イベントやセミナーの運営、本当にお疲れ様です。
魅力的な企画を立て、集客に奔走し、いざ申込が集まり始めると今度は参加者リストの作成や確認メールの送信、直前のリマインダーといった事務作業に追われていませんか。
特に、手作業でのメール送信は時間がかかるだけでなく、送信漏れや宛名間違いなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
もし、これらの作業がすべて自動化できるとしたら、どうでしょうか。
本記事では、多くの人が使い慣れているGoogleの無料ツール「Googleフォーム」と「Googleスプレッドシート」、そして少しのコード（コピペでOK）を組み合わせることで、イベント申込管理からリマインダーメールの送信までを劇的に効率化する方法を、ステップバイステップで詳しく解説します。
追加のツール導入費用は不要です。
この記事を読み終える頃には、あなたも面倒な手作業から解放され、より創造的な業務に集中できるようになっているはずです。
なぜGoogleフォームがイベント申込管理に最適なのか？
世の中には多くのイベント管理ツールが存在しますが、なぜ私たちはGoogleフォームをおすすめするのでしょうか。その理由は、手軽さ、拡張性、そしてデータ活用のしやすさにあります。これらは特に、リソースが限られる中小企業や個人事業主にとって大きなメリットとなります。
無料で始められる手軽さと優れたカスタマイズ性
最大の魅力は、Googleアカウントさえあれば誰でも無料で利用できる点です。高機能な専用ツールは月額費用がかかることが多いですが、Googleフォームならコストを気にせず始められます。しかし、無料だからといって機能が劣るわけではありません。参加者の氏名や連絡先はもちろん、「このイベントを何で知りましたか？」といったアンケート項目や、複数のセッションから希望するものを選んでもらうなど、イベントの目的に合わせて質問項目を自由に、そして直感的に作成できます。さらに、ヘッダーにイベントのロゴ画像を挿入したり、テーマカラーを変更したりすることで、オリジナリティのある申込フォームを簡単にデザインできるのも嬉しいポイントです。
回答は自動でスプレッドシートに集約！データ管理の第一歩
Googleフォームで受け付けた申込は、リアルタイムで自動的にGoogleスプレッドシートに集約されます。これは手作業でリストを作成する際に発生しがちな、転記ミスや更新漏れのリスクを根本からなくすことを意味します。申込があるたびに、指定したスプレッドシートに新しい行が追加され、誰がいつ申し込んだのかが一目瞭然です。この「自動的に更新され続けるリスト」こそが、後述するメール送信自動化の基盤となる、いわば「データベース」の役割を果たします。まずはこの連携を設定するだけで、申込者管理の負担が大幅に軽減されることを実感できるでしょう。
独自の視点：申込データを「金の卵」に変える分析力
多くの人はGoogleフォームを単なる「申込受付ツール」として捉えがちですが、それは非常にもったいないことです。スプレッドシートに蓄積されたデータは、次回のイベントを成功に導くための貴重な「金の卵」です。例えば、申込者の属性（年代、職種など）や流入経路（SNS、紹介、Web検索など）を分析すれば、どの層にアプローチすれば効果的か、どの広告チャネルに予算を割くべきかといった、データに基づいたマーケティング戦略を立てることができます。スプレッドシートのグラフ機能やピボットテーブルを使えば、専門的な分析ツールがなくても簡単に見える化が可能です。イベント運営を「やりっぱなし」で終わらせず、得られたデータを次の施策に繋げることで、より戦略的なグロースサイクルを生み出すことができるのです。
ステップ解説！Googleフォームとスプレッドシートの連携設定
それでは、実際に自動化の基盤となる申込フォームとスプレッドシートを作成していきましょう。ここでは、誰でも迷わず設定できるよう、具体的な手順を追いながら解説します。
1. イベントに合わせた申込フォームを作成する
まずはGoogleフォームにアクセスし、新しいフォームを作成します。イベント申込に必要な項目を追加していきましょう。
- 氏名：「記述式」を選択し、必須項目に設定します。
- メールアドレス：「記述式」を使い、フォームの設定で「メールアドレスを収集する」をオンにするとより確実です。
- 参加希望日：複数の日程がある場合は「ラジオボタン」や「プルダウン」を使います。
- 情報源：「チェックボックス」や「プルダウン」で「ウェブサイト」「SNS」「知人の紹介」などの選択肢を用意すると、後の分析に役立ちます。
ポイント：フォーム右上の「設定」タブから、「回答」セクションを開き、「メールアドレスを収集する」をオンにしておくことを強く推奨します。これにより、入力ミスを防ぎ、正確なメールアドレスを確実に取得できます。
また、「設定」→「表示設定」にある「確認メッセージ」を編集し、「ご登録ありがとうございます。イベント詳細については、後日改めてメールにてご連絡いたします。」といったメッセージを設定しておくと、申込者に安心感を与えることができます。
2. 回答先スプレッドシートを作成・確認する
