】所有者であるユーザーが退職などでアカウントを削除すると、その人が所有していたファイルはすべて削除されてしまい、共有されていた他のメンバーもアクセスできなくなるという重大なリスクがあります。 - 共有ドライブ：ファイルの所有者は「組織（チーム）」
一方、共有ドライブ内のファイルやフォルダは、すべてその共有ドライブに所属するチーム（組織）全体のものとなります。個々のメンバーはファイルを追加・編集できますが、所有権は個人ではなくチームにあります。これは、会社の共有キャビネットのようなものです。誰が入れても、そのキャビネットにある書類は会社の資産となります。
【メリット】メンバーの誰かがチームを離れたりアカウントを削除したりしても、ファイルは共有ドライブ内に残り続けるため、組織の重要な情報資産が失われる心配がありません。これが、ビジネスで共有ドライブが推奨される最大の理由です。
機能とUIの比較表
所有権の違いから、具体的にどのような機能差が生まれるのか、一覧で比較してみましょう。
| 項目 | マイドライブ | 共有ドライブ |
|---|---|---|
| 所有者 | 個人（ファイル作成者） | チーム（組織） |
| ファイルの場所 | 各ユーザーの「マイドライブ」内 | 「共有ドライブ」内 |
| 共有設定 | ファイル・フォルダ単位で設定 | 共有ドライブ単位でのメンバー管理が基本 |
| メンバーの役割 | 閲覧者、閲覧者（コメント可）、編集者 | 閲覧者、閲覧者（コメント可）、投稿者、コンテンツ管理者、管理者 |
| ゴミ箱 | 各ユーザーのゴミ箱に入る | 共有ドライブ専用のゴミ箱に入る |
| PC同期 | 「マイドライブ」フォルダを同期 | 共有ドライブを個別に選択して同期 |
| 利用可能なプラン | 無料の個人用Googleアカウントから利用可能 | Google Workspaceの特定プラン以上で利用可能 |
どんなプランで使えるの？
マイドライブは、無料の個人向けGoogleアカウントを含め、すべてのGoogleアカウントで利用できます。一方、共有ドライブは、Google Workspaceの法人向けプランでのみ提供される機能です。
具体的には、2025年9月現在、以下のプランで共有ドライブが利用可能です。
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise（全エディション）
- Essentials
- Education Fundamentals, Standard, Plus
- Nonprofits
最も人気のあるBusiness Standardプランから共有ドライブが使えると覚えておくと良いでしょう。チームでの本格的なファイル共有や資産管理を考えるなら、Business Standard以上のプランへのアップグレードが必須となります。
【目的別】あなたの最適解はどっち？使い分け完全マップ
基本的な違いを理解したところで、次は最も重要な「使い分け」についてです。あなたの目的や利用シーンに合わせて、どちらを使うべきか、具体的なシナリオと共に解説します。
シナリオ1：個人での利用・管理がメインの場合 → マイドライブ
【こんな時に最適】
- 自分専用の作業ファイルや下書き、個人的なメモを保存する
- まだチームに共有する段階ではない、アイデア出しの資料をまとめる
- 個人的な設定ファイルやブックマークなどを保管する
- 一時的に特定の相手とだけファイルを共有したい（例：見積書を1社だけに送る）
【解説】
ファイルの所有権を自分で完全にコントロールしたい、あるいは組織の管理下に置く必要のない個人的なファイルは、マイドライブが最適です。操作もシンプルで直感的なので、個人のワークスペースとして気軽に利用できます。
ただし、注意点があります。マイドライブ内のファイルをチームメンバーに「共有」して共同作業を行うことは可能ですが、これはあくまで一時的な措置と考えるべきです。プロジェクトが本格化し、ファイルがチームの公式な資産となった場合は、後述する共有ドライブへ速やかに移動させるのが賢明です。そうしないと、「あのファイル、誰が持ってるんだっけ？」という属人化の問題や、退職時のファイル消失リスクを抱え続けることになります。
シナリオ2：チームや部署での共同作業がメインの場合 → 共有ドライブ
【こんな時に最適】
- 部署やプロジェクトチームで恒久的に使用するファイルを管理する（例：営業部の提案資料、開発チームの設計書）
- 全社共通のマニュアル、規定、テンプレートなどを保管する
- 顧客とのやり取りや契約書など、組織として記録を残すべき情報を一元管理する
- メンバーの入れ替わりがあっても、業務を引き継ぎやすくしたい
【解説】
組織の「情報資産」と呼べるものは、迷わず共有ドライブで管理しましょう。最大のメリットは、前述の通りファイルが組織に帰属するため、属人化を完全に排除できる点です。担当者が異動や退職をしても、ファイルは安全に残り続け、業務が滞ることはありません。
例えば、「マーケティング部」という共有ドライブを作成し、その中に「01_戦略」「02_コンテンツ」「03_レポート」といったフォルダを整備します。こうすることで、新しく参加したメンバーもどこに何があるかすぐに把握でき、スムーズに業務を開始できます。これは、マイドライブのフォルダ共有では実現が難しい、強力なガバナンスです。
シナリオ3：外部パートナーとの連携が多い場合 → 共有ドライブ（＋αの工夫）
【こんな時に最適】
- 特定のプロジェクトで、外部の協力会社やフリーランスとファイルを共同編集する
- クライアントに成果物を納品・共有するための専用スペースを作る
- 複数の会社が参加する共同事業のドキュメントを管理する
