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広報やマーケティングの現場では、日々多くの情報を取り扱います。
プレスリリースの最新版がどれか分からなくなったり、メディアリストが古いままで属人化してしまったり、チーム内での情報共有に手間取ったり…。
このような課題に、心当たりはありませんか。
実はその悩み、多くの企業がすでに導入している「Google Workspace」を最大限に活用することで、劇的に改善できるかもしれません。
この記事では、広報・マーケティング担当者の方々が直面する具体的な課題に対し、Google Workspaceを使ってどのように業務を効率化し、一元管理できるのかを、明日から実践できる具体的な方法とともに解説します。
（この記事は2025年9月時点の情報を基に作成しています）
プレスリリース作成の常識が変わる！Googleドキュメント共同編集の極意
プレスリリース作成は、情報の正確性とスピードが命です。しかし、複数人での修正作業は、ファイル名の混乱（例：「プレスリリース_最終版_v3_fix.docx」）や、修正箇所の見落としといったトラブルを招きがちです。Googleドキュメントを活用すれば、こうした非効率な作業から解放されます。
属人化を防ぐ「テンプレート」活用術
まずは、プレスリリースの「テンプレート」をGoogleドキュメントで作成し、チームの共有ドライブに保管しましょう。タイトル、リード文、本文、問い合わせ先など、基本的な構成を定めておくだけで、誰が作成しても一定の品質を担保できます。テンプレートには、共有設定で「閲覧者（コメント可）」としておき、原本が誤って編集されるのを防ぐのがポイントです。「ファイル」メニューから「コピーを作成」して使用するルールを徹底すれば、常にクリーンな状態を維持できます。
また、上長や法務部門の承認フローも、ドキュメント上で完結します。確認依頼は「@」メンション機能で担当者に通知し、修正指示やフィードバックは「コメント機能」で記録します。誰が、いつ、どのような意図で修正したのかが一目瞭然となり、メールやチャットでの煩雑なやり取りは不要になります。これにより、承認プロセスが迅速化し、属人化も防げます。
AIアシスタント「Gemini」で原案作成をスピードアップ
Google Workspaceの大きな魅力の一つが、AIアシスタント「Gemini」の搭載です。特に文章作成において、その力は絶大です。例えば、新製品の発表を控えている場合、箇条書きの製品スペックや特徴をGeminiに提示し、「以下の情報を基に、IT系メディア向けのプレスリリースのドラフトを作成してください」と指示するだけで、精度の高い原案が数秒で完成します。
もちろん、AIが作成した文章をそのまま使うのではなく、あくまで「たたき台」として活用するのが賢い使い方です。しかし、ゼロから文章を考える手間が省けるだけで、担当者はより創造的な業務、例えば「どのような切り口でメディアにアピールするか」といった戦略立案に時間を割けるようになります。これは、少数精鋭で業務を回す広報・マーケティングチームにとって、非常に大きなアドバンテージとなるでしょう。
もう「バージョン管理」は不要
Googleドキュメントはクラウドネイティブなツールであり、すべての変更は自動で保存され、「変更履歴」として記録されます。これにより、担当者間の「最新版はどれ？」という確認作業や、誤ったバージョンを配信してしまうといった致命的なミスを根本からなくすことができます。万が一、前のバージョンに戻したい場合も、数クリックで簡単に復元可能です。この安心感は、スピーディかつ正確な情報発信が求められる広報業務において、計り知れない価値を持ちます。
もう探さない！Googleスプレッドシートで作る「生きた」メディアリスト
広報活動の成果は、質の高いメディアリストにかかっていると言っても過言ではありません。しかし、多くの現場では、Excelファイルが個人のPCに保存され、情報が古いままで放置されているケースが散見されます。Googleスプレッドシートを使えば、常に最新で、チーム全員がアクセスできる「生きたメディアリスト」を構築・維持できます。
リストの価値を決める「管理項目」の設計
効果的なメディアリストを作成するための第一歩は、管理項目をきちんと設計することです。最低限、以下の項目は含めるようにしましょう。
- 媒体名
- 媒体種別（Web、雑誌、新聞など）
- 担当記者名・役職
- 連絡先（メールアドレス、電話番号）
- 専門分野・担当領域
- 最終接触日
- 接触履歴（具体的なやり取りのメモ）
- アプローチ状況（未接触、アプローチ中、掲載済みなど）
- 媒体の特性や読者層に関するメモ
