個人事業主として活動していると、「これって経費になるのかな？」と迷う場面、本当に多いですよね。
特に、仕事のために買ったスーツ代や、健康管理のためのジム会費などは、経費にできるのかどうか判断が難しい「グレーゾーン」の代表格です。
もし間違った判断で経費計上してしまうと、後々の税務調査で指摘され、追徴課税なんてことにもなりかねません。
しかし、逆に経費にできるものを見逃してしまえば、本来払う必要のない税金を納めることになり、大きな損をしてしまいます。
この記事では、2026年2月時点の情報に基づき、多くの個人事業主が悩むグレーな出費の判断基準から、税務調査で慌てないための具体的な対策まで、分かりやすく解説します。
この記事を読めば、あなたは経費計上の迷いから解放され、自信を持って確定申告に臨めるようになります。
【大原則】経費の判断基準は「事業との関連性」を説明できるか
まず、すべての基本となる大原則から確認しましょう。ある支出が経費として認められるかどうかは、「事業の売上を上げるために、直接的かつ必要な費用である」と客観的に説明できるかどうか、この一点に尽きます。
税務署の職員が見ているのは、まさにこの「事業関連性」です。たとえ高価なものでも、事業に必要不可欠であることを合理的に説明できれば経費になりますし、逆に安価なものでも、プライベートな支出と判断されれば経費にはなりません。
「事業のため」を証明する3つのポイント
- 直接性：その支出が、どのように売上につながるのかを直接的に示せるか。
- 必要性：その支出がなければ、事業の遂行に支障が出るレベルで必要か。
- 客観性：誰が見ても「それは仕事に必要だね」と納得できるか。
例えば、Webデザイナーが最新のPCを購入するのは、デザイン制作という事業に「直接」的に「必要」な支出であり、誰が見ても「客観的」に納得できるため、問題なく経費として認められます。しかし、同じWebデザイナーが趣味の釣り道具を購入しても、事業との関連性を説明するのは難しいでしょう。
家事按分という考え方
個人事業主の場合、自宅を事務所として使っている方も多いと思います。その場合、家賃や水道光熱費、通信費などは、事業で使った分とプライベートで使った分を合理的な割合で分ける「家事按分」という方法で、事業分を経費に計上できます。
例えば、家賃10万円の自宅の25%を事業スペースとして使っているなら、10万円 × 25% = 2万5千円を地代家賃として経費計上できます。この「事業で使っている割合」をどう設定するかが重要で、使用時間や面積など、客観的な基準で説明できるようにしておく必要があります。
この「事業関連性を説明する」「家事按分を行う」という考え方が、これから解説するグレーな経費を判断する上での基礎となります。
【具体例で解説】これは経費OK？NG？迷いやすい出費の判断基準
それでは、多くの人が迷う具体的な出費について、経費にできるかどうかの判断基準を見ていきましょう。重要なのは、一律に「OK」「NG」と決まるわけではなく、あなたの事業内容と、どう説明するかによって結論が変わる可能性があるということです。
1. スーツ・仕事用の服
原則NGです。スーツやビジネスカジュアルな服装は、仕事だけでなくプライベート（冠婚葬祭など）でも着用できると判断されるため、経費として認められにくいのが現実です。
例外的にOKになるケース：
- 完全に業務用だと断言できるもの：例えば、ロゴ入りのユニフォームや、撮影・登壇のためだけに購入した特殊な衣装など。
- 客観的な証拠がある場合：クライアントから「打ち合わせ時は必ずスーツ着用」といった規定が契約書に明記されている場合などは、説明材料の一つになり得ます。
「このクライアントとの面談専用の服」といった自分ルールだけでは弱いため、なぜそれが事業に「直接」必要だったのかを客観的に説明できるかが鍵となります。
2. ジムの会費・パーソナルトレーニング代
原則NGです。健康維持や体力づくりは、事業主個人にとって重要ですが、それが直接的に売上に結びつくと説明するのは非常に困難です。
例外的にOKになるケース：
- 事業内容と直接関連する場合：スポーツインストラクターやパーソナルトレーナー、モデルなどが、自身の専門性を高めたり、体を維持したりするためにジムを利用する場合。この場合、トレーニング自体が商品やサービスの品質維持に直結するため、経費として認められる可能性が高いです。
一般的なデスクワークの個人事業主が「健康管理も仕事のうち」と主張しても、残念ながら経費として認められる可能性は低いでしょう。
3. カフェでの作業代・飲食代
状況次第でOKです。カフェでの支出は「会議費」「雑費」などとして経費計上できる可能性があります。
- 打ち合わせの場合：取引先との打ち合わせで利用した際の飲食代は「会議費」として経費にできます。レシートの裏に「〇月〇日、△△社□□様と打ち合わせ」のようにメモを残しておくと完璧です。