【解説】
共有ドライブは、組織外のGoogleアカウントを持つユーザーをメンバーとして招待することも可能です。これにより、外部パートナーとも安全かつ効率的に共同作業を進められます。
ここで重要になるのが、適切な権限設定です。共有ドライブでは、メンバーごとに5段階の細かい権限を設定できます。
- 管理者：メンバーの管理、共有ドライブの削除など全権限を持つ。
- コンテンツ管理者：ファイルの追加、編集、移動、削除が可能。
- 投稿者：ファイルの追加、編集のみ可能。移動や削除は不可。
- 閲覧者（コメント可）：ファイルの閲覧とコメントのみ可能。
- 閲覧者：ファイルの閲覧のみ可能。
例えば、外部パートナーには「投稿者」権限を付与し、ファイルの削除や移動はできないように制限することで、誤操作による情報資産の損失リスクを防ぎます。このように、セキュリティを担保しながら円滑なコラボレーションを実現できるのが、共有ドライブの強みです。
共有ドライブを最大限に活用する！組織のためのベストプラクティス
共有ドライブは非常に強力なツールですが、ただ導入するだけでは宝の持ち腐れです。その効果を最大限に引き出すための、組織的な運用のコツを3つご紹介します。
1. まずは「フォルダ構成」のルールを決める
共有ドライブを導入する際に、最も最初に行うべきことがフォルダ構成のルール作りです。これが無秩序だと、せっかくの共有ドライブも「どこに何があるか分からない無法地帯」になってしまいます。
【ルール化の例】
- 階層の標準化：「大分類（部署名など）→中分類（プロジェクト名など）→小分類（業務内容など）」のように、階層のルールを決めます。例：「営業部」共有ドライブ → 「A社プロジェクト」フォルダ → 「01_提案資料」「02_議事録」「03_契約書」
- 命名規則の統一：ファイル名やフォルダ名に一貫したルールを設けます。日付やカテゴリを接頭辞として付けるのがおすすめです。例：
20250921_A社様向け提案書_v1.pptx,議事録_20250921_定例会議 - 「readme」ファイルの設置：各共有ドライブのトップ階層に、そのドライブの目的や運用ルールを記載したドキュメント（readme.gdocなど）を置いておくと、新しいメンバーが参加した際に非常に親切です。
最初に少し手間をかけるだけで、後々のファイル検索性や管理効率が劇的に向上します。
2. メンバーの権限を適切に設定・棚卸しする
「とりあえず全員、管理者でいいや」は最も危険な運用です。メンバーの役割に応じて、必要最小限の権限を付与する「最小権限の原則」を徹底しましょう。
- 日常的な業務メンバー：「コンテンツ管理者」または「投稿者」
- 情報システム部門や部署長：「管理者」
- 他部署の閲覧のみ必要なメンバー：「閲覧者」または「閲覧者（コメント可）」
また、プロジェクトの終了やメンバーの異動があった際には、定期的に権限の棚卸しを行うことが重要です。不要になったアクセス権を放置することは、情報漏洩のリスクに繋がります。四半期に一度など、定期的な見直しを運用ルールに組み込みましょう。
3. 「マイドライブから共有ドライブへ」スムーズな移行計画
すでにマイドライブで業務を進めているチームが共有ドライブへ移行する場合、いきなり「今日から全員こちらへ！」と号令をかけても、混乱を招くだけです。
【スムーズな移行の3ステップ】
- 移行対象の棚卸し：まず、現在マイドライブで共有されているファイルの中から、どれを「組織の資産」として共有ドライブに移すべきか、チームで洗い出します。個人的なファイルまで無理に移行する必要はありません。
- 段階的な移行と周知：「まずは進行中のAプロジェクトのファイルから移行しましょう」というように、対象を絞って段階的に移行を進めます。そして、移行の目的、スケジュール、新しい運用ルールを事前にメンバー全員に丁寧に説明し、理解を得ることが不可欠です。
- 移行期間の設定とアーカイブ：「今月末までに移行を完了してください。来月以降、マイドライブでのプロジェクトファイル共有は原則禁止とします」のように、明確な移行期間を設けます。移行が完了したマイドライブの古いフォルダは、誤用を防ぐために「（旧）Aプロジェクト」のようにリネームし、アーカイブ化すると良いでしょう。
丁寧なコミュニケーションと計画的な進行が、移行を成功させる鍵となります。
まとめ：最適な使い分けで、チームの生産性を最大化しよう
今回は、Googleドライブ（マイドライブ）と共有ドライブの違いと、目的別の使い分けについて詳しく解説しました。
最後に、重要なポイントをまとめます。
- マイドライブは「個人のワークスペース」：個人のファイル管理や、一時的な共有に適しています。
- 共有ドライブは「組織の情報資産キャビネット」：チームでの恒久的なファイル共有、共同作業、情報資産の属人化防止に必須です。
- 使い分けの鍵は「ファイルの所有権」：ファイルが個人に帰属するのか、組織に帰属するのかを意識することが最も重要です。
もしあなたのチームが、まだマイドライブのフォルダ共有だけで業務を行っているなら、それは貴重な情報資産を個人のデスクに置いているのと同じ状態です。セキュリティと業務効率の観点から、ぜひ共有ドライブの導入を検討してみてください。
チームでのファイル管理を本格的にレベルアップさせ、組織全体の生産性を向上させたいなら、共有ドライブが利用可能なGoogle WorkspaceのBusiness Standard以上のプランが不可欠です。堅牢なファイル管理基盤を構築することは、将来の事業成長に向けた重要な投資と言えるでしょう。
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