オンライン会議は現代のビジネスシーンに欠かせないものとなりました。
Google Meetを使えば、どこにいても簡単に会議を開催・参加できますが、一方でこんな悩みも聞こえてきます。
「オンライン会議って、なんだか時間が長引いて非効率…」
「一方的な説明だけで、参加者の反応が薄い…」
「結局、何が決まったのかよく分からなかった…」
オンライン会議、便利だけど「なんだか時間が溶けていく…」「結局何が決まったんだっけ？」と感じることはありませんか？
クライアント様とのリモート打ち合わせも多い私ですが、ちょっとした工夫と機能の活用で、会議の生産性は劇的に変わると実感しています。
この記事では、Google Meetを最大限に活用し、「やってよかった！」と思える効果的なオンライン会議を実現するための「機能活用術」と「進行のコツ」をご紹介します。
効果的な会議は「準備」で8割決まる
対面会議以上に、オンライン会議は事前の準備が重要です。
- 明確な「目的」と「ゴール」を設定する: この会議で何を決めたいのか、何を得たいのかを明確にします。「情報共有」なのか「意思決定」なのかで、進め方も変わってきます。
- 具体的な「アジェンダ」を作成・事前共有する: 目的を達成するための議題をリストアップし、各議題にかける時間の目安も記載します。Googleカレンダーの招待状に記載またはGoogleドキュメントで作成して添付し、参加者に事前に目を通してもらいましょう。
- 事前資料は早めに共有する: 会議中に初めて資料を見る、となると時間がかかります。事前に目を通してもらうことで、会議中は議論に集中できます。これもカレンダー招待に添付するのがスマートです。
- 参加者を厳選する: 本当に必要なメンバーだけを招待します。「とりあえずCC」ならぬ「とりあえず招待」は避けましょう。
- 適切な時間を設定する: 長時間の会議は集中力が途切れがちです。可能であれば30分〜50分程度の短い会議を複数回行う方が効果的な場合もあります。
- 機材チェックを忘れずに: 開始直前に慌てないよう、マイク、カメラ、ネットワーク接続は事前に確認しておきましょう。
会議を活性化させるMeet機能活用術
会議が始まったら、Meetの機能を効果的に活用して、スムーズで活発な議論を促しましょう。
スムーズな進行と情報共有のために
- 画面共有を使いこなす: 資料を提示する際は、「ウィンドウ」や「タブ」共有を活用し、見せたい情報だけを共有するとスマートです。共有中は、自分が何を見せているのか口頭で説明を加えると、参加者は理解しやすくなります。
- レイアウト調整で集中を促す: 発言者に注目させたい場合は「スポットライト」、参加者全員の表情を見たい場合は「タイル表示」など、状況に応じてレイアウトを調整しましょう。
参加者を引き込むインタラクションのために
- チャットを有効活用する: 発言を遮らずに質問を投げかけたり、参考URLを共有したりするのに便利です。簡単な相槌や確認（「了解しました」など）もチャットで行うと、本筋の会話を妨げません。ファシリテーターはチャット欄も意識しておきましょう。
- アンケート機能で意見集約 (※Standard以上など): 選択式の質問で、参加者の意見を素早く集計できます。「A案とB案、どちらが良いと思いますか？」といった簡単な意思決定にも使えます。
- Q&A機能で質問を整理 (※Standard以上など): 参加者が質問を投稿し、他の人が「いいね」を付けられます。多くの人が疑問に思っている質問が分かりやすく、効率的に回答できます。
- ブレイクアウトルームで小グループ討議 (※Standard以上など): 大人数での会議中に、参加者をいくつかの小グループに分けて、それぞれで議論やワークを行う機能です。アイデア出しや研修などで有効です。
- 挙手機能を活用する: 発言したい人が挙手ボタンを押し、ファシリテーターが指名する形式にすると、発言が重なるのを防ぎ、スムーズな進行が可能です。
クリアな音声と集中できる環境のために
- ノイズキャンセルを活用する (※Standard以上): 周囲の雑音を低減し、クリアな音声で会話に集中できます。自身が雑音の多い場所にいる場合はもちろん、相手の環境音が気になる場合にも役立ちます。
- 背景効果でプライバシーと集中を: 背景ぼかしや仮想背景を使い、プライベートな空間を見せない配慮や、会議に集中しやすい環境を作りましょう。
- 発言時以外はミュートを徹底: オンライン会議の基本マナーですが、生活音など意図しないノイズを防ぐために重要です。
記録と共有で漏れを防ぐために
- 録画機能で会議を記録 (※Standard以上): 重要な会議や、後で内容を確認したい会議は録画しましょう。必ず事前に参加者の同意を得てください。録画データはGoogleドライブに保存され、簡単に共有できます。欠席者への情報共有や議事録作成の補助に絶大な効果を発揮します。
- 文字起こし機能 (※一部プラン/言語): 利用可能なプランであれば、会議の内容を自動でテキスト化してくれます。議事録作成の時間を大幅に短縮できる可能性があります。（対応状況は要確認）
会議後のフォローアップを確実に
会議で決まったことを実行に移すためには、会議後のフォローアップが重要です。
- 議事録（決定事項・ToDo）の速やかな共有: 会議で何が決まり、誰がいつまでに何をするのか（ToDo）を簡潔にまとめ、Googleドキュメントなどで参加者へ速やかに共有します。
- 録画や資料の共有: 必要に応じて、会議の録画データや使用した資料へのリンクを共有します。
- タスクの割り当てと進捗確認: 発生したToDoをGoogle Tasksや他のタスク管理ツールに登録し、進捗をフォローします。
オンライン会議を活性化させる秘訣
ツール機能の活用と合わせて、会議の「進め方」にも少し工夫を加えると、より効果的になります。
私が実践している、または効果があったと感じる秘訣です。
- アジェンダは「問い」形式で書く: 例えば「〇〇の件について」ではなく、「〇〇の件、A案とB案どちらに決定するか？」のように、その議題で「何を決めたいのか」「何を得たいのか」が明確になるような「問い」の形でアジェンダを書くと、議論が発散しにくく、ゴールを意識した会話になります。
- 5分前行動と開始時のアイスブレイク: 参加者には5分前集合を推奨し、機材チェックや雑談の時間を設けます。開始時間ぴったりにいきなり本題に入るのではなく、簡単なアイスブレイク（短い自己紹介や近況報告など）で場を和ませると、その後の発言が出やすくなります。
- 「発言しない人」を作らない意識: オンラインだと特に、発言する人としない人が固定化しがちです。ファシリテーターは意識的に全員に話を振ったり、チャットでの意見表明を促したり、アンケート機能を活用したりして、誰もが安心して参加できる雰囲気作りを心がけることが大切です。
機能だけでなく、こうした「場作り」の意識が、オンライン会議の質を左右すると感じています。
まとめ：機能と工夫で、オンライン会議を「価値ある時間」に
Google Meetは、使い方次第で単なる「顔合わせツール」から、「効率的な意思決定」や「活発なアイデア創出」の場へと進化させることができます。
今回ご紹介した機能活用術と進行のコツを参考に、準備からフォローアップまでの一連の流れを見直し、あなたのオンライン会議をより生産的で、参加者全員にとって価値のある時間に変えていきましょう。
Google Meetの効果的な活用は、Google Workspace全体の生産性を高めます。まだ導入されていない、または録画機能などの便利な機能を使えるプランにアップグレードしたい方は、お得な情報があります。
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この記事が、あなたのオンライン会議の質向上に貢献できれば幸いです。