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【Cloud Search徹底解説】G Suite Businessで使えるGoogle最強のファイル横断検索サービス

毎日の業務やプライベートで、探し物をする機会はどのくらいありますか?

使いたいファイルがなかなか見つからず、気付けばかなりの時間を使ってしまっていた、という経験のある方も多いのではないでしょうか。

 

ファイルが多ければ多いほど見つけるまでに時間がかかり、無駄な時間を過ごしてしまうことになります。

そのような無駄な時間を減らすことができるのが、G Suiteで使える様々なGoogleサービスを横断的にファイル検索できる「Cloud Search」という機能です。

 

普通は、Googleのサービスで検索してファイルやデータを探したい場合、

Gmailで検索して、

Googleドライブで検索して、

連絡先で検索して、

といったように、二度手間、三度手間と効率が悪く、また検索が行き届かずに目的のデータを探すことができない可能性も高まります。

 

その点、Googleの様々なサービスを横断的に検索できる「Cloud Search」機能を使えば、

一回の検索で、該当するファイルやデータがあれば、Googleドライブ内にあるドキュメントやスプレッドシート、スライド、フォームなどのファイルはもちろん、カレンダーや連絡先、Gmail、グループ、Keep、Googleサイトからもデータを見つけ出すことが可能になります。

 

「Cloud Search」機能は、G SuiteのBusinessプラン、Enterpriseプランで無料利用できる機能です。

G Suite Basicプランには「Cloud Search」機能は含まれていません。

 

今回は、G Suite Businessプランの利用を検討している方に向けて、

G SuiteのBasicプランとBusinessプランの違いの1つである「Cloud Search」機能について、メリットや評判など詳しく解説します。

 

「Cloud Search」機能と同様に、G Suite Businessプラン以上でしか使えない機能「Vault」について解説した記事もありますので、ぜひ合わせてご確認ください。

【Vault徹底解説】G Suite Businessで使えるデータセキュリティ・内部統制ツール【想像以上に便利な機能です】

Cloud SearchとはGoogle提供のファイル検索サービス

Cloud Search公式サイト:https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/cloud-search/

Cloud SearchとはGoogle提供のファイル検索サービス

Cloud Searchとは、Googleが提供しているファイル検索のためのサービスです。

Cloud Searchを使えばG suite内のファイルを検索することができます。

G suiteはGoogleが提供するドキュメントやスプレッドシート、Gmailなどさまざまな機能を包括したサービスですので、サービス間を横断して検索ができるCloud Searchを使うことで、ファイルを探す手間や時間はかなり削減することができます。

Cloud Searchを使えるのはG suiteのBusinessプラン以上

Cloud SearchはG suiteのBusiness、Enterpriseプランで使えるサービスで、単体で契約することはできません。

G suiteのBusiness以上のプランを契約していれば、追加料金なしで無料で使うことができます。

G suite BasicにはCloud Searchの機能は含まれていない

G suite BasicにはCloud Searchの機能は含まれておらず、G suite未契約の方やG suite Basicを契約中の方が、追加料金を払ってCloud Searchだけ使えるようにするということは不可能です。

G suite Basicを使っていてCloud Searchを使いたい場合は、G suite Business以上のプランにアップグレードする必要があります。

Cloud Searchで検索できるファイルは具体的にどんなもの?

Cloud Searchを使えば、G suite内のさまざまな種類のファイルを検索することができます。

Googleドライブ内にあるドキュメントやスプレッドシート、スライド、フォームなどのファイルはもちろん、カレンダーや連絡先、Gmail、グループ、Keep、Googleサイトも検索対象になります。

例えば、取引先のA社に関連したファイルを探すためにA社の社名で検索をすれば、ドキュメントで作成した契約書やスプレッドシートで作成した見積書、スライドで作成したプレゼン資料、カレンダーにあるミーティングの予定、担当者の連絡先、やり取りしたメールなどをすべて見つけることができます。

