Google Workspaceを導入したものの、「管理コンソールの設定項目が多すぎて、どこから手をつければいいかわからない」。
「セキュリティは本当に大丈夫だろうか」と不安に感じている中小企業の経営者や総務担当者の方も多いのではないでしょうか。
専門のIT担当者がいなくても、いくつかの「推奨設定」を押さえるだけで、組織のセキュリティを大幅に強化し、チームの生産性を向上させることが可能です。
この記事では、2025年11月時点の最新情報に基づき、Google Workspaceの管理者がまず取り組むべき必須の設定項目を、初心者にも分かりやすく、具体的な手順と共に徹底解説します。
この記事を最後まで読めば、自社の環境に最適な設定が分かり、安心してGoogle Workspaceを運用できるようになるでしょう。
まずはここから！セキュリティ基盤を固める必須設定3選
Google Workspaceを安全に利用する上で、セキュリティ設定は最も重要な基盤です。不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑えるため、まずは以下の3つの設定を必ず確認・実施しましょう。
1. 2段階認証プロセス（2SV）の強制
なぜ重要か？
2段階認証プロセスは、IDとパスワードが万が一漏洩してしまった場合でも、スマートフォンなど本人しか持っていないデバイスでの確認コード入力を要求することで、第三者による不正ログインをほぼ完全に防ぐことができる、最も効果的なセキュリティ対策の一つです。これを有効にしない手はありません。
設定方法：
管理コンソールにログイン後、[セキュリティ] > [認証] > [2段階認証プロセス] へと進みます。「組織部門」を選択し、「この組織部門のユーザーに 2 段階認証プロセスを適用する」をオンに設定します。適用モードは「適用」を選択するのが最も安全です。猶予期間を設けることもできますが、できるだけ早く全社で適用することをおすすめします。
独自の視点：
全社に展開する際は、事前に「なぜ2段階認証が必要なのか」「設定手順はどうするのか」をまとめた簡単なマニュアルを配布すると、従業員の混乱を防ぎ、スムーズな導入が可能です。特にITツールに不慣れな方が多い場合は、設定サポートの時間を設けるなどの配慮が喜ばれます。
2. パスワードポリシーの強化
なぜ重要か？
「password123」のような単純なパスワードは、攻撃者によって容易に推測されてしまいます。強固なパスワードポリシーを強制することで、従業員が推測されにくい複雑なパスワードを設定するよう促し、アカウント乗っ取りのリスクを低減します。
設定方法：
管理コンソールで [セキュリティ] > [認証] > [パスワード管理] を開きます。ここで、パスワードの最小文字数を「10文字以上」に設定し、「強度を適用」をオンにすることをおすすめします。これにより、単純なパスワードが使えなくなります。また、「パスワードの再利用を禁止」もオンにしておくと、過去に使ったパスワードの使い回しを防げます。
独自の視点：
パスワードの定期的な変更を強制する機能もありますが、最近では「頻繁な変更は逆に覚えやすい単純なパスワードを生む」という考え方から、必須としないケースも増えています。それよりも、2段階認証プロセスを徹底し、パスワードの「長さ」と「複雑さ」を重視する方が、ユーザーの負担も少なく効果的です。
3. 不審なログインの監視とアラート設定
なぜ重要か？
万が一の事態に備え、不審なアクティビティを早期に検知する仕組みは不可欠です。Google Workspaceには、AIが不審なログイン試行などを自動で検知し、管理者に通知する機能が備わっています。
設定方法：
管理コンソールで [セキュリティ] > [アラートセンター] を確認する習慣をつけましょう。さらに、[ルール] メニューから、特定のアクティビティ（例：管理者権限の変更、海外からのログイン）が発生した際にメールで通知を受け取るカスタムルールを作成できます。「ユーザーによる不審なログイン」に関するデフォルトのアラートは必ず有効になっているか確認してください。
独自の視点：
アラートを受け取った際に、誰が、いつ、どのように対応するかの簡単なフローを決めておくと、いざという時に慌てずに行動できます。例えば、「アラート受信→対象ユーザーに事実確認→問題があればパスワードリセットとセッションの強制ログアウトを実施」といった流れです。この準備が、インシデント発生時の被害を最小限に食い止めます。
情報漏洩を防ぐ！データ保護のための共有設定
Google Workspaceの強力なコラボレーション機能は、時に意図しない情報漏洩の原因にもなり得ます。特にGoogleドライブのファイル共有設定は、組織の重要な情報資産を守るために、慎重に管理する必要があります。
1. Googleドライブのデフォルト共有設定の見直し
なぜ重要か？
デフォルト設定では、ユーザーが作成したファイルの共有範囲が「リンクを知っている全員」など、意図せず広範囲に公開可能な状態になっている場合があります。これを制限し、原則として「組織内」での共有を基本とすることが、情報漏洩対策の第一歩です。
設定方法：
