「この作業、毎日同じことの繰り返しだな…」と感じたことはありませんか。
資料の転記、メールでの定型的な報告、ファイルの整理など、日々の業務には多くの単純作業が潜んでいます。
もし、これらの作業を自動化できたら、もっと重要で創造的な仕事に時間を使えるはずです。
この記事では、プログラミングの知識がない非エンジニアの方でも、普段お使いのGoogle Workspaceと「Make」というツールを連携させることで実現できる、具体的な業務自動化のアイデアを豊富にご紹介します。
この記事を読めば、あなたの業務を劇的に効率化するヒントがきっと見つかります。
そもそもMakeとは？Google Workspaceと連携するメリット
業務自動化と聞くと、難しそうなイメージを持つかもしれません。しかし、今回ご紹介する「Make」を使えば、そのイメージは大きく変わるでしょう。まずは、Makeがどのようなツールで、なぜGoogle Workspaceとの連携が強力なのかを解説します。
Make（旧Integromat）とは？
Makeは、様々なWebサービスやアプリケーション同士を連携させ、一連の作業を自動化するためのプラットフォームです。iPaaS（Integration Platform as a Service）と呼ばれる分野のツールで、最大の特徴はプログラミングの知識が不要な点にあります。パズルを組み合わせるように、視覚的なインターフェースで「Aが起きたらBを実行する」といったシナリオ（自動化のレシピ）を直感的に作成できます。例えば、「Gmailで新しいメールを受信したら、その内容をGoogleスプレッドシートに記録する」といった連携が、コードを書かずに実現可能です。
Google Workspaceと連携する3つの大きなメリット
多くの企業で導入されているGoogle Workspaceは、Makeと連携させることでその価値を最大限に高めることができます。連携によって得られる主なメリットは以下の3つです。
- 1. 圧倒的な時間の創出: 毎日数分から数時間かかっていた定型業務を自動化することで、その時間をより付加価値の高い業務に充てられます。例えば、報告書作成のためのデータ収集や転記作業が自動化されれば、分析や次のアクションプランの策定に集中できます。
- 2. ヒューマンエラーの撲滅: 手作業によるコピー＆ペーストやデータ入力には、どうしてもミスがつきものです。自動化されたプロセスは、定義されたルール通りに正確に実行されるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを根本からなくすことができます。
- 3. 情報共有の迅速化と円滑化: チーム内での情報共有も自動化できます。例えば、顧客からの問い合わせがフォームに届いたら、即座にGoogle Chatの担当チャンネルに通知するといった仕組みを構築すれば、対応漏れを防ぎ、迅速な顧客対応を実現できます。
このように、Gmail、Googleドライブ、スプレッドシート、カレンダーといった日常的に使うツールが自動化のハブとなり、組織全体の生産性を飛躍的に向上させることができるのです。
【部門別】明日から使える業務自動化アイデア集（マーケティング・営業編）
それでは、具体的な自動化のアイデアを見ていきましょう。まずは、リード獲得や顧客対応など、スピードと正確性が求められるマーケティング・営業部門向けのアイデアをご紹介します。
アイデア1: Webサイトからの問い合わせを即座にリスト化＆通知
Webサイトに設置した問い合わせフォームは、重要な見込み客との最初の接点です。このプロセスを自動化することで、対応のスピードと質を向上させることができます。
- トリガー: Webサイトのフォーム（例: WordPressのContact Form 7）に新しい送信がある。
- アクション1: 送信された内容（会社名、氏名、メールアドレス、問い合わせ内容など）をGoogleスプレッドシートの顧客リストに自動で追記する。
- アクション2: 営業担当者やチームのGoogle Chatチャンネルに「新規問い合わせがありました」と即時通知する。
- アクション3: 問い合わせてくれた相手に、Gmailから「お問い合わせありがとうございます」という内容のサンクスメールを自動送信する。
この仕組みにより、問い合わせ情報がリアルタイムで一元管理され、担当者は即座に対応を開始できます。手動でのリスト作成や通知の手間がなくなるだけでなく、対応漏れという最悪の事態を防ぐことにも繋がります。
アイデア2: 競合・業界ニュースを自動で収集しチームに共有