フォームが完成したら、申込データを受け取るスプレッドシートを作成します。これは数クリックで完了します。
- フォーム編集画面の上部にある「回答」タブをクリックします。
- 緑色のスプレッドシートアイコン「スプレッドシートにリンク」をクリックします。
- 「新しいスプレッドシートを作成」を選択し、分かりやすい名前（例：2025年11月イベント申込者リスト）を付けて「作成」をクリックします。
これだけで、フォームと連携したスプレッドシートが自動的に作成され、新しいタブで開きます。最初の列には「タイムスタンプ」が、そして2列目以降にはフォームで設定した質問項目が並んでいることを確認してください。今後、フォームに申込があるたびに、このシートに新しい行が自動で追加されていきます。
独自の視点：複数イベントも1つのシートでスマートに管理
定期的にイベントを開催している場合、イベントごとに新しいスプレッドシートを作成すると、ファイルが散乱し管理が煩雑になりがちです。そこでおすすめなのが、複数のイベントの申込を1つのマスターシートで管理する方法です。フォームに「イベント名」や「開催日」の質問項目を追加しておき、すべての申込を1つのスプレッドシートに集約します。そして、スプレッドシートの「フィルタ」機能や「QUERY関数」を使えば、特定のイベントの申込者だけを簡単に抽出・表示できます。この方法なら、過去のイベントデータとの比較分析も容易になり、「どのイベントの参加者がリピートしてくれているか」といったインサイトも得やすくなります。
GASで実現！リマインダーメール完全自動送信
ここからが本記事の核心です。Google Apps Script（GAS）という、少しのプログラムコードを使って、スプレッドシートの情報を基にリマインダーメールを自動で送信する仕組みを構築します。プログラミング経験がない方でも、提示するコードをコピー＆ペーストして少し修正するだけで実装できるように解説しますので、ご安心ください。
Google Apps Script (GAS) とは？
GASは、Googleが提供するサービス（Gmail, スプレッドシート, ドキュメントなど）を自動化・連携させるためのプログラミング言語です。JavaScriptをベースにしているため学習しやすいのが特徴ですが、今回は難しい知識は不要です。スプレッドシートに組み込まれたスクリプトエディタ上で、「スプレッドシートの〇行目の情報を読み取って、その人のメールアドレス宛にメールを送る」といった命令を書いていくだけで、面倒な作業をコンピュータに任せることができます。
実践！リマインダーメール送信スクリプトの作成
先ほど作成したスプレッドシートを開き、上部メニューから「拡張機能」→「Apps Script」を選択してください。新しいタブでスクリプトエディタが開きます。最初から書かれているコードはすべて削除し、以下のコードを貼り付けてください。
【サンプルコード】
function sendReminderEmail() { // 1. 操作対象のスプレッドシートとシートを指定 const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('フォームの回答 1'); // 'フォームの回答 1'の部分はご自身のシート名に合わせて変更してください // 2. データを取得 (2行目から最終行まで) const dataRange = sheet.getRange(2, 1, sheet.getLastRow() - 1, sheet.getLastColumn()); const data = dataRange.getValues(); // 3. メールの件名と本文を定義 const subject = '【リマインド】〇〇イベント開催まであと3日です！'; // 4. 各行のデータに対して処理を繰り返す for (const row of data) { const timestamp = row[0]; // タイムスタンプ (A列) const email = row[1]; // メールアドレス (B列) const name = row[2]; // 氏名 (C列) // メール本文を作成 (バッククォート ` で囲む) // ${name} の部分にスプレッドシートの名前が自動で入ります const body = `
${name}様
いつもお世話になっております。
〇〇運営事務局です。
ご登録いただいた「〇〇イベント」の開催が3日後に迫りましたので、ご連絡いたしました。
日時：2025年10月28日(火) 19:00〜21:00
場所：オンライン (Zoom)
URL：https://example.com/zoom-meeting-url
当日は${name}様にお会いできることを楽しみにしております。
ご不明な点がございましたら、このメールにご返信ください。
---
〇〇運営事務局
---
`; // 5. メールを送信する // ただし、メールアドレスが空でない場合のみ if (email) { MailApp.sendEmail(email, subject, body); } }