- 作業場所として利用した場合：電源やWi-Fiが使えるカフェを、コワーキングスペースのように作業場所として利用した場合のコーヒー代（場所代）は「雑費」として経費計上できる可能性があります。ただし、ランチ代など食事そのものが目的と見なされると否認されるリスクがあります。あくまで「場所代」として常識的な範囲の金額に留めるのが無難です。
4. 書籍・セミナー・オンラインサロンの費用
事業に関連するものであればOKです。自身のスキルアップや情報収集が目的で、それが事業の売上向上に繋がるものであれば「新聞図書費」や「研修費」として経費にできます。
Webデザイナーがデザイン関連の専門書を買ったり、プログラミングのセミナーに参加したりするのは問題ありません。重要なのは、購入した書籍や参加したセミナーが、自身の事業とどう関連しているかを明確に説明できることです。趣味の小説や、事業と全く関係のないセミナーは対象外です。
税務調査で指摘されないための鉄壁の守り！3つの具体的対策
グレーゾーンの経費を計上する際に最も怖いのが「税務調査」です。しかし、日頃から正しい対策を行っていれば、何も恐れることはありません。ここでは、万全の態勢を整えるための3つの対策をご紹介します。
対策1：証拠（領収書・レシート）を完璧に保存する
基本中の基本ですが、最も重要な対策です。経費を証明するための領収書やレシートは、事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（2026年2月時点）の保存が義務付けられています。
紙のままファイルするのはもちろん、スキャナ保存制度の要件を満たせば電子データでの保存も可能です。日付、金額、支払先、内容が明確にわかる状態で保管しましょう。感熱紙のレシートは文字が消えやすいので、コピーを取ったり、スマホで撮影してデータ化しておくのがおすすめです。
対策2：「なぜ経費なのか」を説明できるメモを残す
領収書だけでは、その支出が本当に事業のためのものだったのか、数年後には忘れてしまいます。税務調査官に質問された際に、即答できるように、領収書の余白や裏面に「誰と」「何の目的で」をメモしておく習慣をつけましょう。
例えば、飲食店のレシートなら「〇〇社 〇〇様と新規プロジェクトの打ち合わせ」。書店でのレシートなら「△△案件の参考資料として購入」といった具体的なメモがあるだけで、客観的な証拠としての価値が格段に上がります。
対策3：会計ソフトを導入し、経理を「仕組み化」する
領収書の保存やメモ書きも重要ですが、手作業での管理には限界があります。Excelでの管理も、入力ミスや計算式の誤り、仕訳の知識不足による分類ミスなどが起こりがちです。
そこでおすすめしたいのが、会計ソフトの導入です。
日々の取引を入力するだけで、面倒な仕訳を自動で行ってくれたり、銀行口座やクレジットカードと連携して取引明細を自動で取り込んでくれたりするため、入力の手間とミスを劇的に減らすことができます。
また、スマホアプリでレシートを撮影するだけで、日付や金額を読み取ってデータ化してくれる機能は、証拠の保存という面でも非常に強力です。
「どの会計ソフトを選べばいいか分からない…」という方は、まず多くの個人事業主に支持されている会計ソフトについて知ることから始めるのが良いでしょう。各ソフトの特徴や料金、どんな人におすすめかを比較検討することが、自分に合った最適なツールを見つける第一歩です。
詳しくは【完全ガイド】マネーフォワード クラウド確定申告とは？使い方・評判・料金まで個人事業主向けに徹底解説で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。
まとめ：経費の迷いをなくし、本業に集中しよう
今回は、個人事業主が迷いがちなグレーな経費の判断基準と、税務調査対策について解説しました。
重要なポイントをもう一度おさらいしましょう。
- 経費の判断基準は「事業への関連性を客観的に説明できるか」が全て。
- スーツ代やジム会費は原則NGだが、事業内容によっては例外もある。
- 税務調査対策の鍵は「証拠保存」「メモ」「経理の仕組み化」。
「この支出は経費になるだろうか…」と悩む時間は、非常にもったいないものです。その時間があれば、新しいスキルを学んだり、営業活動をしたりと、事業を成長させるための活動にもっと時間を使えるはずです。
経費の判断に迷う時間をなくし、面倒な経理作業から解放されるためには、信頼できる会計ソフトを導入し、日々の経理を仕組み化してしまうのが最も賢明な選択です。
中でも「マネーフォワード クラウド確定申告」は、銀行口座やクレジットカードとの連携機能、レシートの自動読み取り機能などが充実しており、多くの個人事業主から支持されています。面倒な確定申告も、ガイドに沿って入力するだけで簡単に書類が作成できるため、経理や税金の知識に自信がない方でも安心です。
面倒な経理作業から解放され、あなたが本来集中すべきクリエイティブな仕事に全力を注ぐために、この機会にぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。