管理コンソールで [アプリ] > [Google Workspace] > [ドライブとドキュメント] > [共有設定] を開きます。「組織外との共有」セクションで、自社のドメイン外のユーザーとの共有をどこまで許可するかを定義します。最も安全なのは「オフ」ですが、取引先との連携が必要な場合は「許可リストに登録したドメインのみ」を選択するのが現実的です。
独自の視点：
「リンク共有のデフォルト」設定も重要です。これを「非公開」または「（あなたの組織）内のリンクを知っている全員」に設定しておくことで、ユーザーが誤って「インターネット上の誰でも」に共有してしまうリスクを大幅に減らせます。
2. 組織外とのファイル共有を「許可リスト」で管理
なぜ重要か？
業務上、特定の取引先や協力会社と頻繁にファイルを共有する必要がある場合、その都度共有設定を確認するのは手間ですし、ミスも起こりがちです。信頼できるドメインをあらかじめ「許可リスト」に登録しておくことで、セキュリティと利便性を両立できます。
設定方法：
前述の [共有設定] 画面で、「許可リストに登録したドメイン」を選択し、頻繁に連携する取引先のドメイン（例: example.com）を追加します。これにより、従業員は許可されたドメインのユーザーとのみ、安心してファイルを共有できるようになります。
独自の視点：
許可リストは定期的に見直しましょう。取引が終了した企業のドメインが残ったままになっていないか、年に一度は棚卸しをすることをおすすめします。こうした地道なメンテナンスが、長期的なセキュリティレベルを維持します。
3. 「共有ドライブ」の活用でファイル管理をシンプルに
なぜ重要か？
個人の「マイドライブ」でファイルを共有していると、そのファイルを作成した従業員が退職した際に、ファイルの所有権が曖昧になり、アクセスできなくなる問題が発生しがちです。共有ドライブを使えば、ファイルは個人ではなくチーム（組織）の所有物となるため、人事異動や退職があっても業務が滞りません。
設定方法：
管理コンソールで共有ドライブの作成権限を管理できます。全従業員に許可するのではなく、部署長やプロジェクトリーダーなど、特定のユーザーにのみ作成権限を与えることで、無秩序に共有ドライブが増えるのを防ぎ、管理しやすくなります。部門やプロジェクト単位で共有ドライブを作成し、そこに業務ファイルを一元管理するルールを徹底しましょう。
独自の視点：
共有ドライブのアクセス権限は「コンテンツ管理者」「投稿者」「閲覧者」など細かく設定できます。「外部の協力者は閲覧のみ」のように、役割に応じて最小限の権限を付与することが、セキュリティの基本です。Business Standard以上のプランで利用できるこの機能は、チームでの共同作業に必須と言えるでしょう。
生産性を最大化する！アプリと機能の最適化設定
セキュリティを固めたら、次はチームの生産性を最大限に引き出すための設定です。不要な機能を制限し、必要なツールを最適化することで、従業員はより業務に集中できる環境を手に入れることができます。
1. 不要なアプリへのアクセスを制限
なぜ重要か？
Google Workspaceには、Gmailやドライブ以外にも、Google Sites（ウェブサイト作成）、AppSheet（アプリ開発）など、多くのアプリが含まれています。しかし、全従業員がこれらのアプリを必要とするわけではありません。使わないアプリを非表示にすることで、ユーザーの混乱を防ぎ、管理対象を絞ることができます。
設定方法：
管理コンソールで [アプリ] > [Google Workspace] にアクセスすると、各サービスの一覧が表示されます。サービスごとに、組織部門単位でオン/オフを切り替えることができます。例えば、エンジニア部門ではAppSheetをオンにし、他の部門ではオフにするといった柔軟な設定が可能です。
独自の視点：
特に新しいサービスが追加された際は、デフォルトで全ユーザーに有効化されることがあります。管理者は定期的にこの設定画面を確認し、組織にとって本当に必要なサービスだけが有効になっているかをチェックする習慣を持つことが望ましいです。
2. Google Meetの会議設定を最適化
なぜ重要か？
オンライン会議が日常的になった今、スムーズで安全な会議運営は生産性に直結します。意図しない音声の混入や、部外者の参加を防ぐための設定は必須です。
設定方法：
管理コンソールの [アプリ] > [Google Workspace] > [Google Meet] > [Meetの動画設定] で、会議のデフォルト設定を変更できます。「主催者より先に参加することを許可する」をオフにすると、主催者が入室するまで他の参加者は待機状態となり、無関係な会話が始まるのを防げます。また、Business Standard以上のプランでは、会議の録画機能が利用できますが、この権限も組織部門単位で管理することが可能です。
独自の視点：
会議の品質を保つために、「デフォルトで参加者の動画をオフにする」設定も有効です。これにより、帯域幅を節約し、接続が不安定な環境でも音声が途切れにくくなる効果が期待できます。
3. Gmailの高度な迷惑メールフィルタリング
なぜ重要か？
