「Google Workspaceの保存容量がいっぱいです」
ある日突然このアラートが表示され、メールの送受信ができなくなったり、ファイルのアップロードが失敗したりして、業務がストップしてしまった経験はありませんか。
多くのビジネスパーソンが利用するGoogle Workspaceは非常に便利なツールですが、使い方によってはあっという間に容量を消費してしまいます。
特に、2023年2月からGoogle Workspaceのストレージポリシーが変更され、これまで以上に容量管理の重要性が増しています。
この記事では、2025年10月時点の最新情報に基づき、Google Workspaceの容量が不足する原因を突き止め、誰でもすぐに実践できる即効性のある空き容量の増やし方を、具体的な手順に沿って徹底的に解説します。
さらに、根本的な解決策であるプランのアップグレードを、お得に進める方法までご紹介します。
この記事を読めば、もうストレージ容量のアラートに悩まされることはありません。
なぜ？Google Workspaceの容量が不足する3つの主な原因
「そんなにファイルを入れた覚えはないのに、なぜ？」と感じる方も多いでしょう。Google Workspaceの容量不足は、個人の感覚とは裏腹に、見えないところで進行していることがほとんどです。まずは、容量を圧迫している犯人を特定しましょう。多くの人が見落としがちな3つの原因を解説します。
原因1：見えない犯人 – Gmailの添付ファイルと古いメール
最も一般的な原因がGmailです。日々の業務でやり取りされるメールには、資料や画像などの添付ファイルが含まれていることが多く、これらが積もり積もって大きな容量を占めています。特に、サイズの大きいPowerPoint資料や高解像度の画像、動画ファイルなどが添付されたメールは要注意です。また、何年も前の古いメールをすべて受信トレイに残している場合、それだけで数GBを消費しているケースも珍しくありません。Google Workspaceのストレージは、個人の無料Gmailアカウントとは異なり、ドライブやフォトと容量を共有しているため、Gmailの整理が直接的な空き容量確保に繋がります。
【実践テクニック】
Gmailの検索ボックスにhas:attachment larger:10Mと入力してみてください。これで10MB以上の添付ファイルを持つメールだけを一覧表示できます。「10」の部分を「20」「50」と変更すれば、より大きなファイルに絞って検索することも可能です。この機能を使えば、効率的に大容量メールを見つけ出し、削除することができます。
原因2：容量の大食い – Googleドライブの巨大ファイル
次に大きな原因となるのがGoogleドライブです。特に、以下のようなファイルが容量を圧迫している可能性が高いです。
- 動画ファイル (.mp4, .mov): 会議の録画データやプロモーションビデオなど、数分の動画でも数GBに達することがあります。
- デザインデータ (.psd, .ai): 高解像度の画像やレイヤーを多く含むデザインファイルは、数百MBになることも珍しくありません。
- バックアップファイル (.zip): 他のシステムからのバックアップや、PCのデータを一時的に保存したzipファイルがそのまま放置されているケース。
- スプレッドシートの肥大化: 数万行に及ぶデータや、多くの画像が貼り付けられたGoogleスプレッドシートも、気づかぬうちに容量を消費します。
これらのファイルは、一つひとつは業務に必要だったものかもしれません。しかし、プロジェクトが終了した後も整理されずに残っていると、貴重なストレージ容量を静かに蝕んでいきます。
原因3：意外な落とし穴 – 共有ドライブとGoogleフォト
個人で管理している「マイドライブ」だけでなく、「共有ドライブ」の容量も全体のプールストレージから消費されます。チームで共同利用する共有ドライブは、ファイルの整理担当者が曖昧になりがちで、不要なファイルが溜まりやすい場所です。誰かがアップロードした巨大なファイルが、チーム全体の容量を圧迫している可能性があります。
また、Googleフォトの扱いにも注意が必要です。以前は「高画質」設定であれば容量無制限でバックアップできましたが、現在はすべての新規写真や動画がストレージ容量を消費します。スマートフォンの写真を自動でバックアップする設定にしている場合、プライベートな写真や動画が意図せずビジネス用のストレージを圧迫しているかもしれません。一度、Googleフォトの設定を見直してみることをお勧めします。
【即効性あり】今すぐできる！Google Workspaceの空き容量を増やす5つのステップ
原因が特定できたら、次はいよいよ実践です。ここでは、誰でもすぐに取り組める具体的な手順を5つのステップで解説します。この手順通りに進めれば、安全かつ効率的に空き容量を確保できます。
ステップ1：ストレージ使用状況を正確に把握する
まずは現状把握から始めましょう。Google Workspaceでは、どのサービスがどれくらいの容量を使用しているかを簡単に確認できます。
- 個人の場合: Google One ストレージ管理ページにアクセスします。Gmail、Googleドライブ、Googleフォトの内訳が円グラフで表示され、一目で状況を把握できます。
- 管理者の場合: Google Workspaceの管理コンソールにログインし、「レポート」>「アプリレポート」>「アカウント」と進むと、組織全体のストレージ使用状況や、ユーザーごとの使用量ランキングを確認できます。
この情報をもとに、特に容量を消費しているサービスやユーザーを特定し、重点的に整理を進めましょう。
ステップ2：Gmailの不要なメールを徹底的に削除する
Gmailの整理が最も手軽で効果的な方法です。以下の検索演算子を活用して、不要なメールを効率的に見つけ出しましょう。
larger:20M: 20MBより大きいメールを検索before:2023/01/01: 2023年1月1日より前の古いメールを検索from:magazine@example.com: 特定のメルマガなどを検索