市場の動向や競合の動きを常に把握することは、マーケティング戦略において不可欠です。しかし、毎日情報をチェックするのは大変な作業です。この情報収集プロセスも自動化が可能です。
- トリガー: Googleアラートで設定したキーワード（自社名、競合サービス名、業界キーワードなど）のRSSフィードが更新される。
- アクション1: MakeがRSSフィードの新着情報を取得する。
- アクション2: 記事のタイトルとURLを整形し、Google Chatの「情報収集」チャンネルに自動投稿する。
これにより、チームメンバーはわざわざニュースサイトを見に行かなくても、Chatをチェックするだけで最新の業界動向を把握できます。情報収集の時間を短縮し、チーム内での情報格差をなくす効果が期待できます。
アイデア3: 予約確定からカレンダー登録・リマインドまでを全自動化
営業活動における日程調整は、意外と手間のかかる作業です。特に、複数の候補日を提示し、確定するまでのやり取りは煩雑になりがちです。Google Workspaceの「予約スケジュール」機能とMakeを組み合わせることで、このプロセスを効率化できます。
- トリガー: Googleカレンダーの予約スケジュール機能を通じて、顧客が商談の日時を予約する。
- アクション1: 予約が確定した時点で、Makeがその情報を取得する。
- アクション2: CRMツール（顧客管理システム）に新しい商談情報として自動で登録する。
- アクション3: 商談の前日に、顧客と担当者の両方にGmailでリマインドメールを自動送信する。
この自動化により、ダブルブッキングの防止や手動でのCRM入力ミスがなくなり、営業担当者は商談の準備そのものに集中できるようになります。
【部門別】明日から使える業務自動化アイデア集（バックオフィス編）
次に、経理、人事、総務といったバックオフィス部門向けの自動化アイデアです。正確性が求められる定型業務が多いバックオフィスこそ、自動化の恩恵を大きく受けられる領域です。
アイデア1: 請求書や領収書メールの添付ファイルを自動でファイリング
毎月、取引先からメールで送られてくる請求書。それを1つずつダウンロードして、正しいフォルダに保存していく作業は地味ながらも時間と手間がかかります。このファイリング作業はMakeの得意分野です。
- トリガー: Gmailに特定の条件（件名に「請求書」、特定の送信元アドレスなど）を含むメールが届く。
- アクション1: Makeがメールに添付されているファイル（PDFや画像）を自動で取得する。
- アクション2: Googleドライブの指定されたフォルダ（例: 「経理」→「2026年」→「02月_請求書」）に、ファイル名に取引先名や日付を加えて自動で保存する。
- アクション3: Googleスプレッドシートの管理表に「受信日」「取引先名」「ファイルへのリンク」を自動で記録する。
この仕組みを導入すれば、請求書の処理漏れや紛失のリスクを大幅に削減できます。月末や期末の忙しい時期に、過去のメールを探し回る必要もなくなります。
アイデア2: Googleフォームでの申請内容を基に各種書類を自動生成
経費精算、休暇申請、備品購入依頼など、社内の各種申請業務はGoogleフォームで受け付けている企業も多いでしょう。Makeと連携すれば、その後の書類作成まで自動化できます。
- トリガー: Googleフォームで新しい申請（例: 経費精算）が送信される。
- アクション1: Makeがフォームの回答内容（申請者、日付、金額、内容など）を取得する。
- アクション2: GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートで作成した「経費精算申請書」のテンプレートに、取得した内容を差し込む。
- アクション3: 完成した申請書をPDFとして出力し、Googleドライブの承認者用フォルダに保存。同時に、承認者へGoogle Chatで「新しい経費精算申請が届いています」と通知する。
申請者はフォームに入力するだけ、承認者は通知を受けてファイルを確認するだけで済みます。申請のためにわざわざフォーマットをコピーして手入力する手間がなくなり、ペーパーレス化も促進されます。
アイデア3: 複数サービスの勤怠データをGoogleスプレッドシートに自動集計
複数の拠点や異なる勤怠管理ツールを使っている場合、勤怠データの集計は複雑になりがちです。API連携に対応している勤怠管理ツールであれば、Makeを介してデータを一元管理できます。
- トリガー: 毎日決まった時刻（例: 深夜1時）になると、Makeのシナリオが起動する。