また画像内の文字も認識して検索結果に表示されるので、撮影時間がファイル名になっていることが多いスクリーンショットなどでも見つけやすくなっています。

また画像は被写体や場所での絞り込みも可能です。

例えば食べ物や動物などのキーワードで検索ができるので、ファイル名がわからないものでも簡単に探すことができます。

Cloud Searchの使い方

Cloud Searchはパソコンからはもちろん、スマートフォンやタブレットからも利用することができます。

パソコンの場合はCloud Searchにアクセスし、ワードを入力して検索をするとG suite内の該当するファイルが表示されます。

メールやドライブなど、特定の場所からファイルを探したい場合は、検索ボックスの下にあるタブを選んでから検索を行えば、そのサービスに含まれているファイルだけが表示されます。

さらに細かく条件を指定して検索を行いたい場合は、検索オプションを使います。

検索オプションで絞り込めるのは、期間やファイルの所有者、ファイル形式などです。

またORやNOT、from:などの検索演算子を利用すれば、さらに細かく絞り込むことができます。

スマートフォンやタブレットでもCloud Search使えます

スマートフォンやタブレットでCloud Searchを使う場合も、基本的な使い方はかわりません。

ブラウザで使う場合はパソコンで使うのとほとんど同じです。

スマートフォンのブラウザでCloud Searchを使う場合、検索オプションが表示されないこともあり、PC版表示への切り替えが必要になるため、スマートフォンアプリを使用するのがおすすめです。

AndroidはGoogle Playから、iOSはApp Storeから無料でダウンロードが可能です。

アプリならパソコンのブラウザで使うのとほとんど同じように使うことができます。

Cloud Searchを使う主なメリット

サービスを横断した検索が可能

Cloud Searchを使う最大のメリットは、G suite内の様々なサービスのファイルを一括で検索することができることです。

Cloud Searchを使わなくても、ドキュメント内のファイルやGmail内のメールなど、個々のサービスで検索を行うことは可能です。

しかし、Cloud Searchを使えば、それぞれのサービスごとに検索を行う必要がなく、まとめて検索をすることができます。

またそれぞれのサービスにいちいちアクセスする必要がないので、時間の節約になります。

探したいアイテムがドキュメントにあると思っていたら別の場所にもあった、ということもあるので、見落としも防ぐことができます。

G suite Business以上を契約していれば無料で使える

Cloud SearchはG suiteのBusiness、Enterpriseプランに含まれているサービスです。

G suite自体がビジネスでGoogleの各サービスを利用する場合にはとても便利なサービスです。

そのため元々G suiteを利用しているという方も多いと思います。

G suite Business以上のプランを契約していれば特に何もしなくても利用できますし、Basicを利用している方は月額680円の差額でアップグレードが可能です。

BusinessにアップグレードするとCloud Searchが使えるようになるだけでなく、利用できるストレージ容量も30GBから無制限(5ユーザー未満の場合は1ユーザーあたり1TB)に増えるというメリットもあります。

ファイルを素早く探したいという方はもちろん、ストレージ容量がもっと必要という方にとっても、たくさんのファイルの中から目的のファイルを見つけやすくなるのでメリットがあるサービスです。

G Suite「Cloud Search」機能の評判・口コミ

twitter上でのCloud Searchの評判・口コミ

twitterでCloud Searchを実際に使っている人の評価を見てみると、検索機能の優秀さを評価している声が多く聞かれました。

とりあえず色々なファイルをGoogleドライブに入れてしまえばCloud Searchで簡単に探せるので便利と勧めている人が多いです。

評判通り業務の効率化を図ることができる便利なサービスのようです。

Cloud Searchはどんなサービス?

Cloud Searchは業務効率化を図れる便利なサービス

Cloud SearchはG suiteやGoogleの各サービスを使っている人にとって、素早く目的のファイルを探すことができるとても便利なツールです。

業務効率化を図りたい方は、ぜひG suite Business以上のプランを契約して、Cloud Searchを使ってみてはいかがでしょうか。

 

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以上、「【Cloud Search徹底解説】G Suite Businessで使えるGoogle最強のファイル横断検索サービス」でした。

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