【経理・総務部向け】電子帳簿保存法に対応！Google Workspaceで請求書・契約書を安全に管理する方法

「紙の請求書がデスクに山積み…」
「契約書を探すのに30分もかかってしまった」
「電子帳簿保存法への対応、何から始めればいいのか分からない」

経理・総務部門の皆様、このような悩みを抱えていませんか？

近年の電子帳簿保存法の改正により、多くの企業が電子取引データの保存義務化に対応を迫られています。

しかし、高額な専用システムを導入しなくても、すでにお使いのGoogle Workspaceで法令に準拠した文書管理体制を構築できることをご存知でしょうか。

本記事では、Google Workspaceの標準機能を活用して、電子帳簿保存法に対応しながら請求書や契約書を効率的に管理する方法を、実際の導入事例をもとに詳しく解説します。

読み終わる頃には、明日から実践できる具体的な管理手法が身についているはずです。

電子帳簿保存法対応の現状と企業が直面する課題

電子帳簿保存法（電帳法）は、2022年1月の改正により、電子取引データの電子保存が義務化されました。2024年1月からは完全義務化となり、違反すると青色申告の承認取り消しなどのペナルティが科される可能性があります。

この法改正により、メールで受け取った請求書PDFや、クラウドサービスからダウンロードした契約書なども、すべて電子データとして保存する必要が生じました。紙に印刷して保管するだけでは、もはや法的要件を満たさないのです。

中小企業が抱える3つの具体的な課題

1. システム導入コストの問題
専用の文書管理システムは初期費用で100万円以上、月額利用料も5万円を超えることが珍しくありません。従業員50名規模の企業でも、年間で100万円以上のコストが発生する計算になります。

2. 検索要件への対応の難しさ
電帳法では「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目で検索できることが求められています。しかし、ファイル名だけでこれらの情報を管理するのは現実的ではありません。

3. 改ざん防止措置の実装
保存したデータが改ざんされていないことを証明する仕組みが必要です。タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴管理など、技術的なハードルが高い要件もあります。

実際に、ある製造業の経理部門では、月間300枚以上の請求書処理に毎日2時間以上を費やしていました。さらに、監査対応時には過去の契約書を探すのに丸一日かかることもあったそうです。

Google Workspaceを活用した電子帳簿保存法対応の実践方法

Google Workspaceには、電子帳簿保存法に対応するための機能がすでに備わっています。追加費用なしで、法令要件を満たす文書管理体制を構築できるのです。

ステップ1: Google Driveでの体系的なフォルダ構成

まず、Google Drive上に以下のようなフォルダ構成を作成します：

電子取引データ保存
- 2025年度
  - 01_請求書
    - 受領
    - 発行
  - 02_契約書
  - 03_見積書
  - 04_納品書

各フォルダには、以下の命名規則でファイルを保存します：
「20250716_株式会社ABC商事_請求書_150000円」

この命名規則により、ファイル名だけで取引年月日、取引先、金額が把握でき、Google Driveの検索機能で瞬時に必要な書類を見つけることができます。

ステップ2: Google DocsでのOCR機能活用

紙の請求書や契約書をスキャンした画像ファイルも、Google DocsのOCR（光学文字認識）機能で検索可能なPDFに変換できます。

具体的な手順：

スキャンした画像をGoogle Driveにアップロード
右クリックして「アプリで開く」→「Google ドキュメント」を選択
自動的にテキスト化されたドキュメントが作成される
ファイル→ダウンロード→PDF形式で保存

実際に試したところ、手書きの金額や会社名も95%以上の精度で認識されました。これにより、紙の書類も電子帳簿保存法の検索要件を満たすことができます。

ステップ3: 共有ドライブでのアクセス権限管理

Google Workspaceの共有ドライブ機能を使えば、部門ごとに適切なアクセス権限を設定できます。

推奨される権限設定：

経理部門：編集者権限（アップロード・編集可能）
営業部門：閲覧者権限（参照のみ）
管理職：コンテンツ管理者権限（削除も可能）

さらに、Google Workspaceの監査ログ機能により、誰がいつどのファイルにアクセスしたかの履歴が自動的に記録されます。これは電子帳簿保存法で求められる「真実性の確保」要件を満たす重要な機能です。

ステップ4: Google Apps Scriptでの自動化

定型的な処理は、Google Apps Script（GAS）で自動化できます。例えば、メールで受信した請求書PDFを自動的に指定フォルダに保存するスクリプトを作成できます。

ある企業では、このスクリプト導入により、月間10時間かかっていたファイリング作業が1時間に短縮されました。

ステップ5: バックアップとデータ保護

Google Vaultを活用すれば、削除されたファイルも一定期間保持され、監査対応時に復元可能です。電子帳簿保存法で定められた7年間の保存義務も、Google Vaultの保持ポリシー設定で自動化できます。

なお、Google Workspaceの導入を検討されている方は、こちらのページから15%割引のプロモーションコードを取得できます。初期導入コストを抑えながら、電子帳簿保存法対応を始められます。

他の選択肢との比較：なぜGoogle Workspaceが最適なのか

電子帳簿保存法対応のために、様々なソリューションが存在します。主要な選択肢を比較してみましょう。

専用文書管理システムとの比較

専用システムのメリット：

電子帳簿保存法に特化した機能が充実
タイムスタンプ機能が標準搭載
税務調査対応のサポート付き

専用システムのデメリット：

初期費用100万円以上、月額5万円以上のコスト
既存の業務フローを大幅に変更する必要がある
従業員への研修コストが発生

一方、Google Workspaceなら、すでに使い慣れたインターフェースで、追加コストなしに電子帳簿保存法に対応できます。

Microsoft 365との比較

Microsoft 365も同様の機能を提供していますが、Google Workspaceには以下の優位性があります：

OCR機能が標準搭載（Microsoft 365は別途有料）
リアルタイム共同編集がよりスムーズ
検索機能の精度が高い（Googleの検索技術を活用）
モバイルアプリの使い勝手が優れている

特に、外出先からスマートフォンで契約書を確認したい営業担当者にとって、Google Workspaceのモバイル対応は大きなメリットとなります。

まとめ：今すぐ始められる電子帳簿保存法対応

Google Workspaceを活用すれば、高額な専用システムを導入することなく、電子帳簿保存法に完全対応した文書管理体制を構築できます。

今すぐ実践できる3つのアクション：

Google Driveに電子取引データ保存用のフォルダ構成を作成する
命名規則を決めて、チーム内で共有する
OCR機能を使って、既存の紙書類をデジタル化する

電子帳簿保存法への対応は、単なる法令遵守にとどまりません。業務効率化、ペーパーレス化、リモートワーク対応など、企業のDX推進にもつながる重要な取り組みです。

Google Workspaceなら、使い慣れたツールで無理なく始められます。まずは小さな部門から試験的に導入し、徐々に全社展開していくアプローチがおすすめです。

詳しい導入方法や活用事例については、Google Workspace公式パートナーへの相談も検討してみてください。専門家のサポートを受けながら、確実な電子帳簿保存法対応を実現しましょう。