これらの項目をスプレッドシートで一元管理し、チームで共有することで、担当者が変更になってもスムーズな引き継ぎが可能になります。「アプローチ状況」の項目は「データの入力規則」機能でプルダウンリストにしておくと、入力が統一され、後のデータ分析にも役立ちます。
Googleフォーム連携でリスト更新を自動化
メディアリストは一度作ったら終わりではありません。常に最新の状態に保つことが重要です。ここで役立つのがGoogleフォームとの連携です。例えば、自社サイトに「メディア関係者様向け情報登録フォーム」を設置し、Googleフォームで作成します。ここで入力された情報は、自動的に指定のスプレッドシートに蓄積されます。これにより、メディア側からの新しい情報の提供を効率的に受け付けることができます。また、イベントや記者発表会の出欠確認をフォームで行い、そのリストをそのままアプローチリストとして活用することも可能です。
条件付き書式でアプローチ状況を「見える化」
スプレッドシートがただのデータ置き場にならないよう、「見える化」の工夫も凝らしましょう。「条件付き書式」機能を使えば、「最終接触日から3ヶ月以上経過している場合はセルを赤くする」「掲載済みになったら行を緑にする」といったルールを簡単に設定できます。これにより、アプローチすべきタイミングや、重点的に関係構築すべき相手が一目で分かり、戦略的なメディアリレーションズの実践につながります。
配信から効果測定までシームレスに連携するGoogle Workspace活用術
プレスリリースの作成、メディアリストの管理が効率化できたら、次はそのリストを活用した配信と、その後の効果測定です。Google Workspaceは、これらのプロセスもシームレスに連携させることができます。
Gmailの「マルチ送信」でパーソナライズされた一括配信
プレスリリースを配信する際、BCCで一斉送信するのは避けたいものです。Google WorkspaceのBusiness Standard以上のプランで利用できるGmailの「マルチ送信」機能を使えば、受信者ごとにパーソナライズされたメールを個別のメールとして一括送信できます。各メールには個別の配信停止リンクが自動的に挿入されるため、コンプライアンス面でも安心です。スプレッドシートのメディアリストと組み合わせることで、媒体の特性に合わせたセグメント配信も効率的に行えます。
Googleサイトで簡易プレスルームを構築
配信したプレスリリース本文だけでなく、関連する高解像度の画像素材や、補足資料、過去の掲載実績などをまとめて提供できると、メディア側の利便性は大きく向上します。プログラミングの知識がなくても簡単にWebサイトが作成できる「Googleサイト」を活用すれば、こうした情報をまとめた簡易的な「プレスルーム」をすぐに構築できます。プレスリリース内にそのページのURLを記載しておくだけで、情報提供がよりスマートになります。
掲載結果をスプレッドシートに集約し、成果を可視化
配信後の重要な業務が、掲載結果のクリッピングと効果測定です。掲載された記事のURL、掲載日、広告換算価値などをスプレッドシートに記録していきましょう。このデータが蓄積されれば、どの媒体が自社の情報に関心を持ってくれやすいのか、どのような切り口のリリースが響くのか、といった傾向を分析できます。四半期ごとや年度末の活動報告も、このシートを基にグラフを作成すれば、説得力のある資料を効率的に作成できるでしょう。
まとめ：広報・マーケティングの未来はGoogle Workspaceと共に
本記事では、広報・マーケティング業務をGoogle Workspaceで効率化するための具体的な手法を解説しました。個別のツールをバラバラに使うのではなく、各アプリケーションを連携させることで、業務プロセス全体を最適化できるのがGoogle Workspaceの真価です。
- プレスリリース作成： Googleドキュメントの共同編集とGeminiで、作成プロセスを迅速化・効率化。
- メディアリスト管理： Googleスプレッドシートとフォームで、常に最新の「生きた」リストを維持。
- 配信・効果測定： Gmailやサイトを活用し、配信から成果の可視化までを一元管理。
これらの実践は、日々の煩雑な作業からあなたを解放し、より戦略的で創造的な業務に集中するための時間を生み出します。もし、現在お使いのプランでは利用できない機能（例えば、会議の録画や大容量ストレージ、高度なセキュリティ機能）に魅力を感じ、Google Workspaceの新規導入やプランのアップグレードを検討しているなら、お得なプロモーションコードを利用しない手はありません。
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