- アクション1: 勤怠管理ツールのAPIにアクセスし、前日分の全従業員の打刻データを取得する。
- アクション2: 取得したデータを従業員ごと、プロジェクトごとに整理し、Googleスプレッドシートの集計用マスターシートに追記する。
- アクション3: 打刻漏れや異常な勤務時間があった場合は、人事担当者にGmailでアラートを送信する。
これにより、手作業でのデータ集計が不要になり、給与計算などの後続業務をスムーズに進めることができます。勤怠状況の可視化も容易になります。
自動化を成功させるための3つのステップと注意点
ここまで様々なアイデアを紹介してきましたが、やみくもに自動化を始めてもうまくいきません。ここでは、自動化を成功に導くためのステップと、事前に知っておくべき注意点を解説します。
ステップ1: 自動化したい業務の「棚卸し」
まずは、あなたが日々行っている業務をすべて書き出してみましょう。そして、それぞれの業務に対して「時間がかかる」「繰り返し発生する」「ミスしやすい」といった観点で評価します。特に「単純作業だが時間がかかる」業務が、自動化の最初のターゲットとして最適です。何のために、どの部分を自動化するのか、目的を明確にすることが重要です。
ステップ2: 「スモールスタート」で効果を検証
最初から大規模で複雑な業務を自動化しようとすると、挫折しやすくなります。まずは「Gmailの特定ラベルのメールをChatに通知する」といった、個人レベルで完結する簡単なシナリオから始めてみましょう。小さな成功体験を積み重ねることで、Makeの操作に慣れることができますし、自動化の効果を実感しやすくなります。うまくいけば、その仕組みをチームや部署全体に展開していけば良いのです。
ステップ3: 丁寧なテストと「完璧を目指さない」勇気
シナリオを作成したら、必ずテストを実行しましょう。想定通りのデータが流れるか、エラーが発生しないか、様々なパターンで試すことが重要です。また、Makeにはエラーが発生した際の処理（エラーハンドリング）を設定する機能もあります。一方で、すべての例外ケースに対応しようとすると、シナリオが複雑になりすぎます。まずは主要な8割の業務が自動化できれば十分、というくらいの気持ちで始めるのが成功の秘訣です。
独自の視点：ツールの特性を理解して使い分ける
Google Workspaceには、Makeと同様にノーコードで業務アプリを開発できる「AppSheet」というツールも含まれています。どちらを使えば良いか迷うかもしれませんが、「複数の外部サービスを横断してデータを繋ぐならMake」「Google Workspace内で完結する高度なデータ操作や専用アプリを作るならAppSheet」といった使い分けが考えられます。また、自動化は便利ですが、APIキー（サービスにアクセスするための鍵）の管理など、セキュリティには十分注意を払う必要があります。チームで利用する場合は、管理ルールを定めておくと安全です。
まとめ：単純作業から解放され、創造的な仕事へ
本記事では、2026年2月時点の情報に基づき、Google WorkspaceとMakeを連携させた業務自動化のアイデアを、非エンジニアの方にも分かりやすく解説しました。
マーケティングのリード管理から、バックオフィスの書類整理まで、自動化できる業務はあなたの周りに無数に存在します。最初は難しく感じるかもしれませんが、この記事で紹介したアイデアを参考に、まずは身の回りの小さな定型業務から自動化を試してみてはいかがでしょうか。単純作業から解放されることで、あなたはもっと分析や企画、コミュニケーションといった、人にしかできない創造的な仕事に時間を使えるようになるはずです。
こうした業務自動化の強力な基盤となるGoogle Workspaceは、組織の生産性を高める上で欠かせないツールです。まだ導入されていない企業様や、現在のプランからのアップグレードを検討している場合は、お得なプロモーションコードを利用しての導入がおすすめです。最新のプロモーションコード情報や、Business Standardプランで利用可能になる会議の録画機能、予約スケジュールといった生産性向上機能のより詳細な比較については、こちらの「Google Workspace プロモーションコード【最新2026年版】15%割引クーポン無料配布中」で詳しく解説していますので、ぜひご参照ください。
そして、自動化の世界への第一歩として、まずはMakeの無料プランに登録し、そのパワフルな機能を体験してみてください。きっと、あなたの働き方が変わるきっかけになるはずです。