Google Workspaceのコストを削減！料金を安くする方法はある？

Google Workspaceは、ビジネスの生産性を高める非常に強力なツール群ですが、利用ユーザー数が増えるにつれて、月々または年間の利用料金も気になってくるところですよね。

「Google Workspace、便利だけど毎月のコストがちょっと気になる…」
「もう少し費用を抑える方法はないかな？」

中小企業や個人事業主の方とお話ししていると、そんな声も時々耳にします。

ビジネスを継続していく上で、固定費はできるだけ賢く管理したいものです。

幸い、Google Workspaceのコストは、いくつかのポイントを押さえることで、最適化したり、削減したりすることが可能です。

この記事では、Google Workspaceの利用料金を少しでも安く抑えるための具体的な方法を7つご紹介します。

コスト削減の基本的な考え方

具体的な方法に入る前に、基本的な考え方として「自社の利用状況を正確に把握し、過不足のない状態を目指す」ことが重要です。

やみくもにコストだけを削って、必要な機能まで使えなくなってしまっては本末転倒です。

まずは現状を分析することから始めましょう。

Google Workspaceコスト削減・最適化 7つの方法

それでは、具体的なコスト削減・最適化の方法を見ていきましょう。

1. 最適なプランを選択する（定期的な見直し）

基本中の基本ですが、最も効果的な方法の一つです。現在契約しているプランが、本当に自社のニーズに合っているか定期的に見直しましょう。

オーバースペックになっていないか？: 例えばBusiness Plusを契約しているけれど、Vault機能や5TBのストレージを全く使っていない、Meetの参加者も150人を超えることがない、という場合はBusiness Standardへのダウングレードを検討できます。
逆に機能不足で非効率になっていないか？: Starterを使っていて、容量不足で頻繁にファイル整理が必要だったり、Meetの録画ができずに困っていたりする場合は、Standardへアップグレードした方が、結果的に時間というコストを削減できる可能性があります。

（プラン比較についてはこちらの記事も参考にしてください）

2. 年間契約を選択する

Google Workspaceの多くのプランでは、「月単位契約（フレキシブルプラン）」と「年単位契約（年間/複数年プラン）」が用意されています。一般的に、年単位契約を選択すると、月単位契約よりも月額料金が約20%程度割引になります。

ユーザー数の変動が少なく、長期的に利用することが決まっている場合は、年単位契約に変更することで確実にコストを削減できます。ただし、年契約は途中でユーザー数を減らしても返金されない場合が多いなど、柔軟性には欠けるため注意が必要です。

3. 不要なアカウントを削除・停止する

意外と見落としがちですが、これも重要なコスト削減策です。Google Workspaceはユーザー数に応じた課金体系のため、利用していないアカウントが存在すると無駄なコストが発生し続けます。

退職者アカウント: 退職者が出たら、データを適切に移行・バックアップした上で、速やかにアカウントを削除またはライセンスを解除しましょう。（データを保持したい場合はアーカイブユーザーライセンスという選択肢もあります ※要確認）
休職者アカウント: 長期休職などで一時的に利用しないアカウントは、「停止」状態にすることで、課金を一時的に止められる場合があります（プランや契約による）。

定期的に（例えば四半期ごとなど）ユーザーリストを棚卸しし、不要なアカウントがないかチェックする習慣をつけましょう。

4. ストレージ使用量を最適化する

「容量が足りないから上位プランへ」と考える前に、現在のストレージ使用状況を見直してみましょう。

不要なファイルの削除: 各ユーザーのGoogleドライブや共有ドライブで、古くて不要になったファイル、巨大なファイルを定期的に削除します。
ゴミ箱を空にする: ドライブのゴミ箱に入っているファイルも容量を消費します。定期的に空にしましょう。
共有ドライブの活用: 同じファイルを複数のユーザーが個人ドライブにコピーして持つのではなく、共有ドライブで一元管理することで、全体の容量を効率的に使えます（Standard以上）。

地道な作業ですが、ストレージ使用量を抑えることで、不必要なプランアップグレードを防げる可能性があります。

5. プロモーションコードを活用する（新規契約時）

これは、これからGoogle Workspaceを契約する方にとって最も直接的なコスト削減方法です！

Google Workspaceでは、新規契約時に利用できるプロモーションコード（割引クーポン）が提供されている場合があります。

当サイトでも、Googleのパートナーとして、対象プラン（Business Starter, Standard, Plus）の利用料金が最初の数ヶ月間割引になるプロモーションコードをご紹介しています。通常、10%〜15%程度の割引が適用されることが多いです。

導入時の初期コストを抑える絶好の機会ですので、新規契約の際は忘れずに利用しましょう。（入手方法はこちらの記事で詳しく解説しています）

6. Google Workspace パートナー経由での契約を検討する

Google Workspaceは公式サイトから直接契約できますが、Google Cloud / Google Workspace パートナー企業経由で契約するという選択肢もあります。

パートナーによっては、

導入支援やトレーニング、運用サポートをセットで提供
日本円での請求書払いに対応
独自のバンドルサービスや付加価値を提供

といったメリットがある場合があります。ただし、パートナー経由だからといって必ずしもGoogleからの直接購入より安くなるとは限りません。特にライセンス料金自体の割引は限定的です。サポート体制や付加価値を重視する場合に検討すると良いでしょう。

7. Google Workspace以外のツールとの連携を見直す

現在、Google Workspace以外に、個別にWeb会議ツール（Zoomなど）、クラウドストレージ（Dropboxなど）、チャットツール（Slackなど）、Officeソフトなどを契約していませんか？

Google Workspaceはこれらの機能を統合的に提供しています。もし機能的にGoogle Workspaceで代替可能であれば、他のツールの契約を解除・ダウングレードすることで、トータルのITコストを削減できる可能性があります。自社のツール利用状況を一度見直してみましょう。

見落としがちなコスト要因と最適化の考え方

月額料金以外にも、見落としがちなコスト要因や最適化の考え方について、私の経験から補足します。

使われていないアカウントの放置コストは大きい: 先ほども触れましたが、退職者アカウントを削除し忘れているケースは本当に多いです。1アカウント月額1,600円だとしても、5人分放置すれば年間で約10万円近くの無駄になります。四半期に一度は必ずユーザーリストを確認することを強くお勧めします。
月額払いの「手軽さ」と「割高さ」: 月額払いはユーザー数の増減に柔軟に対応できるメリットがありますが、年間を通してみると年額払いよりかなり割高になります。ユーザー数が安定しているなら、年額契約への切り替えを検討する価値は大きいです。
導入時の「とりあえず上位プラン」思考に注意: 「後で機能が足りないと困るから」と、明確な必要性がないのに最初からBusiness Plusを選ぶのは考えものです。もちろんVaultが必須なら別ですが、そうでないならStandardから始めて、本当に必要になったらPlusへアップグレードする方が、コスト的には無駄がありません。（ただし、プラン間のダウングレードは制限がある場合があるので注意）

コスト管理は、「今」だけでなく「将来」も見据えつつ、定期的に見直すことが重要ですね。