これらの条件を組み合わせて（例: larger:10M before:2023/01/01）、不要なメールを選択し、削除します。削除したメールは「ゴミ箱」に移動するので、次のステップを忘れないでください。
ステップ3：Googleドライブのファイルを整理・削除する
次にGoogleドライブの整理です。Googleドライブの容量確認ページにアクセスすると、ファイルがサイズ順に表示されるので、どのファイルが最も容量を食っているか一目瞭然です。不要になった動画ファイル、古いバックアップ、重複しているファイルなどを中心に削除していきましょう。削除する前にローカルPCにダウンロードしておくなど、バックアップを取っておくと安心です。
ステップ4：「ゴミ箱」を空にして容量を確定させる
非常に重要なステップです。GmailやGoogleドライブでファイルを削除しただけでは、空き容量は増えません。削除されたファイルは「ゴミ箱」に30日間保管され、その間は容量を消費し続けます。すぐに容量を確保したい場合は、手動でゴミ箱を空にする必要があります。
- Gmail: 左側のメニューから「ゴミ箱」を選択し、「ゴミ箱を今すぐ空にする」をクリックします。
- Googleドライブ: 左側のメニューから「ゴミ箱」を選択し、画面上部の「ゴミ箱を空にする」をクリックします。
これを実行して初めて、削除した分の容量が解放されます。
ステップ5：共有ドライブのクリーンアップ
もしあなたが共有ドライブの管理者であれば、定期的な棚卸しを実施しましょう。メンバーに不要なファイルを削除するよう呼びかけたり、プロジェクト終了後のフォルダをアーカイブ（zip化してローカルに保存するなど）したりするルールを設けるのが効果的です。管理者でない場合は、チームミーティングなどで現状を共有し、協力して整理を進めるよう提案してみましょう。
根本的な解決策：ストレージ容量の追加と賢い運用術
ファイルの削除は即効性がありますが、あくまで対症療法です。チームの成長や業務内容の変化に伴い、根本的な容量不足に直面することもあります。その場合は、より大きなストレージ容量を持つプランへのアップグレードが最も確実でストレスのない解決策です。
プランアップグレードの検討：Business Standard以上への移行
Google Workspaceのプランによって、利用できるストレージ容量は大きく異なります。
- Business Starter: ユーザーあたり 30GB
- Business Standard: ユーザーあたり 2TB (2000GB) のプールストレージ
- Business Plus: ユーザーあたり 5TB (5000GB) のプールストレージ
もし現在Business Starterプランを利用しているなら、容量不足は必然かもしれません。Business Standardにアップグレードするだけで、容量は約66倍に増え、ほとんどの容量問題は解決します。2TBもあれば、高画質の写真なら数十万枚、長時間の会議録画データも数百本保存できる計算です。ストレージ容量を気にしながら仕事をするストレスから解放され、生産性向上にも繋がります。
コストを抑えつつ賢くアップグレードする方法
「アップグレードはコストがかかる…」と躊躇するかもしれません。しかし、その投資は業務の効率化によって十分に回収できる可能性があります。さらに、少しでもコストを抑えたいと考えるのは当然です。実は、Google Workspaceには新規契約やプランのアップグレード時に利用できるプロモーションコードが存在します。
このプロモーションコードを利用すれば、初年度の料金が15%割引になるなど、通常よりもお得に契約することが可能です。最新のコード情報や適用方法については、以下のピラーページで詳しく解説しています。アップグレードを検討する際は、必ずチェックして最大限の割引を受けましょう。
→ Google Workspace プロモーションコード【最新2025年版】15%割引クーポン無料配布中
長期的な運用ルールをチームで確立する
プランをアップグレードした後も、賢い運用を心がけることで、将来の容量不足を防ぐことができます。以下のようなルールをチームで共有し、習慣化することをお勧めします。
- ファイル命名規則の徹底: 「日付_プロジェクト名_ファイル名」のようにルール化し、後から検索しやすくする。
- 定期的な棚卸しの実施: 四半期に一度など、定期的に全部門で不要なファイルを整理する日を設ける。
- 大容量ファイルの扱い: 完了したプロジェクトの動画やデザインデータは、ローカルのNASや外部ストレージにアーカイブし、ドライブからは削除する。
こうした地道な取り組みが、長期的に快適なデジタルワークスペースを維持する鍵となります。
まとめ：ストレージのアラートは業務改善のチャンス
今回は、Google Workspaceの容量不足の原因特定から、即効性のある解決策、そして根本的な対策までを詳しく解説しました。
要点をまとめると以下の通りです。
- 容量不足の主な原因はGmail、Googleドライブ、共有ドライブの3つ。
- まずは検索機能を使い、不要でサイズの大きいファイルから削除するのが即効性あり。
- 削除後は「ゴミ箱を空にする」を忘れずに実行する。
- 根本的な解決にはBusiness Standard以上へのプランアップグレードが最も効果的。
ストレージ容量のアラートは、一見すると面倒な問題です。しかし、それは同時に、チームのデータ管理方法を見直し、より効率的な業務フローを構築する絶好の機会でもあります。この記事で紹介した方法を参考に、まずはご自身のGmailやGoogleドライブの整理から始めてみてください。
そして、もし根本的な容量不足に悩んでいるなら、プロモーションコードを活用したプランアップグレードが最も賢明な選択です。以下の公式サイトで最新プランの詳細を確認し、自社に最適な環境を整えましょう。