「あのファイル、どこに保存したっけ…」。
「チームで共有しているファイルの最新版がどれか分からない」。
Googleドライブを日常的に利用する中で、このような悩みを抱えたことはありませんか。
従来のフォルダ管理だけでは、増え続ける情報の中から目的のファイルを瞬時に見つけ出すのは至難の業です。
しかし、Google Workspaceに搭載された「ラベル機能」を使いこなせば、その悩みは過去のものになるかもしれません。
本記事では、2025年11月時点の最新情報に基づき、Googleドライブのファイル管理を劇的に進化させる「ラベル機能」について、その基本から具体的な活用シナリオ、さらには自動化といった応用テクニックまで、徹底的に解説します。
この記事を読めば、あなたも次世代のファイル管理術をマスターし、個人とチームの生産性を飛躍的に向上させることができるでしょう。
そもそもGoogleドライブの「ラベル」とは？フォルダ管理との根本的な違い
多くの人がGoogleドライブでのファイル整理といえば、「フォルダを作成して、そこに関連ファイルを格納する」という方法を思い浮かべるでしょう。しかし、Google Workspaceが提供する「ラベル機能」は、この伝統的な階層構造の管理とは一線を画す、まったく新しいアプローチを可能にします。まずは、ラベル機能の基本的な概念と、従来のフォルダ管理との違いを理解することから始めましょう。
ラベルの基本概念：ファイルに「属性情報」を付与する
Googleドライブのラベルとは、ファイルやフォルダに「メタデータ（属性情報）」を直接付与できる機能です。これは、まるで書類に付箋を貼るかのように、ファイルそのものに情報を追加していくイメージです。例えば、以下のような情報をラベルとして設定できます。
- プロジェクト名: プロジェクトA, プロジェクトB
- クライアント名: 株式会社X, YZホールディングス
- 文書ステータス: 作成中, レビュー待ち, 承認済, 完了
- 機密度: 公開, 社内秘, 極秘
- 担当部署: 営業部, マーケティング部, 開発部
これらのラベルをファイルに付けておくことで、ファイル名や保存場所に依存しない、柔軟な情報管理が実現します。
フォルダ分類の限界とラベルの優位性
従来のフォルダ管理には、構造的な限界がありました。それは、「1つのファイルは、原則として1つのフォルダにしか所属できない」という点です。例えば、「クライアントX社に関する、プロジェクトAの提案書」というファイルがあったとします。このファイルを「クライアントX社」フォルダに入れるべきか、「プロジェクトA」フォルダに入れるべきか、迷った経験はないでしょうか。これが属人化を生み、ファイル探しの時間を増大させる原因でした。
一方、ラベル機能を使えば、この問題を根本から解決できます。1つのファイルに対して、複数のラベルを同時に付与できるからです。先の例で言えば、「クライアントX社」「プロジェクトA」「提案書」「ステータス：レビュー待ち」といった複数のラベルを1つのファイルにすべて貼り付けることができます。これにより、どの切り口からでもファイルにアクセスできるようになります。「プロジェクトAに関連する、レビュー待ちのファイル」を探すことも、「クライアントX社に関するすべてのファイル」を一覧表示することも、検索機能を使えば一瞬です。このように、ラベルはファイルに多次元的な視点を与え、検索性を劇的に向上させるのです。
ラベルを利用するための前提条件
この非常に強力なラベル機能ですが、すべてのGoogle Workspaceユーザーがすぐに使えるわけではありません。2025年11月現在、ラベル機能は主に以下のGoogle Workspaceプランで利用可能です。
- Business Standard / Business Plus
- Enterprise (Essentials, Standard, Plus)
- Education Standard / Education Plus
基本的なBusiness Starterプランでは利用できないため、もしラベル機能の導入を検討している場合は、プランのアップグレードが必要になる可能性があります。Google Workspaceはプランごとに利用できる機能が大きく異なるため、自社のニーズに合ったプランを選択することが重要です。
【実践編】ラベル機能の具体的な設定方法と活用シナリオ
ラベル機能の概念を理解したところで、次はその具体的な設定方法と、実際の業務でどのように活用できるのかを見ていきましょう。ラベルは管理者が一元的に作成・管理するため、組織全体で統一されたルールを適用しやすいのが特徴です。
管理者によるラベルの作成と設定手順
ラベルの作成は、Google Workspaceの管理コンソールから行います。管理権限を持つユーザーが以下の手順で設定を進めます。
- Google管理コンソールにログインします。
- メニューから「アプリ」>「Google Workspace」>「ドライブとドキュメント」>「ラベル」を選択します。
- 「ラベルを管理」ページで、「新しいラベルを作成」をクリックします。
- ラベルのタイトル（例：「文書管理ステータス」）と説明を入力します。
- 次に、このラベルに含める「フィールド」を追加します。フィールドとは、具体的な選択肢や入力項目です。例えば、「ステータス」というフィールドを作成し、その種類を「選択式」にします。
- 選択肢のオプションとして、「作成中」「レビュー待ち」「承認済」「完了」などを追加します。各選択肢には、識別のための色を設定することも可能です（バッジ形式）。
- 必要に応じて、「ユーザー入力」や「日付」といった他のフィールドタイプも追加できます。
- 設定が完了したら、ラベルを「公開」します。公開されたラベルは、組織内のユーザーがドライブ上のファイルに付与できるようになります。
このように、管理者が事前に定義した選択肢からユーザーが選ぶ形式にすることで、表記の揺れ（例：「レビュー中」「レビュー待ち」など）を防ぎ、統制の取れたファイル管理を実現できます。
