「万が一、訴訟に巻き込まれたら、社内のメールやファイルを証拠として提出できるだろうか？」
「従業員の不正行為が疑われる場合、関連するコミュニケーション記録を調査できるだろうか？」
「業界の規制で、特定のデータを長期間保持する必要があるんだけど…」
ビジネスを運営する上で、このような法的リスクやコンプライアンス要件への備えは、企業規模を問わずますます重要になっています。
中小企業経営者の方々からも、「うちの会社も他人事ではない」と、情報ガバナンスやeDiscovery（電子情報開示）への関心が高まっているのを感じます。
Google Workspaceの特定プランに含まれる「Google Vault（グーグル ヴォールト）」は、まさにこうした法的リスクやコンプライアンス要件に対応するための強力な情報ガバナンスおよび電子情報開示ツールです。
私も、特にデータを厳格に管理する必要があるお客様や、将来的なリスクに備えたいというお客様には、Vaultの導入を含むプランを強くお勧めしています。
この記事では、Google Vaultとは何か、どのような機能があり、ビジネスでどのように活用できるのか、そして導入・運用する上でのポイントを分かりやすく解説します。
【最重要注意点】Google Vaultの利用には、対応するGoogle Workspaceエディション（通常はBusiness Plus以上）の契約が必要です。機能や仕様は変更される可能性があります。この記事は2025年5月時点の一般的な情報です。必ずGoogle VaultヘルプセンターやGoogle Workspaceの料金プランで最新情報をご確認ください。また、法的対応やコンプライアンスに関する具体的な判断は、必ず弁護士や専門家にご相談ください。
eDiscovery（電子情報開示）とGoogle Vaultの基本
まず、「eDiscovery」とは、訴訟や調査などの法的手続きにおいて、電子的に保存された情報（ESI: Electronically Stored Information）を証拠として収集・提出・開示するプロセス全般を指します。
Google Vaultは、Google Workspace内でこのeDiscoveryプロセスを支援し、情報ガバナンスを強化するためのツールです。重要なのは、Vaultが従来の「バックアップ」ツールとは目的が異なるという点です。Vaultの主目的は以下の通りです。
- 保持 (Retention): ポリシーに基づいてデータを長期間（または無期限に）保持する。
- 訴訟ホールド (Legal Hold): 特定のユーザーやデータセットを、法的要件のために削除や変更から保護する。
- 検索 (Search): 保持・ホールドされたデータの中から、関連情報を効率的に検索する。
- 書き出し (Export): 検索結果を法的手続きで使用できる標準形式でエクスポートする。
Google Vaultの主要機能と対象データ
Google Vaultは、以下の主要な機能を提供し、広範なGoogle Workspaceデータを対象とします。
主な機能
- データ保持ルール設定: 組織部門や日付範囲、キーワードなどに基づいて、カスタムのデータ保持ルールを作成・適用できます。「全てのメールを7年間保持する」「特定のプロジェクトに関するファイルは無期限に保持する」といった設定が可能です。ユーザーがデータを削除しても、保持ルール期間内であればVault内にはデータが残ります。
- 訴訟ホールド（記録保持）: 特定の訴訟や調査に関連するユーザーやデータを「ホールド」対象に指定できます。ホールドされたデータは、通常の保持ルールやユーザーによる削除操作に関わらず、ホールドが解除されるまで保護されます。
- 横断的な検索: Gmailのメール、Googleドライブのファイル（マイドライブ、共有ドライブ）、Google Chatのメッセージ（履歴オンの場合）、Google Meetの録画データや関連情報、Googleグループの投稿、Google Voiceのデータ（契約プランによる）など、組織内の広範なデータをキーワード、ユーザー、日付、ラベルなどで横断的に検索できます。
- 検索結果の書き出し: 検索結果を、PST（Outlookメール）、MBOX（標準メール形式）、CSV、XML、ドライブファイル（ネイティブ形式）など、標準的な形式でエクスポートできます。
- 監査レポート: Vault内での管理者や権限を持つユーザーの操作（検索、書き出し、設定変更など）の記録が残り、誰がいつ何をしたかを追跡できます。
対象データ (2025年5月時点の代表例)
- Gmailのメール
- Googleドライブのファイル (Googleドキュメント形式、PDF、Officeファイルなど。共有ドライブ内のファイルも含む)
- Google Chatのメッセージ (履歴がオンになっているチャット)
- Google Meetの録画と関連データ (Q&A、アンケートなど)
- Googleグループの投稿
- Google Voiceのデータ (テキストメッセージ、ボイスメール、通話履歴など、利用プランによる)
対象サービスは変更・追加される可能性があるため、常に最新情報を確認してください。
Google Vaultが利用できるプラン
Google Vaultは、Google Workspaceの全てのプランで利用できるわけではありません。一般的に、以下のエディションに含まれています（またはアドオンとして追加可能）。
- Business Plus
- Enterprise Standard / Enterprise Plus