迷惑メールやフィッシング詐欺メールは、従業員の時間を奪うだけでなく、重大なセキュリティインシデントの引き金にもなります。Gmailの強力なフィルタをさらに強化し、脅威を未然に防ぎましょう。
設定方法：
管理コンソールの [アプリ] > [Google Workspace] > [Gmail] > [スパム、フィッシング、マルウェア] で、より高度な設定が可能です。「迷惑メール」セクションで、「より厳格なフィルタリングを適用」を有効にすると、疑わしいメールがより積極的に迷惑メールフォルダに振り分けられます。また、「承認済み送信者リスト」を作成し、絶対に受信したいメーリングリストや取引先のアドレスを登録しておくことで、重要なメールが誤って迷惑メールと判定されるのを防げます。
独自の視点：
Business Plus以上のプランでは、「セーフティサンドボックス」機能が利用できます。これは、添付ファイルに含まれる未知のマルウェアを仮想環境で実行・検証する機能で、標的型攻撃など高度な脅威に対する防御力を飛躍的に高めます。セキュリティを最優先する組織には、ぜひ検討してほしい機能です。
【独自の視点】見落としがち？管理コンソールのレポート機能活用術
設定を一度行ったら終わり、ではありません。組織でGoogle Workspaceがどのように使われているかを定期的に把握し、継続的に改善していくことが、管理者の重要な役割です。管理コンソールの「レポート」機能は、そのための強力な武器となります。
1. アカウントのアクティビティレポート
何がわかるか？
「レポート」 > 「ユーザーレポート」 > 「アカウント」では、各ユーザーの最終ログイン日時やストレージ使用量などを一覧で確認できます。長期間ログインしていないアカウントは、退職者や休職者のものである可能性があり、ライセンスの無駄遣いやセキュリティリスクに繋がります。
活用方法：
四半期に一度など、定期的にこのレポートを確認し、3ヶ月以上ログインのないアカウントを洗い出しましょう。対象者に利用状況を確認し、不要であればアカウントを一時停止または削除することで、コスト削減とセキュリティ向上を同時に実現できます。
2. セキュリティレポートの定期チェック
何がわかるか？
「レポート」 > 「監査と調査」 > 「セキュリティ ダッシュボード」では、組織全体でのログイン失敗回数、迷惑メールやマルウェアの検出数、ファイル共有の状況などが視覚的に表示されます。特定のアカウントへの攻撃が集中していないか、組織外へのファイル共有が急増していないかなど、脅威の兆候を早期に発見できます。
活用方法：
月に一度はこのダッシュボードに目を通し、異常な傾向がないかを確認する習慣をつけましょう。例えば、「パスワードの漏洩」に関する警告が多発している場合、全社的にパスワードの変更を促すなどのプロアクティブな対策を講じることができます。
3. アプリの利用状況レポート
何がわかるか？
「レポート」 > 「アプリレポート」では、Gmail、ドライブ、Meetなど、各アプリがどれくらい利用されているかを確認できます。例えば、全社的にスプレッドシートの利用が非常に多い一方で、ドキュメントはあまり使われていない、といった実態が把握できます。
活用方法：
このデータは、ライセンスプランの見直しや社内トレーニングの計画に役立ちます。例えば、ほとんどのユーザーが基本的な機能しか使っていないのであれば、高価なプランは不要かもしれません。逆に、特定のアプリの活用が進んでいない場合は、そのアプリの便利な使い方に関する勉強会を開くことで、組織全体の生産性向上に繋がる可能性があります。
まとめ：継続的な見直しで、安全かつ快適な環境を維持しよう
今回は、IT専任者がいない組織でも実践できる、Google Workspace管理コンソールの「推奨設定」を解説しました。要点をまとめると以下の通りです。
- セキュリティの基礎固め：2段階認証と強固なパスワードポリシーは必須。
- データ保護：ドライブの共有設定を制限し、共有ドライブを活用して情報漏洩を防ぐ。
- 生産性向上：不要なアプリを制限し、MeetやGmailの設定を最適化して業務に集中できる環境を作る。
- レポート活用：利用状況を定期的にチェックし、継続的な改善を行う。
これらの設定は、一度行えば終わりというわけではありません。ビジネスの状況や従業員の増減に合わせて、定期的に見直すことが重要です。まずはこの記事で紹介した設定の中から、一つでも自社の管理コンソールで確認し、実践してみてください。その一歩が、組織全体のセキュリティと生産性を大きく向上させることに繋がります。
そして、これからGoogle Workspaceの導入を検討している方や、より高度な機能を持つプランへのアップグレードをお考えの方は、少しでもお得に始めたいですよね。現在利用可能なプロモーションコードや割引情報をまとめた「Google Workspace プロモーションコード【最新2025年版】15%割引クーポン無料配布中」の記事で、最もお得に契約する方法を詳しく解説しています。ぜひ、こちらの情報もご活用ください。
まずは14日間の無料トライアルで、Google Workspaceのパワフルな機能を体験してみるのがおすすめです。