ユーザーによるラベルの付与と検索方法
管理者がラベルを公開すると、ユーザーはGoogleドライブ上で簡単にラベルをファイルに適用できます。
ラベルの付与:
- ラベルを付けたいファイルを右クリックし、「ラベル」>「ラベルを適用」を選択します。
- 利用可能なラベルの一覧が表示されるので、該当するラベルを選び、フィールドに必要な情報を入力または選択します。
ラベルを使った検索:
ラベルの真価は、検索時に発揮されます。ドライブの検索バーで「検索オプションを表示」をクリックし、「ラベル」の項目から目的のラベルやフィールドを選択するだけで、該当するファイルを瞬時に絞り込めます。例えば、「文書管理ステータスが “レビュー待ち” のファイル」を簡単に見つけ出せます。
さらに、label: 演算子を使った高度な検索も可能です。例えば、label:document-status_review のように入力すれば、コマンドラインのように素早く検索できます。
部門・チーム別活用シナリオ
ラベル機能は、さまざまな部門の業務プロセスを効率化します。
- 営業部門: 「顧客名」「案件フェーズ（アプローチ、提案、クロージング）」「提出書類（見積書、契約書）」といったラベルを用意。これにより、特定の顧客に関する全資料や、現在提案フェーズにある案件一覧を即座に把握できます。
- マーケティング部門: 「キャンペーン名」「コンテンツ種別（ブログ記事、動画、プレスリリース）」「公開日」でラベル管理。過去のキャンペーン資産の再利用や、コンテンツの効果測定が容易になります。
- 経理・法務部門: 「契約書種別」「契約終了日」「機密度レベル」といったラベルを活用。契約更新時期のリマインドや、機密文書へのアクセス管理を徹底し、コンプライアンスを強化します。
ラベル機能を最大限に活かすための応用テクニックと自動化
ラベル機能は、単にファイルを見つけやすくするだけではありません。Google Workspaceの他の機能と連携させることで、セキュリティの強化や業務の自動化といった、より戦略的な活用が可能になります。
ラベルを活用したセキュリティ強化：DLPとの連携
Google WorkspaceのEnterpriseプランなどで利用できる「データ損失防止（DLP）」機能とラベルを組み合わせることで、情報漏えいリスクを大幅に低減できます。
例えば、管理者は以下のようなルールを設定できます。
- ルール: 「機密度」ラベルが「極秘」に設定されているファイルが、組織外のユーザーと共有されようとした場合、その操作を自動的にブロックする。
- ルール: ファイルの内容をスキャンし、「個人情報」（マイナンバー、クレジットカード番号など）が含まれていると判断された場合に、自動的に「個人情報」ラベルを付与し、共有を制限する。
このように、ラベルをトリガーとしてセキュリティポリシーを自動適用することで、ヒューマンエラーによる情報漏えいを未然に防ぎ、企業の重要な情報資産を保護します。
ラベル付けの自動化で手間を削減
「すべてのファイルに手動でラベルを付けるのは大変だ」と感じるかもしれません。しかし、GoogleはAI技術を活用し、この課題にも取り組んでいます。2025年11月現在、Google WorkspaceではAIによるファイルの自動分類機能が強化されています。
この機能は、ドキュメントのコンテンツや文脈をAIが解析し、事前に定義されたラベルを自動で提案、あるいは付与するものです。例えば、契約書のテンプレートを学習させることで、新しく作成された契約書ファイルに自動で「契約書」ラベルを付けることができます。これにより、ユーザーの負担を大幅に軽減しつつ、ラベル付けの抜け漏れを防ぎ、管理精度を向上させることができます。
検索チップとラベルの組み合わせで誰でも高度な検索を
Googleドライブの検索インターフェースも進化しています。検索バーの下に表示される「検索チップ」は、ファイルの種類、更新日、ユーザーなどの条件を直感的に選択できる便利な機能です。この検索チップには、設定したラベルも表示されます。
これにより、複雑な検索演算子を覚えなくても、誰でも簡単に「先週更新された」「マーケティング部の」「ステータスが承認済の」ファイル、といった複数の条件を組み合わせた高度な絞り込み検索ができます。ラベルと検索チップの組み合わせは、組織全体のITリテラシー向上にも貢献し、誰もが情報活用できる環境を構築します。
まとめ：ラベル機能でファイル管理を次のステージへ
本記事では、Googleドライブの「ラベル機能」が、従来のフォルダ管理の限界をいかにして克服し、ファイル管理を新たな次元へと引き上げるかを解説しました。ラベルは単なる分類ツールではありません。それは、検索性、セキュリティ、そして業務の自動化を推進する、戦略的な情報管理の基盤です。
ファイルに多次元的な属性情報を与えることで、必要な情報へのアクセス速度を飛躍的に向上させ、DLPとの連携で情報漏えいリスクを低減し、AIによる自動化で日々の業務負担を軽減します。これは、まさに次世代のファイル管理術と言えるでしょう。
まずは、あなたのチームや組織が抱えるファイル管理の課題を洗い出し、どのようなラベル体系が業務効率化に繋がるか、小さな範囲からでも検討を始めてみてはいかがでしょうか。
なお、ご紹介したGoogleドライブのラベル機能は、Google WorkspaceのBusiness Standardプラン以上で利用可能な高度な機能です。Google Workspaceには、AIアシスタント「Gemini」の活用や、より安全なビデオ会議など、ビジネスを加速させるための機能がプランごとに多数用意されています。自社に最適なプランを選び、少しでもお得に導入したいとお考えの方は、以下の記事で最新のプロモーションコード情報を詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。