}【コードの修正点】
getSheetByName('フォームの回答 1')の'フォームの回答 1'の部分を、ご自身のスプレッドシートのシート名に正確に変更してください。const email = row[1];とconst name = row[2];の数字は、メールアドレスと氏名がそれぞれ何列目にあるかを示します（A列が0、B列が1、C列が2…）。ご自身のシートの列順に合わせて数字を調整してください。- 件名（
subject）と本文（body）を、ご自身のイベント内容に合わせて自由に編集してください。
コードを貼り付けて修正したら、フロッピーディスクのアイコンをクリックしてプロジェクトを保存します。
トリガー設定で「完全自動化」を完成させる
最後に、このスクリプトを「いつ」実行するかを設定します。これがトリガー設定です。
- スクリプトエディタの左側メニューから、目覚まし時計のアイコン「トリガー」をクリックします。
- 右下の「トリガーを追加」ボタンをクリックします。
- 以下の通りに設定します。
- 実行する関数を選択：
sendReminderEmail - イベントのソースを選択：
時間主導型 - 時間ベースのトリガーのタイプを選択：
日付ベースのタイマー - 時刻を選択： イベントのリマインダーを送りたい日時（例: イベント3日前の午前9時〜10時）を設定します。
- 実行する関数を選択：
- 「保存」をクリックします。
初回の保存時には、Googleアカウントへのアクセス許可を求める画面が表示されます。内容を確認し、「許可」をクリックしてください。これで、指定した日時になると、スクリプトが自動で実行され、申込者全員にリマインダーメールが一斉送信されます。あなたはもう、何もする必要はありません。
Google Workspace連携でさらに高度なイベント管理へ
これまで紹介してきたGoogleフォーム、スプレッドシート、GASは、実はGoogle Workspaceというビジネス向け統合ツールのほんの一部です。これらのツールを連携させることで、イベント運営はさらにスマートになります。
Googleカレンダー連携やMeetのURL自動通知
例えば、GASを応用すれば、申込があった時点で自動的にGoogleカレンダーに予定を作成し、参加者を招待することが可能です。オンラインイベントであれば、Google Meetの会議URLを生成し、申込完了メールに記載して自動で通知することもできます。これにより、参加者がイベントの日時を忘れたり、参加URLが分からなくなったりするのを防ぎ、参加率の向上にも繋がります。
業務効率化を極めるならGoogle Workspaceの導入を
もしあなたが、イベント運営だけでなく、日々の業務全体の効率化を目指しているのであれば、Google Workspaceの導入を検討する価値は十分にあります。無料版のツールでも強力ですが、Businessプラン以上では、より大容量のクラウドストレージ（Business Standardプランでは2TB）、ビデオ会議の録画機能、高度なセキュリティ機能など、ビジネスを加速させるための機能が豊富に用意されています。2025年10月時点では、AIアシスタント「Gemini」も搭載され、メール作成やデータ分析などを強力にサポートしてくれます。
これらの強力な機能を最大限に活用するには、Google Workspaceの導入が最も効果的な一手です。現在、当サイトでは特別なプロモーションコードを配布しており、通常よりもお得にGoogle Workspaceを始めることができます。ご興味のある方は、ぜひ「Google Workspace プロモーションコード【最新2025年版】15%割引クーポン無料配布中」のページで詳細をご確認ください。コストを抑えながら、あなたのビジネスの生産性を飛躍的に向上させるチャンスです。
まとめ
本記事では、Googleフォーム、スプレッドシート、そしてGASを活用して、イベント・セミナーの申込管理とリマインダーメール送信を自動化する具体的な方法を解説しました。
要点をまとめると以下の通りです。
- Googleフォームでコストをかけずに柔軟な申込フォームを作成する。
- 回答をGoogleスプレッドシートに自動集約し、データ管理を一元化する。
- Google Apps Script (GAS) とトリガー設定で、リマインダーメールの送信を完全に自動化する。
これらの仕組みを一度構築してしまえば、あなたはこれまで手作業に費やしていた膨大な時間から解放されます。空いた時間で、イベントコンテンツの質をさらに高めたり、参加者とのコミュニケーションを深めたりと、より本質的で創造的な業務に集中できるようになるでしょう。
まずは、次回の小さなイベントからでも構いません。この記事を参考に、申込フォームの作成から始めてみませんか。特に、複数人チームでイベントを運営しているなら、会議の録画や予約スケジュール機能が充実しているGoogle WorkspaceのBusiness Standardプランが大きな戦力となります。14日間の無料試用期間を活用して、その圧倒的な利便性をぜひ一度体感してみてください。