「Excelの課題管理表、もう更新するのが面倒…」
「誰が最新版を持っているか分からない」
「同時編集でファイルが壊れた」
こんな悩みを抱えているなら、今がまさに課題管理ツールへ移行するタイミングかもしれません。
私も3年前まで、100件以上のタスクをExcelで管理していました。
色分けやフィルター機能を駆使して、なんとか回していた日々。
しかし、チームが5人から15人に増えた時、ついに限界を迎えました。
この記事では、実際にExcelからBacklogへ移行した経験をもとに、スムーズな移行手順と絶対に押さえるべき注意点を詳しく解説します。
移行にかかる時間は最短で2時間。
この記事を読めば、明日からでも快適な課題管理環境を手に入れることができます。
Excelでの課題管理が限界を迎える5つのサイン
まず、あなたの課題管理が本当に限界を迎えているか確認してみましょう。以下の症状が2つ以上当てはまれば、今すぐ移行を検討すべきタイミングです。
1. ファイルのバージョン管理が崩壊している
「課題管理表_最新_20240115_山田修正_最終版.xlsx」のようなファイル名が乱立していませんか？私のチームでは、同じ日付のファイルが5つも存在し、どれが本当の最新版か分からない状態でした。
実際、ある重要プロジェクトで古いバージョンを参照してしまい、完了済みのタスクを再度実施するという二度手間が発生。工数にして20時間の無駄が生じました。
2. リアルタイムでの進捗確認ができない
朝のミーティングで「最新の進捗を共有してください」と言われても、各メンバーが手元のExcelを更新してメールで送る必要があります。全員分を集計するだけで30分以上かかることも珍しくありません。
3. 検索性が著しく低下している
1000行を超えるExcelシートから特定のタスクを探すのに、フィルター機能を駆使しても5分以上かかる。しかも、複数条件での検索が困難で、結局目視で探すことになります。
4. 通知機能がないため重要タスクを見逃す
期限が迫っているタスクや、自分がアサインされた新規タスクに気づくのは、Excelを開いた時だけ。私の経験では、週に2〜3件は重要な連絡を見逃していました。
5. 履歴管理が実質不可能
「このタスク、誰がいつステータスを変更したの？」という質問に答えられません。Excelには変更履歴機能がありますが、実用レベルではありません。
これらの問題は、チーム規模が大きくなるほど深刻化します。5人程度なら何とかなっても、10人を超えると確実に破綻します。
BacklogへPMは決めた｜実は簡単な移行の全手順
ここからは、実際にExcelからBacklogへデータを移行する具体的な手順を解説します。私が50件、500件、2000件と異なる規模で移行した経験から、最も効率的な方法をお伝えします。
ステップ1：現状のExcelデータを整理する（所要時間：30分〜1時間）
まず、Excelのデータを整理します。この作業を怠ると、移行後に大量の修正作業が発生します。
必須の整理項目：
- 重複データの削除（COUNTIF関数で簡単にチェック可能）
- 完了済みタスクの別シート移動（移行対象を明確化）
- 必須項目の入力確認（件名、担当者、期限日）
- 不要な列の削除（Backlogで使わない独自項目）
私の失敗談ですが、この整理を省略して移行したところ、同じタスクが3つも登録されてしまい、後から削除するのに2時間もかかりました。
ステップ2：Backlogのプロジェクト設定（所要時間：20分）
Backlogにログイン後、新規プロジェクトを作成します。ここでの設定が後々の使いやすさを左右するので、慎重に行いましょう。
プロジェクト作成時の重要設定：
- プロジェクトキー：短く覚えやすい英字3〜4文字（例：TASK、PROJ）
- 課題種別：「タスク」「バグ」「要望」など、用途に応じて設定
- 状態：「未対応」「処理中」「処理済み」「完了」の4つが基本
- 優先度：Excelで使っていた優先度区分に合わせて設定
特に「カスタム属性」の設定は重要です。Excelで独自に管理していた項目（例：予算、クライアント名、承認者など）を、ここで定義しておきます。
ステップ3：CSV形式でのデータ準備（所要時間：15分）
BacklogはCSVファイルでの一括インポートに対応しています。Excelデータを以下の形式に整形します。
Backlog標準のCSV項目：
- 件名（必須）
- 詳細
- 種別
- 優先度
- 担当者（メールアドレスまたはユーザーID）
- 期限日（YYYY-MM-DD形式）
- 状態
- カテゴリー
- マイルストーン