- (その他、旧G Suite Businessや特定の教育機関向けエディションなど)
Business StarterやBusiness Standardプランでは、通常Vaultは利用できません。Vaultが必要な場合は、これらの上位プランを選択する必要があります。これはプラン選択時の非常に重要なポイントです。
【管理者向け】Google Vault 基本設定と操作の流れ
Vaultの基本的な設定と操作は、Google Workspaceの特権管理者またはVaultの権限を付与された管理者が行います。アクセスは vault.google.com から行います。
- データ保持ルールの設定:
- まず、組織全体のデフォルト保持ルールを設定します（例: 「全てのメールを7年間保持」）。
- 次に、特定の組織部門や条件（キーワードなど）に対して、カスタム保持ルールを設定できます。カスタムルールはデフォルトルールより優先されます。
- 「無期限に保持」または「指定期間経過後に完全に削除」などを設定します。
- 訴訟ホールド（記録保持）の作成と管理:
- 特定の案件（例: 〇〇訴訟、△△内部調査）ごとに「案件」を作成します。
- 案件内で、対象となるユーザー、組織部門、共有ドライブ、期間、検索キーワードなどを指定して「ホールド」を作成します。
- ホールドされたデータは、ユーザーが削除してもVault内に保護されます。
- データの検索と書き出し:
- 案件を選択し、「検索」タブから対象サービス、ユーザー、期間、キーワードなどを指定してデータを検索します。
- 検索結果をプレビューし、必要なデータを選択して「書き出し」を実行します。書き出し形式を選択し、完了するとダウンロード可能になります。
- 監査レポートの確認:
- 「レポート」タブから、Vault内での操作ログ（誰がいつどんな検索や書き出しを行ったかなど）を確認できます。
詳細な操作手順は、必ずGoogle Vaultヘルプセンターで確認してください。
Vaultを効果的に活用するためのポイント
- 法務・コンプライアンス部門との連携: データ保持ポリシーや訴訟ホールドの要件は、法務・コンプライアンス部門と緊密に連携して決定する必要があります。IT部門だけで判断すべきではありません。
- 明確な保持ポリシーの策定と周知: 組織としてどのようなデータをどれくらいの期間保持するのか、明確なポリシーを策定し、従業員に周知することが重要です。
- 定期的なルールの見直し: 法規制やビジネスの変化に合わせて、データ保持ルールやホールド対象を定期的に見直しましょう。
- 検索・書き出し手順の習熟: いざという時に迅速に対応できるよう、権限を持つ担当者は検索や書き出しの操作に慣れておく必要があります。定期的なトレーニングや手順書の整備も有効です。
中小企業でもVaultは必要？その判断基準
「Vaultって大企業向けでしょう？うちみたいな中小企業には関係ないんじゃ…」そう思われるかもしれません。しかし、企業規模に関わらず、Vaultの導入を検討すべきケースがあります。
- 「業種」と「扱う情報」が鍵: 弁護士、会計士、医療関係、建設業、金融関連など、特定の法的規制や業界標準で厳格なデータ保持・記録管理が求められる業種では、企業規模が小さくてもVaultの必要性は高いです。また、重要な知的財産や顧客の機密情報などを多く扱う場合も同様です。
- 「万が一の訴訟や調査」への備えとしての価値: 現在、具体的な訴訟案件がなくても、将来的に従業員との労務問題、取引先との契約トラブル、行政からの調査などが発生する可能性はゼロではありません。そうした「万が一」の際に、自社を守るための証拠を迅速に提出できる体制は、事業継続において非常に重要です。Vaultはそのための「保険」のような役割を果たします。
- 「バックアップ」とは目的が違うことを再認識する: Vaultはデータの「保持」と「検索・開示」が主目的であり、日々の運用で誤って削除したファイルを簡単に「復元」するためのツールではありません（復元機能は限定的）。業務継続のためのバックアップ戦略は、Vaultとは別に検討する必要があります。
- Business Plus以上への投資判断材料の一つとして: もしVaultが提供する情報ガバナンス機能が、自社の抱えるリスクやコンプライアンス要件の解決に大きく貢献するのであれば、それはBusiness Plus以上のプランへ投資する十分な理由になり得ます。
私のお客様の中小企業でも、最初は「そこまで必要ないかな」とおっしゃっていた経営者が、業界の動向や過去の事例などを踏まえてVaultの重要性を再認識し、Business Plusプランを導入されたケースは少なくありません。
まとめ：Google Vaultで、プロアクティブな法的リスク管理を
Google Vaultは、現代のビジネスにおいてますます重要となる情報ガバナンスとeDiscoveryの要請に応えるための、Google Workspaceにおける中核的なツールです。
データ保持ポリシーの徹底、訴訟や調査への迅速かつ正確な対応、そしてコンプライアンス遵守体制の強化に大きく貢献します。自社の法的リスクや情報管理の現状を評価し、必要であればVaultの導入を含む適切なGoogle Workspaceプランを選択することが、将来にわたる安定した事業運営の基盤となります。
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この記事が、あなたの会社の情報ガバナンス体制強化と、Google Vault活用の検討の一助となれば幸いです。