注意点として、日付は必ず「YYYY-MM-DD」形式にしてください。「2024/1/15」のような形式だとエラーになります。私は最初これに気づかず、300件のデータで全てエラーが出て焦りました。
ステップ4：少量データでテストインポート（所要時間：10分）
いきなり全データを投入するのは危険です。まず10件程度でテストしましょう。
テスト時の確認ポイント：
- 文字化けしていないか
- 担当者が正しく設定されているか
- 期限日が正確に反映されているか
- カスタム属性が意図通りに入力されているか
ステップ5：本番インポートと最終確認（所要時間：30分〜1時間）
テストが成功したら、全データをインポートします。1000件程度なら5分以内に完了します。
インポート後は必ず以下を確認してください：
- 総件数が一致しているか
- エラーレポートの内容（あれば修正）
- 検索機能で特定のタスクが見つかるか
移行時によくある失敗と回避方法
ここでは、私や同僚が実際に経験した失敗事例とその回避方法を紹介します。
失敗1：メンバーへの事前連絡不足
ある日突然「今日からBacklogを使います」と宣言すると、現場は大混乱します。最低でも2週間前にはアナウンスし、移行スケジュールを共有しましょう。
推奨する告知内容：
- 移行の理由と期待される効果
- 移行日時と作業への影響
- 基本的な使い方の説明会日程
- 質問窓口の明確化
失敗2：権限設定の考慮不足
Excelでは全員が全てを編集できましたが、Backlogでは細かい権限設定が可能です。これを適切に設定しないと、「編集できない」「見えない」といったクレームが殺到します。
最初は緩めの設定がおすすめ：
- 全メンバー：課題の追加・編集・閲覧権限
- 管理者のみ：プロジェクト設定の変更権限
- 必要に応じて後から制限を追加
失敗3：既存の業務フローを無視した移行
Excelで行っていた週次レポートや月次集計をどうするか、事前に検討が必要です。Backlogには充実したレポート機能がありますが、使い方を理解するまでは並行運用も検討しましょう。
Excel vs Backlog｜実際に使って分かった違い
3ヶ月間、両方を並行運用した経験から、それぞれの特徴を比較します。
コスト面での比較
Excel：
- Office 365：月額1,082円/人（Business Basic）
- 買い切り版：約15,000円（永続ライセンス）
- 追加コストなし
Backlog：
- スタータープラン：月額2,970円（30人まで）
- スタンダードプラン：月額17,600円（無制限）
- 無料プラン：10人まで、容量100MB
一見Backlogの方が高額に見えますが、チーム全体の生産性向上を考慮すると、投資対効果は十分にあります。私のチームでは、移行後3ヶ月で会議時間が週5時間削減され、人件費換算で月額20万円相当の効果がありました。
機能面での比較
| 機能 | Excel | Backlog |
|---|---|---|
| 同時編集 | △（Office 365のみ） | ◎ |
| 変更履歴 | △（見づらい） | ◎（詳細に記録） |
| 通知機能 | × | ◎（メール/Slack連携） |
| 検索機能 | ○（シート内のみ） | ◎（全文検索） |
| ガントチャート | △（手動作成） | ◎（自動生成） |
| Git連携 | × | ◎ |
どんな組織に向いているか
Excelが向いている組織：
- 5人以下の小規模チーム
- 課題数が100件以下
- オフライン環境での作業が多い
- IT投資予算が限られている
Backlogが向いている組織：
- 10人以上のチーム
- 複数プロジェクトの並行管理
- リモートワークが中心
- 開発チームとの連携が必要
まとめ：今すぐ始められる移行への第一歩
Excelでの課題管理に限界を感じているなら、今がBacklogへ移行する絶好のタイミングです。移行作業は想像以上に簡単で、適切に準備すれば2時間程度で完了します。
移行成功のための3つのポイント：
- 現状のデータを丁寧に整理する
- 少量データでテストを必ず実施
- チームメンバーへの事前説明を怠らない
まずは、Backlogの無料プランで使用感を確かめてみることをおすすめします。10人まで無料で利用でき、基本機能は全て使えるので、小規模チームならそのまま運用も可能です。
詳しい機能や料金プランについては、Backlog完全ガイド記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
今なら30日間の無料トライアルも利用できます。この機会に、ストレスフリーな課題管理を始めてみませんか？